Báo cáo kiểm tra hàng hóa Trung Quốc: Nên bao gồm những gì?

Báo cáo kiểm tra hàng hóa tại Trung Quốc không chỉ đơn thuần là "Đạt" hay "Không đạt". Một báo cáo kiểm tra có giá trị nên ghi rõ ràng số lượng sản phẩm, ngoại quan, kích thước, chức năng, phụ kiện, bao bì, nhãn mác, ký mã hiệu, hình ảnh và kết luận về vấn đề. Người mua quốc tế có thể dựa vào báo cáo để quyết định thanh toán, yêu cầu sửa chữa hoặc sắp xếp xuất hàng.

Tại sao báo cáo kiểm tra hàng hóa lại quan trọng

Người mua quốc tế không ở Trung Quốc nên không thể trực tiếp đến nhà máy kiểm tra sản phẩm.

Báo cáo kiểm tra hàng hóa chính là cơ sở quan trọng để người mua đánh giá chất lượng sản phẩm từ xa.

Nếu nội dung báo cáo quá đơn giản, chỉ ghi “hàng hóa tốt”, người mua sẽ rất khó đánh giá tình hình thực tế.

Một báo cáo kiểm tra tốt nên cho người mua biết: đã kiểm tra những gì, phát hiện vấn đề gì, mức độ nghiêm trọng của vấn đề, và liệu nhà cung cấp có cần sửa chữa hay không.

Báo cáo nên bao gồm thông tin cơ bản của đơn hàng

Trước hết, báo cáo kiểm tra hàng hóa cần ghi rõ thông tin đơn hàng.

Bao gồm:

• Tên người mua

• Tên nhà cung cấp

• Tên sản phẩm

• Số lượng đặt hàng

• Ngày kiểm tra

• Địa điểm kiểm tra

• Nhân viên kiểm tra

• Mã số đơn hàng hoặc model sản phẩm

Những thông tin này giúp tránh nhầm lẫn về sau, đặc biệt khi có nhiều nhà cung cấp, nhiều model hoặc nhiều lô hàng được xuất cùng lúc.

Cần ghi rõ số lượng sản phẩm và số lượng mẫu kiểm tra

Báo cáo cần nêu rõ số lượng hàng hóa thực tế có mặt tại địa điểm và số lượng sản phẩm đã được kiểm tra mẫu.

Người mua cần biết:

• Số lượng thực tế đã hoàn thành là bao nhiêu
• Số lượng kiện hàng có khớp với packing list hay không
• Đã kiểm tra bao nhiêu kiện
• Đã kiểm tra bao nhiêu sản phẩm
• Có lấy mẫu ngẫu nhiên hay không

Nếu số lượng sản phẩm không khớp với đơn hàng, người mua nên yêu cầu nhà cung cấp giải thích lý do trước khi xuất hàng.

Nội dung kiểm tra sản phẩm cần cụ thể

Báo cáo kiểm tra hàng hóa nên ghi lại các hạng mục kiểm tra chính, không chỉ đơn thuần là “chất lượng tốt”.

Các nội dung kiểm tra phổ biến bao gồm:

• Ngoại quan có vết trầy xước, vết bẩn, biến dạng hoặc hư hỏng không

• Kích thước có phù hợp với yêu cầu đơn hàng không

• Màu sắc và model có đúng không

• Chức năng có hoạt động bình thường không

• Phụ kiện có đầy đủ không

• Chất liệu có giống với mẫu đã xác nhận không

• Có lỗi kỹ thuật rõ ràng nào không

• Có phù hợp với mẫu xác nhận không

• Nếu sản phẩm là đèn, cần kiểm tra khả năng chiếu sáng, điện áp, phụ kiện và bao bì.
• Nếu là đồ nội thất, cần kiểm tra kích thước, bề mặt, phụ kiện kim loại và cấu trúc.
• Nếu là thiết bị máy móc, cần kiểm tra ngoại quan, phụ kiện, bảng tên và các kiểm tra cơ bản.

Bao bì, nhãn mác và ký mã hiệu phải được kiểm tra

Nhiều vấn đề khi xuất hàng không phải do bản thân sản phẩm, mà do bao bì và nhãn mác sai sót.

Báo cáo nên bao gồm:

• Bao bì bên trong có nguyên vẹn không

• Thùng carton bên ngoài có bị hư hỏng không

• Ký mã hiệu có đúng không

• Nhãn mác có phù hợp yêu cầu không

• Hướng dẫn sử dụng có đầy đủ không

• Phụ kiện có được đóng gói riêng không

• Có phù hợp cho vận chuyển đường dài không

Nếu bao bì quá yếu, hàng hóa rất dễ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Hình ảnh và kết luận cần rõ ràng

Báo cáo kiểm tra hàng hóa phải có hình ảnh tại hiện trường.

Hình ảnh nên bao gồm ngoại quan sản phẩm, chi tiết lỗi, bao bì, nhãn mác, thùng carton bên ngoài, quá trình lấy mẫu kiểm tra và tình trạng tổng thể của hàng hóa.

Kết luận cuối cùng cần nêu rõ:

• Đạt
• Có lỗi nhỏ nhưng có thể chấp nhận
• Cần sửa chữa
• Không khuyến nghị xuất hàng

Nếu phát hiện vấn đề, báo cáo nên ghi rõ số lượng lỗi, vị trí lỗi và phương án xử lý đề xuất.

Easysail China có thể hỗ trợ như thế nào

Easysail China có thể giúp người mua quốc tế sắp xếp việc kiểm tra hàng hóa tại Trung Quốc và cung cấp phản hồi kiểm tra rõ ràng.

Chúng tôi có thể kiểm tra số lượng sản phẩm, ngoại quan, kích thước, chức năng, phụ kiện, bao bì, nhãn mác và ký mã hiệu theo yêu cầu đơn hàng của người mua, đồng thời cung cấp hình ảnh và mô tả vấn đề.

Nếu phát hiện vấn đề về chất lượng hoặc bao bì, chúng tôi có thể hỗ trợ người mua và nhà cung cấp trao đổi để khắc phục, và sắp xếp kiểm tra lại nếu cần thiết.

Nếu bạn đang mua sản phẩm từ Trung Quốc nhưng không thể tự mình kiểm tra hàng, bạn có thể gửi hình ảnh sản phẩm, số lượng đơn hàng, thông tin nhà cung cấp, yêu cầu chất lượng và quốc gia đích đến cho Easysail China.

Chúng tôi có thể giúp bạn sắp xếp việc kiểm tra hàng hóa và cung cấp phản hồi hiện trường rõ ràng hơn, giúp bạn đánh giá liệu lô hàng này có phù hợp để thanh toán và xuất đi hay không.