คำสั่งซื้อจากจีนสามารถแบ่งส่งเป็นงวดๆ ได้หรือไม่?

คำสั่งซื้อจากจีนสามารถแบ่งส่งเป็นงวดๆ (Partial Shipment) ได้ หากสินค้าในคำสั่งซื้อเดียวกันไม่สามารถผลิตเสร็จพร้อมกัน หรือผู้ซื้อต้องการได้รับสินค้าด่วนบางส่วนก่อน ก็สามารถตกลงกับซัพพลายเออร์จีนเพื่อแบ่งส่งเป็นสองงวดหรือหลายงวดได้ แต่การแบ่งส่งสินค้าไม่ใช่แค่การนำสินค้าแยกออกแล้วส่งไปเท่านั้น เพราะยังส่งผลต่อค่าขนส่ง การชำระเงิน เอกสารใบกำกับหีบห่อ (Packing List) ใบกำกับสินค้า (Commercial Invoice) และการบริหารจัดการสินค้าที่เหลือ ดังนั้นจึงควรยืนยันล่วงหน้าก่อนลงมือสั่งซื้อ ดีกว่ามาตัดสินใจชั่วคราวหลังผลิตเสร็จแล้ว

กรณีใดบ้างที่ควรเลือกแบ่งส่งสินค้า?

กรณีที่พบมากที่สุดคือ สินค้าในคำสั่งซื้อเดียวกันมีกำหนดเวลาส่งมอบ (Lead Time) ไม่พร้อมกัน

ตัวอย่างเช่น ในคำสั่งซื้อเฟอร์นิเจอร์ชุดหนึ่ง สินค้ามาตรฐานผลิตเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่สินค้าสั่งทำพิเศษ (Customized) บางส่วนยังต้องผลิตต่อ หรือเครื่องจักรหลักผลิตเสร็จแล้ว แต่อะไหล่บางส่วนยังอยู่ระหว่างรอผลิต

หากหน้างานของโครงการมีความจำเป็นต้องใช้สินค้าที่เสร็จแล้วอย่างเร่งด่วน ผู้ซื้ออาจขอให้จัดส่งงวดแรกไปก่อน และเมื่อสินค้าส่วนที่เหลือเสร็จสิ้นจึงค่อยจัดส่งเป็นงวดที่สอง

อีกสาเหตุที่พบบ่อย คือตัวโครงการเองมีความจำเป็นต้องรับสินค้าเป็นงวดๆ ตามแผนงานก่อสร้างหรือยอดขาย จึงไม่ต้องการให้สินค้าทั้งหมดเดินทางไปถึงพร้อมกันในคราวเดียว

คำสั่งซื้อทั้งหมดเหมาะสำหรับการแบ่งส่งหรือไม่?

ไม่เสมอไป

หากตัวสินค้ามีมูลค่าไม่สูงและมีปริมาตรโดยรวมค่อนข้างเล็ก การแยกขนส่งเป็นสองครั้งอาจทำให้ต้นทุนค่าขนส่งเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

สินค้าที่เดิมทีสามารถบรรจุได้พอดีในหนึ่งตู้คอนเทนเนอร์ (FCL) หากแยกส่งสองช่วงเวลา อาจกลายเป็นการขนส่งแบบแบบไม่เต็มตู้ (LCL) หรือต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเข้ารับสินค้า การแจ้งใบขนสินค้าขาออก (Customs Clearance) และการจัดการที่ท่าเรือปลายทางถึงสองรอบ

ดังนั้น การจะแบ่งส่งหรือไม่จึงไม่ได้ดูแค่ว่า "งวดแรกส่งไปก่อนได้หรือไม่" แต่ต้องเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายและงานบริหารจัดการที่เพิ่มขึ้นจากการขนส่งอีกงวดด้วย

ก่อนแบ่งส่งต้องยืนยันจำนวนอะไรบ้าง?

ไม่ควรรอบอกซัพพลายเออร์แค่ว่า "ให้ส่งส่วนที่ทำเสร็จแล้วไปก่อน"

ทางที่ดีควรรระบุให้ชัดเจนว่าในงวดแรกและงวดต่อๆ ไป ประกอบด้วยสินค้า รายการ รหัสรุ่น และจำนวนเท่าใดบ้าง

คุณสามารถใช้รายการตรวจสอบ (Checklist) ด้านล่างนี้:

• ชื่อรายการและจำนวนสินค้าในงวดแรก
• จำนวนสินค้าในงวดที่สองหรือส่วนที่เหลือ
• กำหนดเวลาเสร็จสิ้นคาดการณ์ของแต่ละงวด
• จำนวนบรรจุภัณฑ์และปริมาตรของแต่ละงวด
• น้ำหนักรวมคาดการณ์ (Gross Weight) ของแต่ละงวด
• รูปแบบการขนส่งที่จะใช้ในแต่ละงวด
• สินค้าตัวไหนยังคงเก็บอยู่ที่โรงงาน
• ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบดูแลรักษาสินค้าส่วนที่เหลือ

หากในหนึ่งคำสั่งซื้อมีสินค้าหลายรุ่น ควรจับคู่และตรวจสอบผ่านรายการบรรจุสินค้า (Packing List) แทนการพึ่งพาเพียงประวัติการแชท

การแบ่งส่งสินค้าจะทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นหรือไม่?

มีความเป็นไปได้

ทุกครั้งที่เพิ่มงวดการส่งมอบ อาจเกิดค่าใช้จ่ายในการรับสินค้าภายในประเทศ การจัดการในคลังสินค้า การทำพิธีการศุลกากร ค่าเอกสาร ค่าขนส่งระหว่างประเทศ และค่าบริการที่ท่าเรือปลายทางใหม่ทั้งหมด

ส่วนจะเพิ่มขึ้นมากน้อยเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับปริมาณสินค้า ท่าเรือ รูปแบบการขนส่ง และใบเสนอราคาจากผู้ให้บริการขนส่ง (Forwarder) โดยไม่มีตัวเลขที่ตายตัว

ดังนั้นก่อนตัดสินใจแยกงวด คุณสามารถขอให้ซัพพลายเออร์หรือบริษัทขนส่งประเมินราคาเปรียบเทียบระหว่าง "ส่งพร้อมกันทั้งหมด" กับ "แบ่งส่งสองงวด" เพื่อพิจารณาดูว่าการได้รับสินค้าล่วงหน้านั้นคุ้มค่ากับต้นทุนที่ต้องจ่ายเพิ่มหรือไม่

ต้องยืนยันเงื่อนไขการชำระเงินใหม่หรือไม่?

ต้องทำ

ตัวอย่างเช่น เดิมทีสัญญาตกลงว่าจะชำระเงินส่วนที่เหลือหลังผลิตเสร็จทั้งหมด แต่ปัจจุบันมีสินค้าเสร็จเพียงบางส่วน จึงต้องระบุให้ชัดเจนว่าจะต้องชำระเท่าใดก่อนการส่งสินค้างวดแรก และส่วนที่เหลือจะชำระเมื่อใด

ไม่ควรปล่อยให้แผนการขนส่งเปลี่ยนเป็นการแบ่งส่งแล้ว แต่เงื่อนไขการชำระเงินยังคงเข้าใจตามการส่งมอบสินค้าแบบครั้งเดียว

หากคำสั่งซื้อใช้ตราสารเครดิต (Letter of Credit - L/C) หรือวิธีการชำระเงินอื่นที่มีเงื่อนไขการส่งมอบสินค้าที่ชัดเจน ควรตรวจสอบก่อนว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องอนุญาตให้ทำการส่งมอบสินค้าแยกงวด (Partial Shipment Allowed) ได้หรือไม่

ท้ายที่สุดคววยึดตามสัญญา ใบแจ้งหนี้ขั้นต้น (Proforma Invoice) หรือเอกสารทางการอื่นๆ ที่ทั้งสองฝ่ายได้ยืนยันร่วมกันสำหรับคำสั่งซื้อจริง

สินค้าแต่ละงวดต้องทำเอกสารแยกกันหรือไม่?

ในการขนส่งจริง การส่งสินค้ารายงวดจำเป็นต้องมีเอกสารที่สอดคล้องกับรายการและจำนวนสินค้าที่ขนส่งในงวดนั้นๆ อย่างชัดเจน

ใบกำกับสินค้า (Commercial Invoice) ใบกำกับหีบห่อ (Packing List) และเอกสารการขนส่ง ต้องตรงกับสินค้าจริงในงวดนั้น ไม่สามารถนำยอดรวมของคำสั่งซื้อทั้งหมดมาใช้เป็นยอดส่งออกของงวดนั้นได้

ขณะเดียวกัน ฝั่งผู้ซื้อเองก็ควรรักษาบันทึกรายการสินค้าส่วนที่เหลือไว้ภายในองค์กร เพื่อให้ทราบชัดเจนว่าคำสั่งซื้อทั้งหมดส่งออกไปแล้วเท่าใด และยังเหลือนำส่งอีกเท่าใด

หากเกี่ยวข้องกับการรวบรวมสินค้าจากซัพพลายเออร์หลายรายในจีน ข้อนี้จะยิ่งมีความสำคัญมากยิ่งขึ้น

สินค้าส่วนที่เหลือที่ฝากไว้ที่โรงงานต้องระวังอะไรบ้าง?

หลังจากส่งสินค้างวดแรกออกไปแล้ว อย่าเหมาเอาเองว่าสินค้าส่วนที่เหลือจะสามารถจัดเก็บไว้ได้ฟรีโดยไม่มีกำหนดเวลา

หากงวดที่สองยังต้องรออีกเป็นเวลานาน ยืนยันกับซัพพลายเออร์ให้ชัดเจนถึงวิธีการจัดเก็บสินค้าสำเร็จรูป สินค้ากึ่งสำเร็จรูป หรือสินค้าที่บรรจุกล่องแล้ว รวมถึงข้อจำกัดเรื่องระยะเวลาการฝากส่งหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอื่นๆ

นอกจากนี้ควรรักษาบันทึกจำนวนสินค้าที่ส่งออกไปแล้วและจำนวนที่ยังคงเหลืออยู่ที่โรงงาน เพื่อป้องกันความยากลำบากในการตรวจสอบนับจำนวนซ้ำเมื่อทำการโหลดสินค้าครั้งที่สอง

Easysail สามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Easysail China สามารถช่วยเหลือนักซื้อต่างประเทศในการจัดทำและเรียบเรียงแผนการแบ่งส่งสินค้าในกระบวนการจัดซื้อที่จีน โดยบันทึกรายการสินค้า จำนวน เวลาผลิตเสร็จ เอกสารการบรรจุ และสินค้าส่วนที่เหลือในแต่ละงวดอย่างชัดเจน พร้อมทั้งช่วยยืนยันเงื่อนไขการชำระเงินและการส่งมอบกับซัพพลายเออร์

สำหรับโครงการที่มีสินค้ากลุ่มเฟอร์นิเจอร์ วัสดุก่อสร้าง เครื่องจักร หรือโครงการที่ต้องรวมสินค้าจากซัพพลายเออร์หลายราย เรายังสามารถช่วยประสานงานเวลาผลิตเสร็จ การรวบรวมสินค้า การตรวจสอบคุณภาพ (Quality Inspection) และการจัดเรียงโหลดตู้คอนเทนเนอร์ เพื่อประเมินว่าสินค้าใดเหมาะสำหรับส่งออกไปก่อน และสินค้าใดควรรอส่งพร้อมกัน

คำสั่งซื้อจากจีนสามารถแบ่งส่งเป็นงวดๆ ได้ แต่จะคุ้มค่าหรือไม่ควรตัดสินใจจากระยะเวลาส่งมอบจริง ปริมาณสินค้า และต้นทุนการขนส่ง ทั้งนี้ จำนวน ค่าใช้จ่าย และขอบเขตความรับผิดชอบของสินค้าแต่ละงวด ควรทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจนก่อนทำการส่งมอบสินค้าเสมอ