Nhà máy Trung Quốc có thể ký hợp đồng bằng tiếng Anh không?

Nhà máy Trung Quốc có thể ký hợp đồng bằng tiếng Anh. Đối với các đơn hàng mua sắm quốc tế, người mua và nhà cung cấp hoàn toàn có thể dùng tiếng Anh để xác nhận sản phẩm, giá cả, thanh toán, thời gian giao hàng và yêu cầu chất lượng. Tuy nhiên, việc hợp đồng tiếng Anh có thực sự hiệu quả hay không không chỉ nằm ở ngôn ngữ, mà nằm ở việc chủ thể hợp đồng, nội dung điều khoản và phương thức ký kết có rõ ràng hay không. Các đơn hàng có giá trị lớn, mức độ tùy chỉnh cao hoặc có thể cần thực thi tại Trung Quốc trong tương lai thường phù hợp hơn với phiên bản song ngữ Trung - Anh, đồng thời thỏa thuận trước phương án xử lý khi có sự khác biệt giữa hai ngôn ngữ.

Bản thân hợp đồng tiếng Anh có dùng được không?

Có.

Khi các nhà cung cấp Trung Quốc tiến hành giao dịch xuyên biên giới với người mua nước ngoài, họ thường xuyên sử dụng báo giá, hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) và hợp đồng mua bán bằng tiếng Anh. Miễn là hai bên đã đạt được đồng thuận về nội dung hợp đồng, việc sử dụng tiếng Anh sẽ không tự động mất hiệu lực chỉ vì khác biệt ngôn ngữ.

Tuy nhiên, người mua không nên chỉ nhìn vào việc "hợp đồng bằng tiếng Anh", mà cần xác nhận ai là người ký kết. Tên công ty trên hợp đồng phải tương ứng với chủ thể kinh doanh, báo giá và thông tin nhận thanh toán của nhà cung cấp.

Nếu nhân viên kinh doanh cá nhân xác nhận một số điều kiện qua phần mềm chat nhưng không đưa vào hợp đồng chính thức, những nội dung này có thể rất khó để thực thi đồng bộ sau đó.

Tại sao nhiều đơn hàng vẫn làm bản song ngữ Trung - Anh?

Giá trị lớn nhất của hợp đồng song ngữ là giảm thiểu sự khác biệt trong hiểu biết.

Ví dụ, đối với các điều khoản như thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, trách nhiệm bồi thường, điều kiện giao hàng, nếu chỉ dùng tiếng Anh mà nhân viên sản xuất, tài chính và quản lý nội bộ của nhà cung cấp chủ yếu sử dụng tiếng Trung, thì rất dễ xảy ra tình trạng nhân viên kinh doanh hiểu một đằng nhưng nhà máy thực hiện một nẻo.

Phiên bản song ngữ Trung - Anh giúp đội ngũ của cả hai bên dễ dàng đối chiếu các yêu cầu cụ thể hơn.

Nếu tồn tại đồng thời hai ngôn ngữ, tốt nhất nên ghi rõ trong hợp đồng phiên bản ngôn ngữ nào sẽ được ưu tiên sử dụng khi có sự khác biệt về câu chữ, nhằm tránh việc tranh cãi về tiêu chuẩn giải thích sau khi xảy ra tranh chấp.

Tên công ty nên được viết như thế nào?

Đây là điểm rất dễ bị bỏ qua trong hợp đồng tiếng Anh.

Tên tiếng Anh của các công ty Trung Quốc đôi khi chỉ là tên giao dịch đối ngoại chứ chưa chắc là tên chính thức đăng ký kinh doanh. Do đó, đối với các đơn hàng quan trọng, tốt nhất nên xác nhận đồng thời tên pháp lý tiếng Trung của nhà cung cấp và đối chiếu với thông tin trên giấy phép kinh doanh.

Nếu hợp đồng chỉ ghi một thương hiệu tiếng Anh, trong khi báo giá, hóa đơn và tài khoản ngân hàng lại là của một công ty khác, người mua cần làm rõ mối quan hệ giữa các chủ thể này trước.

Đối với các đơn hàng hợp tác lâu dài hoặc giá trị lớn, chủ thể hợp đồng càng rõ ràng thì việc theo dõi thanh toán và trách nhiệm sau này càng dễ dàng.

Hợp đồng tiếng Anh ít nhất phải ghi rõ những gì?

Trước khi đặt hàng chính thức, bạn có thể kiểm tra:

• Tên công ty đầy đủ của cả người mua và người bán

• Tên sản phẩm, mã hàng (model) và số lượng

• Thông số kỹ thuật quan trọng hoặc phiên bản bản vẽ

• Đơn giá, tổng giá và điều kiện thanh toán

• Thời gian sản xuất hoặc giao hàng

• Yêu cầu kiểm hàng hoặc chất lượng

• Điều kiện đóng gói và giao hàng

• Các yêu cầu đặc biệt khác được hai bên xác nhận

Đối với sản phẩm tùy chỉnh, thiết bị máy móc và vật liệu xây dựng, tốt nhất nên đưa các phụ lục kỹ thuật trở thành một phần của hợp đồng thay vì để tất cả yêu cầu kỹ thuật rải rác trong lịch sử chat.

Ai ký hợp đồng thì mới được coi là rõ ràng?

Phía nhà cung cấp phải do nhân sự được công ty ủy quyền ký kết, đồng thời hoàn tất việc xác nhận theo phương thức ký tên và đóng dấu của chính công ty đó.

Đối với người mua, điều quan trọng nhất là xác nhận xem công ty ký hợp đồng có trùng khớp với công ty cung cấp hàng hóa thực tế hay không. Nếu hợp đồng do Công ty A ký nhưng tiền hàng lại yêu cầu chuyển cho Công ty cá nhân hoặc Công ty B, bạn nên xác minh lại lý do trước khi thanh toán.

Chủ thể ký tên, đóng dấu và thanh toán tốt nhất nên tạo thành một chuỗi ghi nhận có thể đối chiếu lẫn nhau, tránh tình trạng mỗi bước lại xuất hiện một tên gọi khác nhau.

Hợp đồng tiếng Anh có thể thay thế tài liệu kỹ thuật không?

Không.

Hợp đồng có thể thỏa thuận các điều kiện giao dịch, nhưng thiết bị máy móc, linh kiện phi tiêu chuẩn, vật liệu nội thất xây dựng và sản phẩm OEM thường vẫn cần thêm bản vẽ, bảng thông số kỹ thuật, mẫu được xác nhận hoặc thỏa thuận kỹ thuật.

Nếu hợp đồng chỉ ghi "sản xuất theo yêu cầu của người mua" mà không làm rõ phiên bản cụ thể, khi xảy ra sai lệch sẽ rất khó để phán đoán nên tuân theo yêu cầu của tài liệu nào.

Do đó, tài liệu kỹ thuật cần phải tương ứng với số hợp đồng, phiên bản hoặc phụ lục để đảm bảo cơ sở sản xuất cuối cùng của nhà cung cấp là hoàn toàn rõ ràng.

Easysail hỗ trợ như thế nào

Easysail có thể hỗ trợ người mua nước ngoài trong quá trình mua sắm tại Trung Quốc để đối chiếu xem chủ thể nhà cung cấp, hợp đồng tiếng Anh, báo giá và thông tin thanh toán có nhất quán hay không, đồng thời sắp xếp các thông số sản phẩm, mốc thanh toán, thời gian giao hàng và yêu cầu chất lượng vào cùng một bộ hồ sơ thu mua.

Đối với thiết bị máy móc, vật liệu nội thất xây dựng, sản phẩm tùy chỉnh hoặc dự án mua hàng đa nhà cung cấp, chúng tôi cũng có thể hỗ trợ giao tiếp bằng cả tiếng Trung và tiếng Anh, xác nhận tài liệu kỹ thuật, theo dõi tiến độ sản xuất và kiểm tra chất lượng, nhằm giảm thiểu khoảng cách thông tin giữa nhân viên kinh doanh, nhà máy và người mua.

Hợp đồng tiếng Anh hoàn toàn có thể sử dụng, nhưng điều thực sự quan trọng là giữ cho ngôn ngữ hợp đồng, chủ thể ký kết và việc thực thi đơn hàng thực tế luôn đồng nhất. Nội dung hợp đồng cuối cùng nên được xác nhận bởi cả người mua và người bán dựa trên giao dịch cụ thể, các dự án quan trọng có thể được xem xét bởi chuyên gia pháp lý nếu cần thiết.