Đơn hàng từ Trung Quốc có thể giao thành nhiều đợt không?

Đơn hàng từ Trung Quốc hoàn toàn có thể giao thành nhiều đợt. Nếu các sản phẩm trong cùng một đơn hàng không thể hoàn thành cùng lúc, hoặc người mua cần nhận gấp một phần hàng trước, bạn có thể thỏa thuận với nhà cung cấp Trung Quốc để chia thành hai hay nhiều đợt xuất hàng. Tuy nhiên, giao hàng nhiều đợt không đơn thuần là chia nhỏ hàng rồi gửi đi, mà nó còn ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, tiến độ thanh toán, phiếu đóng gói (packing list), hóa đơn thương mại (commercial invoice) và việc quản lý phần hàng còn lại. Vì vậy, tốt nhất bạn nên xác nhận các phương án này trước khi đặt hàng thay vì đưa ra quyết định đột xuất sau khi sản xuất xong.

Trường hợp nào nên lựa chọn giao hàng nhiều đợt?

Trường hợp phổ biến nhất là các sản phẩm trong cùng một đơn hàng có thời gian giao hàng (lead time) khác nhau.

Ví dụ, trong một đơn hàng nội thất, các sản phẩm tiêu chuẩn đã sản xuất xong, nhưng một số mặt hàng tùy chỉnh vẫn cần thêm thời gian; hoặc thiết bị máy móc chính đã hoàn thiện nhưng một số phụ kiện vẫn đang chờ gia công.

Nếu công trình hoặc dự án đang cần gấp những sản phẩm đã làm xong, người mua có thể yêu cầu xuất trước đợt đầu tiên, phần còn lại sẽ xuất đợt hai sau khi hoàn tất.

Một lý do phổ biến khác là bản thân dự án yêu cầu giao hàng theo từng giai đoạn phù hợp với tiến độ thi công hoặc kế hoạch kinh doanh, tránh việc tất cả hàng hóa cập cảng cùng một lúc.

Có phải mọi đơn hàng đều thích hợp để tách đợt?

Không nhất thiết.

Nếu bản thân lô hàng có giá trị không cao và tổng thể tích tương đối nhỏ, việc chia thành hai lần vận chuyển có thể làm tăng đáng kể chi phí logistics.

Một lô hàng vốn dĩ xếp vừa trọn một container nguyên (FCL), nếu tách ra hai thời điểm xuất hàng khác nhau, có thể sẽ chuyển thành hai lô hàng lẻ (LCL). Điều này phát sinh thêm hai lần chi phí kéo hàng, khai báo hải quan và chi phí thao tác tại cảng đích.

Do đó, việc có nên chia đợt xuất hàng hay không không chỉ phụ thuộc vào việc "đợt đầu có đi trước được không", mà còn phải so sánh tổng chi phí phát sinh và khối lượng công việc quản lý đi kèm.

Cần xác nhận những thông số nào trước khi chia đợt?

Bạn không nên chỉ nói chung chung với nhà cung cấp rằng "hãy gửi trước những gì đã làm xong".

Nên làm rõ cụ thể đợt đầu tiên và các đợt tiếp theo sẽ bao gồm những sản phẩm, mã hàng (SKU) và số lượng chính xác là bao nhiêu.

Bạn có thể tham khảo danh mục kiểm tra dưới đây:

• Tên và số lượng sản phẩm đợt 1
• Số lượng sản phẩm đợt 2 hoặc phần còn lại
• Thời gian hoàn thành dự kiến cho từng đợt
• Số lượng kiện đóng gói và thể tích (CBM) từng đợt
• Trọng lượng thô (GW) dự kiến từng đợt
• Phương thức vận chuyển áp dụng cho từng đợt
• Những sản phẩm nào vẫn lưu lại xưởng
• Đơn vị/cá nhân chịu trách nhiệm bảo quản phần hàng còn lại

Nếu đơn hàng bao gồm nhiều mã sản phẩm, tốt nhất nên đối chiếu bằng danh sách đóng gói (packing list) chi tiết thay vì chỉ trao đổi qua tin nhắn ứng dụng.

Giao hàng nhiều đợt có phát sinh thêm chi phí không?

Có thể.

Mỗi lần xuất hàng tăng thêm đều có thể làm phát sinh mới các khoản chi phí vận chuyển nội địa, phí dịch vụ kho, khai báo hải quan, phí chứng từ, cước vận chuyển quốc tế và các chi phí liên quan tại cảng đích.

Mức chi phí phát sinh cụ thể phụ thuộc vào khối lượng hàng, tuyến đường, phương thức vận chuyển và báo giá của công ty forwarder, không có một con số cố định.

Vì vậy, trước khi quyết định tách đơn, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp hoặc bên logistics báo giá chi tiết cho cả hai phương án: "xuất toàn bộ một lần" và "chia làm hai đợt xuất", từ đó đánh giá xem việc nhận hàng sớm có đáng để chi trả thêm chi phí hay không.

Có cần xác nhận lại các mốc thanh toán không?

Rất cần.

Ví dụ, hợp đồng ban đầu quy định thanh toán số tiền còn lại (đặt cọc/sản xuất xong) trước khi xuất hàng, nhưng hiện tại chỉ có một phần hàng hoàn thành. Lúc này, bạn cần làm rõ đợt một sẽ thanh toán bao nhiêu và phần tiền còn lại sẽ thanh toán vào thời điểm nào.

Tránh trường hợp phương án vận chuyển đã chuyển sang giao nhiều đợt nhưng điều khoản thanh toán vẫn giữ nguyên theo hiểu biết giao hàng một lần.

Nếu đơn hàng thanh toán bằng Tín dụng thư (L/C) hoặc các phương thức có điều kiện giao hàng nghiêm ngặt, cần xác nhận trước xem điều khoản chứng từ có cho phép giao hàng từng phần (Partial Shipments Allowed) hay không.

Mọi thỏa thuận cuối cùng phải dựa trên hợp đồng, hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) hoặc các văn bản chính thức được hai bên xác nhận cho đơn hàng thực tế.

Mỗi đợt xuất hàng có cần bộ chứng từ riêng không?

Khi xuất hàng thực tế, mỗi đợt đều cần bộ chứng từ thể hiện chính xác mặt hàng và số lượng của riêng đợt đó.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và chứng từ vận tải phải khớp với lô hàng thực tế xuất đi, không được lấy tổng số lượng của toàn bộ đơn hàng làm số lượng cho đợt xuất lẻ.

Đồng thời, bộ phận quản lý của người mua cũng nên lưu giữ hồ sơ theo dõi hàng tồn, ghi nhận rõ ràng tổng đơn hàng đã xuất bao nhiêu và còn lại bao nhiêu.

Điều này càng trở nên quan trọng nếu bạn cần gom hàng (consolidation) từ nhiều nhà cung cấp khác nhau tại Trung Quốc.

Cần lưu ý gì khi lưu kho phần hàng còn lại tại xưởng?

Sau khi đợt hàng đầu tiên rời đi, đừng mặc định rằng phần hàng còn lại sẽ được lưu kho miễn phí vô thời hạn.

Nếu đợt hai cần thời gian chờ đợi khá lâu, hãy xác nhận với nhà cung cấp về phương án bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm hoặc hàng đã đóng gói, cũng như liệu có giới hạn thời gian lưu kho hay phát sinh phí lưu kho hay không.

Đồng thời, cần ghi chép chính xác số lượng đã xuất và số lượng còn lưu tại xưởng để tránh khó khăn khi kiểm đếm cho lần xếp hàng tiếp theo.

Easysail hỗ trợ bạn như thế nào?

Easysail China có thể hỗ trợ người mua quốc tế lập kế hoạch giao hàng nhiều đợt tối ưu trong quá trình thu mua tại Trung Quốc. Chúng tôi giúp phân loại rõ ràng từng mặt hàng, số lượng, thời gian hoàn thành, chứng từ đóng gói và phần hàng còn lại, đồng thời thống nhất các mốc thanh toán và giao hàng tương ứng với nhà cung cấp.

Đối với các dự án thuộc ngành nội thất, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị hoặc các đơn hàng gom từ nhiều nhà máy, chúng tôi còn hỗ trợ điều phối tiến độ sản xuất, gom hàng, kiểm tra chất lượng (QC) và giám sát đóng container (CLP). Từ đó giúp bạn đánh giá chính xác lô hàng nào nên đi trước, lô hàng nào nên chờ để kết hợp vận chuyển.

Đơn hàng từ Trung Quốc hoàn toàn có thể giao làm nhiều đợt, nhưng việc tách đợt có mang lại hiệu quả hay không phụ thuộc vào tiến độ thực tế, khối lượng hàng và chi phí vận chuyển. Mọi chi tiết về số lượng, chi phí và trách nhiệm của từng đợt cần được xác nhận rõ ràng bằng văn bản trước khi tiến hành xuất hàng.