Lần đầu tham gia Hội chợ Canton Fair cần chuẩn bị những gì?

Lần đầu tham gia Hội chợ Canton Fair, điều quan trọng nhất không phải là đến triển lãm rồi mới thong thả tìm kiếm sản phẩm, mà là hoàn thành việc đăng ký trước cho người mua nước ngoài, xác nhận phương thức làm thẻ người mua, đồng thời chuẩn bị rõ ràng các sản phẩm, quy số lượng và mức độ ưu tiên cần mua. Quy mô triển lãm và số lượng đơn vị tham gia Canton Fair rất lớn, chuẩn bị càng chu đáo thì tại hiện trường càng dễ tập trung thời gian vào các nhà cung cấp thực sự có giá trị thu mua.

Trước khi đến Trung Quốc, cần hoàn thành những thủ tục chính thức nào?

Người mua nước ngoài nên hoàn thành việc đăng ký trước thông qua hệ thống dịch vụ người mua chính thức của Hội chợ Canton Fair. Đối với người mua quốc tế lần đầu tham gia trực tiếp, quy trình chính thức bao gồm tạo tài khoản, điền ý định tham gia, và nộp hồ sơ xin thẻ người mua nước ngoài cũng như thư mời theo nhu cầu.

Cần lưu ý đặc biệt rằng, thứ thực sự dùng để vào cửa triển lãm tại Canton Fair là Thẻ người mua Buyer Badge hợp lệ dành cho người nước ngoài, chứ không phải là ảnh chụp màn hình đăng ký thông thường hoặc thư mời.

Nếu cần thư mời để xin thị thực (visa) hoặc thủ tục di chuyển nội bộ công ty, bạn có thể nộp đơn qua hệ thống chính thức, nhưng các tài liệu xin visa cụ thể vẫn phải tuân theo yêu cầu của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Trung Quốc tại quốc gia của người mua.

Lần đầu làm thẻ người mua cần chuẩn bị những gì?

Người mua quốc tế lần đầu không nên đợi đến đúng ngày khai mạc triển lãm mới bắt đầu tìm hiểu về việc làm thẻ.

Theo hướng dẫn làm thẻ chính thức hiện hành của Canton Fair, việc làm thẻ người mua nước ngoài đòi hỏi phải hoàn thành đăng ký trước và xác minh danh tính. Việc nhận thẻ tại hiện trường thường cần xuất trình giấy tờ tùy thân gốc hợp lệ, biên lai đăng ký trước cũng như danh thiếp (name card) và các tài liệu khác; các loại đối tượng khác nhau và yêu cầu cụ thể của từng kỳ hội chợ sẽ tuân theo thông báo làm thẻ mới nhất chính thức của kỳ thứ 140.

Bạn nên lưu sẵn trang đăng ký trước chính thức và thông tin làm thẻ trong điện thoại, đồng thời xác nhận tên trên hộ chiếu, tên công ty và thông tin đăng ký phải trùng khớp với nhau.

Nếu trước đây bạn đã từng tham gia Hội chợ Canton Fair và vẫn giữ thẻ người mua còn hiệu lực, đừng vứt đi. Thẻ người mua nước ngoài có thể sử dụng xuyên suốt các kỳ hội chợ, người mua quay lại thường không cần làm thẻ mới cho mỗi kỳ.

Tại sao phải chuẩn bị danh sách mua hàng từ trước?

Nhiều người mua lần đầu tham gia Canton Fair thường đặt mục tiêu là “đi xem càng nhiều càng tốt, lấy thật nhiều catalog, xem thật nhiều nhà cung cấp”. Hiệu quả thực tế thường không cao.

Canton Fair có quy mô rất lớn, ngay cả cùng một loại sản phẩm cũng có thể có rất nhiều đơn vị trưng bày. Nếu không có danh sách mua hàng, sau một ngày bạn có thể thu thập được rất nhiều danh thiếp nhưng lại rất khó đánh giá nhà cung cấp nào đáng để tiếp tục liên hệ.

Danh sách mua hàng không cần phải viết quá phức tạp, nhưng tốt nhất nên làm rõ trước các điểm sau:

• Tên sản phẩm, hình ảnh tham khảo hoặc mã số model
• Số lượng dự kiến thu mua
• Quy cách chính và yêu cầu chất lượng
• Giá mục tiêu hoặc khoảng ngân sách
• Quốc gia điểm đến
• Thời gian dự kiến đặt hàng và giao hàng

Nếu mua thiết bị máy móc, bạn cũng cần chuẩn bị các thông số kỹ thuật, năng lực sản xuất mục tiêu và điều kiện vận hành; nếu là vật liệu dự án, bạn có thể mang theo bản vẽ, hình ảnh phối cảnh hoặc danh mục vật liệu.

Có nên tìm nhà cung cấp trước thềm triển lãm không?

Bạn nên tiến hành một vòng sàng lọc trước, nhưng không cần thiết phải sắp xếp lịch trình quá dày đặc.

Ban tổ chức Canton Fair cung cấp tính năng tra cứu đơn vị tham gia và sản phẩm, đồng thời cho phép đăng tải nhu cầu mua hàng. Người mua có thể tìm kiếm sản phẩm mục tiêu trước khi khởi hành, lưu trước một loạt thông tin về nhà cung cấp và gian hàng có liên quan tiềm năng.

Nhờ vậy, sau khi bước vào khu triển lãm, bạn có thể ghé thăm các nhà cung cấp trọng điểm trước, sau đó tận dụng thời gian còn lại để khám phá sản phẩm mới và nhà máy mới.

Nếu bạn có kế hoạch gặp gỡ nhiều nhà cung cấp trong một ngày, tốt nhất không chỉ ghi lại tên công ty. Bạn nên ghi chép đồng bộ các thông tin về sản phẩm, báo giá, MOQ (số lượng đặt hàng tối thiểu), thời gian giao hàng, địa điểm nhà厂 (nhà máy), điều kiện mẫu mã và người liên hệ, nếu không thì sau khi triển lãm kết thúc rất dễ bị nhầm lẫn thông tin giữa các nhà cung cấp khác nhau.

Cần chuẩn bị những câu hỏi gì trước khi trao đổi tại hiện trường?

Lần đầu đi hội chợ Canton Fair, người mua rất dễ bị thu hút bởi màn trưng bày sản phẩm mà quên mất việc đặt câu hỏi về những vấn đề thực sự ảnh hưởng đến việc mua hàng.

Khi nhìn thấy sản phẩm phù hợp, ít nhất bạn phải xác nhận xem đó có phải là sản phẩm chủ lực của chính nhà cung cấp đó không, MOQ thông thường là bao nhiêu, giá hàng loạt tính toán ra sao, chu kỳ sản xuất mất bao lâu, có kinh nghiệm xuất khẩu hay không, việc sắp xếp mẫu mã ra sao và nhà máy đặt ở đâu.

Nếu nhà cung cấp chỉ trưng bày sản phẩm nhưng không thể trả lời rõ ràng về các vấn đề quy cách, năng lực sản xuất, đóng gói và giao hàng, bạn có thể ghi chép lại trước chứ không nhất thiết phải vội vàng quyết định hợp tác tại hiện trường.

Canton Fair phù hợp hơn cho việc phát hiện và so sánh nhà cung cấp ở vòng đầu tiên, các đơn hàng giá trị lớn thực tế thường vẫn cần phải xác minh thêm sau triển lãm.

Cần lưu trữ lại những tài liệu nào sau khi kết thúc triển lãm?

Sau khi kết thúc mỗi ngày, tốt nhất bạn nên sắp xếp lại ngay những thông tin đã thu thập trong ngày.

Bạn có thể chia nhà cung cấp thành ba loại: “cần theo dõi trọng điểm, cần xác minh thêm, tạm thời chưa xem xét”, đồng thời sắp xếp khớp danh thiếp, báo giá, hình ảnh sản phẩm và ghi chú tại hiện trường lại với nhau.

Nếu cần mẫu thử, phải ghi lại mã model mẫu và kế hoạch gửi hàng tiếp theo. Đối với các nhà cung cấp có giá trị đơn hàng lớn hoặc quan trọng hơn, bạn có thể thảo luận trước về thời gian đi thăm nhà máy sau triển lãm, thay vì chờ đến khi về nước mới liên hệ lại từ đầu.

Easysail China có thể hỗ trợ như thế nào?

Nếu bạn lần đầu tham gia Canton Fair, Easysail China có thể hỗ trợ bạn hiểu rõ các bước đăng ký chính thức và tham gia hội chợ, đồng thời giúp sắp xếp các vấn đề mua hàng cần trao đổi trọng điểm trong thời gian diễn ra triển lãm dựa trên danh sách mua hàng của bạn. Đối với người mua nước ngoài có nhu cầu mua hàng rõ ràng, chúng tôi cũng có thể cung cấp dịch vụ đi kèm thu mua và theo dõi nhà cung cấp sau triển lãm.

Đối với các vấn đề liên quan đến đăng ký người mua, hộ chiếu và thủ tục xin giấy tờ chính thức, người mua nên tự nộp thông qua hệ thống chính thức của Canton Fair, chúng tôi không thu hộ hoặc điền hộ các thông tin danh tính nhạy cảm như hộ chiếu.