第一次參加廣交會要準備什麼？

第一次參加廣交會，最重要的不是到了展館以後再慢慢找產品，而是提前完成境外採購商預登記、確認採購商證辦理方式，並把採購產品、規格、數量和優先級整理清楚。廣交會展館和參展企業數量都很大，準備越充分，現場越容易把時間集中在真正有採購價值的供應商上。

來中國之前，先完成哪些官方手續？

境外買家建議先通過廣交會官方採購商服務系統完成預登記。對於第一次現場參會的境外採購商，官方流程包括創建賬號、填寫參會意向，並根據需要申請境外採購商證和邀請函。

需要特別注意，參加廣交會真正用於進入展館的是有效的境外採購商證 Buyer Badge，而不是普通的全網註冊截圖或邀請函。

如果需要邀請函用於簽證或公司內部出行手續，可以通過官方系統申請，但具體簽證材料仍應以買家所在地的中國使領館要求為準。

第一次辦理採購商證要準備什麼？

首次境外採購商不要等到展會當天才開始研究辦證。

根據廣交會現有官方辦證指引，辦理境外採購商證時需要完成預登記和身份核驗。現場領取證件通常需要出示有效的原始身份證件、預登記憑證以及名片等資料；不同身份類別和當屆具體要求，應以第140屆官方最新辦證通知為準。

建議提前把官方預登記頁面和辦證信息保存在手機裏，並確認護照姓名、公司名稱和註冊資料填寫一致。

如果以前參加過廣交會並持有有效採購商證，也不要隨意丟棄。境外採購商證可以跨屆使用，回訪買家一般不需要每屆重新辦理一張新證。

為什麼要提前整理採購清單？

很多第一次參加廣交會的買家，會把目標定成“盡量多逛、多拿目錄、多看供應商”。實際效果通常並不好。

廣交會規模很大，同一類產品也可能有大量展商。如果沒有採購清單，一天下來可能收集很多名片，卻很難判斷哪些供應商值得繼續聯繫。

採購清單不用寫得特別複雜，但最好提前明確：

• 產品名稱、參考圖片或型號
• 預計採購數量
• 主要規格和質量要求
• 目標價格或預算範圍
• 目的國家
• 預計下單和交貨時間

如果採購的是機械設備，還應準備技術參數、目標產能和使用工況；如果是項目材料，則可以帶上圖紙、效果圖或材料清單。

展前要不要提前找供應商？

建議提前做一輪篩選，但沒有必要把行程排得過滿。

廣交會官方提供展商和產品查詢功能，也可以發佈採購需求。買家可以在出發前搜尋目標產品，先記錄一批可能相關的展商和展位信息。

這樣進入展館以後，可以先拜訪重點供應商，再利用剩餘時間發現新產品和新工廠。

如果一天計劃見很多供應商，建議不要只記錄公司名稱。最好同步記錄產品、報價、MOQ、交期、工廠地點、樣品條件和聯繫人，否則展會結束以後很容易把不同供應商的信息混在一起。

現場溝通前要準備哪些問題？

第一次逛廣交會，買家很容易被產品展示吸引，卻忘了問真正影響採購的問題。

看到合適產品後，至少要確認這是不是供應商自己的主要產品、常規MOQ是多少、大貨價格如何計算、生產週期多久、是否有出口經驗、樣品如何安排，以及工廠在哪裏。

如果供應商只展示產品，但無法清楚回答規格、產能、包裝和交付問題，可以先記錄，不必現場急著決定合作。

廣交會更適合做第一輪供應商發現和比較，真正的大金額訂單通常還需要展後進一步核實。

展會結束後要保留什麼資料？

每天結束後，最好馬上整理當天收集的信息。

可以把供應商分成“重點跟進、需要進一步核實、暫時不考慮”三類，並把名片、報價、產品照片和現場筆記對應起來。

如果需要樣品，要記錄樣品型號和後續寄送安排。對於金額較大或比較重要的供應商，可以提前討論展後看廠時間，而不是回國以後再重新聯繫。

Easysail China可以如何協助？

如果你第一次參加廣交會，Easysail China可以協助理解官方註冊和參會步驟，並根據採購清單幫助整理展會期間需要重點溝通的採購問題。對於有明確採購需求的海外買家，我們也可以提供採購陪同和展後供應商跟進服務。

涉及採購商註冊、護照和官方證件申請時，買家應通過廣交會官方系統自行提交，我們不會代收或代填護照等敏感身份資料。