中国サプライヤーのオンライン工場監査で確認すべきポイント

海外バイヤーが中国サプライヤーをオンラインで工場監査する際は、ショールームや製品展示を見るだけでは不十分です。実効性のある監査では、工場の看板、営業許可証、生産現場、設備、倉庫、梱包エリア、品質管理工程、現在生産中の注文を重点的に確認します。これにより、サプライヤーが実在し、注文を遂行する能力があるかを判断できます。

一、サプライヤーから届いた資料だけで判断できない理由

多くの中国サプライヤーは、海外バイヤーへ製品写真、会社案内、工場写真、見積書を送ります。

こうした資料は参考になりますが、それだけでサプライヤーの信頼性を十分に証明することはできません。

サプライヤーが商社にすぎない場合があります。
提携工場の写真を使用している場合があります。
自社工場が実在していても、その生産能力がバイヤーの注文に適しているとは限りません。
サンプルの出来は良くても、量産管理が安定していない場合があります。

そのためオンライン工場監査の目的は、サプライヤーが見せる製品を眺めることではなく、その背後にある実際の生産状況を確認することです。

二、オンライン工場監査の前に準備すること

監査を始める前に、簡単なチェックリストを用意することをおすすめします。

ビデオ通話が始まってから見る場所を考えていると、サプライヤーの案内に沿ってオフィス、ショールーム、展示スペースだけを見てしまい、本当に重要な場所を見落とすおそれがあります。

バイヤーは次の情報や確認事項を事前に整理できます。

• サプライヤーの会社名
• 工場所在地
• 調達予定製品の写真
• 希望する調達数量
• 特に懸念している点
• 生産ラインを確認するか
• 倉庫を確認するか
• 梱包エリアを確認するか
• 品質管理工程を確認するか
• 写真撮影や画面録画で記録する必要があるか

中国語に不慣れな場合は、中国現地の調達代行会社に工場を訪問してもらい、オンライン監査でのコミュニケーションと詳細確認を支援してもらう方法もあります。

三、オンライン工場監査で重点的に確認する場所

第一に、工場の看板と所在地を確認します。

ビデオ通話の開始時に、工場の外観、入口の看板、社名表示、周辺環境を映してもらいます。工場名がサプライヤーから提供された情報と一致しているかを確認してください。

第二に、営業許可証や会社資料を確認します。

営業許可証を映してもらい、会社名、所在地、事業範囲を照合できます。見積書、契約書、代金受取口座に記載された会社名も、可能な限り一致している必要があります。

第三に、生産現場を確認します。

生産現場はオンライン工場監査の重要な確認対象です。実際の生産ラインと設備があり、作業員が稼働し、対象製品を生産しているかを確認します。

第四に、設備と生産工程を確認します。

製品によって確認すべき設備は異なります。家具では木工、張り加工、塗装、梱包の工程、照明器具では組立ライン、エージング試験、検査設備、機械設備では加工、組立、試運転の現場を確認します。

第五に、原材料と倉庫を確認します。

原材料エリアからは、工場が生産準備を行っているかを判断できます。完成品倉庫からは、注文管理が適切かを確認できます。原材料、仕掛品、完成品が混在し、ラベルや分類がない場合、出荷時に誤出荷、欠品、品質問題が起きやすくなります。

第六に、梱包エリアと品質管理工程を確認します。

輸出注文では梱包が非常に重要です。外箱、内装材、ラベル、荷印、防湿対策、壊れ物の保護を確認します。また、品質管理担当者がいるか、機能試験、外観検査、寸法検査、抜取検査の記録を行っているかも確認してください。

四、オンライン工場監査のチェックリスト

海外バイヤーは、次の点を重点的に確認できます。

• 工場の看板がはっきり確認できるか
• 所在地が提供資料と一致しているか
• 会社名が一致しているか
• 営業許可証を提示できるか
• 実際の生産現場があるか
• 対象製品に対応する生産設備があるか
• 作業員が生産しているか
• 同種製品の実績があるか
• 原材料と完成品が分類されているか
• 梱包方法が輸出に適しているか
• 品質管理工程があるか
• 出荷前検品に協力する意思があるか

これらを明確に提示できれば、サプライヤーの協力度は高いと考えられます。

生産現場、設備、倉庫、品質管理工程を一貫して見せようとしない場合は、追加確認が必要です。見積価格だけを根拠に支払うことはおすすめしません。

五、オンライン工場監査で注意すべきリスク

第一に、録画済みの映像だけを見ないことです。

録画映像も参考にはなりますが、できる限りリアルタイムのビデオ通話を行ってください。リアルタイムなら、その場で追加の場所や細部を映すよう依頼できます。

第二に、ショールームだけを見ないことです。

ショールームは生産能力を示すものではありません。生産現場、設備、倉庫、梱包エリアを必ず確認します。

第三に、サプライヤーの口頭説明だけを信用しないことです。

「当社は工場です」という説明だけでは不十分です。現場の証拠を確認してください。

第四に、オンライン工場監査を最終検品の代わりにしないことです。

オンライン工場監査の主な目的は、サプライヤーが実在し、基礎的な生産能力を備えているかを判断することです。量産品が完成した後は、別途、出荷前検品を行うことをおすすめします。

六、Easysail Chinaが提供できるサポート

Easysail Chinaは、海外バイヤーに代わり、中国現地でオンライン工場監査や工場訪問を手配できます。

バイヤーの製品要件に基づき、サプライヤーの会社情報、工場の看板、生産現場、設備、原材料倉庫、完成品倉庫、梱包方法、品質管理工程の確認を支援します。

必要に応じて、サンプル確認、生産管理、出荷前検品、コンテナ積み込みの監督、物流調整も引き続き支援できます。

中国国外にいる海外バイヤーにとって、現地チームは画像や見積書だけでは分からないサプライヤーの実態を確認し、判断リスクを減らすうえで役立ちます。

中国サプライヤーと商談中で現地を訪問できない場合は、製品写真、サプライヤー名、希望する調達数量、目標価格、仕向国をEasysail Chinaへお送りください。

そのサプライヤーと商談を続ける価値があるかを初期判断し、次に重点的に確認すべき事項をご案内します。