第一次参加广交会要准备什么？

第一次参加广交会，最重要的不是到了展馆以后再慢慢找产品，而是提前完成境外采购商预登记、确认采购商证办理方式，并把采购产品、规格、数量和优先级整理清楚。广交会展馆和参展企业数量都很大，准备越充分，现场越容易把时间集中在真正有采购价值的供应商上。

来中国之前，先完成哪些官方手续？

境外买家建议先通过广交会官方采购商服务系统完成预登记。对于第一次现场参会的境外采购商，官方流程包括创建账号、填写参会意向，并根据需要申请境外采购商证和邀请函。

需要特别注意，参加广交会真正用于进入展馆的是有效的境外采购商证 Buyer Badge，而不是普通的注册截图或邀请函。

如果需要邀请函用于签证或公司内部出行手续，可以通过官方系统申请，但具体签证材料仍应以买家所在地的中国使领馆要求为准。

第一次办理采购商证要准备什么？

首次境外采购商不要等到展会当天才开始研究办证。

根据广交会现有官方办证指引，办理境外采购商证时需要完成预登记和身份核验。现场领取证件通常需要出示有效的原始身份证件、预登记凭证以及名片等资料；不同身份类别和当届具体要求，应以第140届官方最新办证通知为准。

建议提前把官方预登记页面和办证信息保存在手机里，并确认护照姓名、公司名称和注册资料填写一致。

如果以前参加过广交会并持有有效采购商证，也不要随意丢弃。境外采购商证可以跨届使用，回访买家一般不需要每届重新办理一张新证。

为什么要提前整理采购清单？

很多第一次参加广交会的买家，会把目标定成“尽量多逛、多拿目录、多看供应商”。实际效果通常并不好。

广交会规模很大，同一类产品也可能有大量展商。如果没有采购清单，一天下来可能收集很多名片，却很难判断哪些供应商值得继续联系。

采购清单不用写得特别复杂，但最好提前明确：

• 产品名称、参考图片或型号
• 预计采购数量
• 主要规格和质量要求
• 目标价格或预算范围
• 目的国家
• 预计下单和交货时间

如果采购的是机械设备，还应准备技术参数、目标产能和使用工况；如果是项目材料，则可以带上图纸、效果图或材料清单。

展前要不要提前找供应商？

建议提前做一轮筛选，但没有必要把行程排得过满。

广交会官方提供展商和产品查询功能，也可以发布采购需求。买家可以在出发前搜索目标产品，先记录一批可能相关的展商和展位信息。

这样进入展馆以后，可以先拜访重点供应商，再利用剩余时间发现新产品和新工厂。

如果一天计划见很多供应商，建议不要只记录公司名称。最好同步记录产品、报价、MOQ、交期、工厂地点、样品条件和联系人，否则展会结束以后很容易把不同供应商的信息混在一起。

现场沟通前要准备哪些问题？

第一次逛广交会，买家很容易被产品展示吸引，却忘了问真正影响采购的问题。

看到合适产品后，至少要确认这是不是供应商自己的主要产品、常规MOQ是多少、大货价格如何计算、生产周期多久、是否有出口经验、样品如何安排，以及工厂在哪里。

如果供应商只展示产品，但无法清楚回答规格、产能、包装和交付问题，可以先记录，不必现场急着决定合作。

广交会更适合做第一轮供应商发现和比较，真正的大金额订单通常还需要展后进一步核实。

展会结束后要保留什么资料？

每天结束后，最好马上整理当天收集的信息。

可以把供应商分成“重点跟进、需要进一步核实、暂时不考虑”三类，并把名片、报价、产品照片和现场笔记对应起来。

如果需要样品，要记录样品型号和后续寄送安排。对于金额较大或比较重要的供应商，可以提前讨论展后看厂时间，而不是回国以后再重新联系。

Easysail China可以如何协助？

如果你第一次参加广交会，Easysail China可以协助理解官方注册和参会步骤，并根据采购清单帮助整理展会期间需要重点沟通的采购问题。对于有明确采购需求的海外买家，我们也可以提供采购陪同和展后供应商跟进服务。

涉及采购商注册、护照和官方证件申请时，买家应通过广交会官方系统自行提交，我们不会代收或代填护照等敏感身份资料。