Kiểm định hàng hóa tại Trung Quốc không đạt, làm sao để khắc phục và tái kiểm tra?

Sau khi kiểm định trước khi xuất xưởng tại Trung Quốc không đạt, trước tiên cần xác nhận đơn hàng, mẫu mã, số lượng lô hàng và số lượng bị ảnh hưởng, cách ly hàng đã kiểm tra, chưa kiểm tra và hàng chờ khắc phục, sau đó lên danh sách khắc phục, xác minh bằng chứng làm lại và sắp xếp tái kiểm tra cần thiết. Sau khi vượt qua việc tái kiểm tra, người mua vẫn cần xác nhận có cho phép xuất xưởng hay không tùy theo thỏa thuận.

Cần đối chiếu những gì trước tiên sau khi kiểm định không đạt?

Sau khi nhận được báo cáo kiểm định, trước tiên hãy đối chiếu:

• Đơn đặt hàng (PO), mẫu sản phẩm và số lượng đơn hàng
• Lô hàng được kiểm tra và phạm vi lấy mẫu thực tế
• Loại lỗi, hình ảnh và vị trí phát hiện
• Mục nào đã được kiểm tra và mục nào chưa được kiểm tra
• Bao bì, nhãn mác hoặc phụ kiện có vấn đề gì không
• Phản hồi bằng văn bản của nhà cung cấp về vấn đề

Yêu cầu nhà cung cấp dán nhãn và cách ly các lô hàng liên quan, tuyệt đối không trộn hàng hoặc đóng container khi chưa được xác nhận. Phạm vi khắc phục cần được xác nhận theo từng mẫu, và ngày giao hàng ban đầu cần được điều chỉnh theo nhu cầu khắc phục và tái kiểm tra.

Người mua cần cung cấp cơ sở khắc phục nào?

Người mua nên sắp xếp các tiêu chuẩn đơn hàng gốc và tình hình hiện tại:

• PO, quy cách, mẫu đã xác nhận cùng các tiêu chuẩn nghiệm thu về kích thước, màu sắc, chức năng, ngoại quan
• Báo cáo lỗi, hình ảnh vấn đề, số lượng lô hàng bị ảnh hưởng
• Yêu cầu về nhãn bao bì và phương án khắc phục của nhà cung cấp
• Thời gian giao hàng ban đầu cùng các mốc thanh toán và vận chuyển chờ quyết định

Nếu bản thân tiêu chuẩn ban đầu không rõ ràng, cần phải bổ sung và xác nhận lại, nếu không nhà cung cấp và người mua có thể có những hiểu biết khác nhau về việc "đã hoàn thành khắc phục".

Làm thế nào để thiết lập hồ sơ khắc phục từng mục?

Đánh số riêng cho từng vấn đề và ghi chép từng mục:

• Số thứ tự vấn đề
• Hình ảnh lỗi ban đầu
• Sản phẩm, mẫu mã và lô hàng liên quan
• Phạm vi ảnh hưởng dự kiến
• Nguyên nhân do nhà cung cấp giải thích
• Biện pháp khắc phục cụ thể
• Nhân sự phụ trách
• Thời gian hoàn thành
• Hình ảnh, video hoặc bằng chứng khác sau khi khắc phục

Ví dụ, việc sửa một mẫu bị trầy xước trên một món đồ nội thất không chứng minh được rằng tất cả các sản phẩm có vấn đề tương tự trong cùng lô hàng đã được làm lại. Người mua nên yêu cầu nhà cung cấp giải thích có bao nhiêu hàng hóa đã được sàng lọc và khắc phục thực tế, đồng thời lưu giữ hồ sơ tương ứng.

Tự kiểm tra của nhà cung cấp và tái kiểm tra độc lập khác nhau như thế nào?

Việc tự kiểm tra của nhà cung cấp phù hợp để xác nhận xem họ đã thực hiện việc khắc phục hay chưa, nhưng không thể tự động thay thế cho việc tái kiểm tra độc lập.

Nhà cung cấp có thể cung cấp hình ảnh làm lại, hồ sơ kiểm tra nội bộ và số lượng hoàn thành để giúp người mua đánh giá xem có đáng để sắp xếp lại việc kiểm tra hay không. Trong khi đó, việc tái kiểm tra độc lập nên tuân theo phạm vi và tiêu chuẩn đã được xác nhận trước, kiểm tra lại xem các lỗi ban đầu đã được loại bỏ hay chưa, đồng thời chú ý xem việc làm lại có phát sinh vấn đề mới hay không, chẳng hạn như sự lệch màu sau khi sơn lại, sự lỏng lẻo sau khi tháo lắp hoặc hư hỏng do đóng gói lại.

Phạm vi tái kiểm tra và phương án lấy mẫu nên được xác nhận trước. Việc vượt qua kiểm tra mẫu không chứng minh được mọi sản phẩm trong lô đều đạt, và hình ảnh khắc phục cũng không thể một mình chứng minh toàn bộ hàng hóa đã được xử lý.

Cần những bằng chứng có thể truy xuất nào trước khi thông quan/cho phép xuất hàng?

Trước khi cho phép xuất hàng, hãy đối chiếu kết quả kiểm định với hàng hóa thực tế chuẩn bị xuất:

• Mẫu sản phẩm và mã hàng
• Lô hàng đã khắc phục
• Số thùng hoặc nhãn bao bì
• Số lượng cuối cùng
• Danh sách đóng gói cuối cùng
• Hình ảnh hoặc báo cáo tái kiểm tra
• Các vấn đề chưa được giải quyết
• Hồ sơ xác nhận cuối cùng của nhà cung cấp

Nếu sản phẩm bị trộn lẫn lại sau khi kiểm định, hoặc danh sách đóng gói không thể đối chiếu với lô hàng đã tái kiểm tra, giá trị của các bước kiểm tra trước đó sẽ giảm đi đáng kể.

Việc thanh toán cuối cùng và cho phép xuất hàng do người mua xác nhận bằng văn bản dựa trên hợp đồng, thỏa thuận thanh toán và kết quả kiểm tra. Khi vẫn còn các vấn đề chưa được giải quyết, hãy tiếp tục ghi lại phạm vi tạm dừng xuất hàng và các bước sắp xếp tiếp theo.

Có thể chấp nhận cho qua đối với những sai lệch nhỏ không?

Có, nhưng phải được người mua chấp nhận rõ ràng chứ không phải do nhà cung cấp tự phán đoán.

Đối với các sai lệch ngoại quan nhỏ, vấn đề bao bì không quan trọng, v.v., trong điều kiện không ảnh hưởng đến việc sử dụng và tiêu thụ, người mua có thể chọn chấp nhận cho qua, làm lại hoặc thương lượng thương mại. Tuy nhiên, đối với các vấn đề liên quan đến an toàn, chức năng quan trọng, độ tin cậy kết cấu hoặc các vấn đề chưa được xác minh, không nên chỉ dựa vào việc giảm giá của nhà cung cấp hoặc vài bức ảnh để cho phép xuất hàng.

Các vấn đề cần kiểm tra chuyên nghiệp, kiểm nghiệm phòng thí nghiệm hoặc liên quan đến quy định của quốc gia đến nên được xác nhận bởi các cơ quan chuyên môn tương ứng.

Câu hỏi thường gặp

• Nhà cung cấp đã gửi ảnh khắc phục, có cần tái kiểm tra nữa không? Nếu vấn đề liên quan đến toàn bộ lô hàng, chức năng quan trọng hoặc người mua không thể xác nhận phạm vi khắc phục, thường thì việc sắp xếp tái kiểm tra độc lập sẽ phù hợp hơn.
• Sau khi kiểm định không đạt, có bắt buộc phải làm lại tất cả không? Không nhất thiết. Nên phân biệt loại lỗi, số lượng và phạm vi ảnh hưởng trước, sau đó quyết định làm lại, sàng lọc, chấp nhận cho qua hoặc các phương pháp xử lý khác.
• Có thể chỉ tái kiểm tra những vấn đề đã được phát hiện ban đầu không? Có thể tập trung kiểm tra các lỗi ban đầu, nhưng cũng nên chú ý xem quá trình làm lại có phát sinh vấn đề chất lượng mới hay không.
• Việc tái kiểm tra đạt có đồng nghĩa với việc hoàn toàn không có rủi ro không? Không. Tái kiểm tra chỉ làm giảm rủi ro dựa trên phạm vi đã xác nhận, không thể đảm bảo phát hiện toàn bộ hoặc không có lỗi.

Easysail China có thể hỗ trợ những gì?

Easysail China có thể, trong phạm vi dịch vụ đã xác nhận trước, hỗ trợ người mua đối chiếu các vấn đề kiểm định, sắp xếp danh sách khắc phục song ngữ, theo dõi phản hồi từng mục của nhà cung cấp, xác minh bằng chứng khắc phục, sắp xếp tái kiểm tra, đồng thời điều phối việc tập kết hàng và đóng container sau khi tái kiểm tra.

Người mua tại thị trường Nga có thể sử dụng danh sách song ngữ để đối chiếu mẫu mã, lô hàng, số thứ tự vấn đề và phản hồi của nhà cung cấp, giúp giảm thiểu sự bỏ sót trong giao tiếp. Dịch vụ kiểm soát chất lượng nhằm giúp người mua thu được bằng chứng thực thi và cơ sở cho phép xuất hàng rõ ràng hơn, không đảm bảo phát hiện toàn bộ vấn đề, đạt tỷ lệ không lỗi hoặc đảm bảo nhà cung cấp chắc chắn bồi thường; các vấn đề liên quan đến kiểm nghiệm chuyên nghiệp, chứng nhận hoặc yêu cầu nhập khẩu của quốc gia đến nên được xác nhận thêm bởi các cơ quan chuyên môn tương ứng.