중국 공장과 영문 계약서를 체결할 수 있나요?

중국 공장과 영문 계약서를 체결할 수 있습니다. 해외 구매 주문의 경우 매수자와 매도자는 영문으로 제품, 가격, 대금 지급, 납기 및 품질 요구사항을 온전히 확정할 수 있습니다. 하지만 영문 계약서의 실효성은 언어 자체보다는 계약 주체, 조항 내용, 서명 방식의 명확성에 달려 있습니다. 금액이 크거나 맞춤 제작 비중이 높으며 향후 중국 내에서 집행해야 할 가능성이 있는 주문은 보통 중영문 이중 언어 버전을 사용하는 것이 더 적합하며, 언어 불일치 시 어느 버전을 기준으로 삼을지 미리 약정해야 합니다.

영문 계약서 자체를 그대로 사용해도 되나요?

사용할 수 있습니다.

중국 공급업체와 해외 바이어가 국경 간 거래를 진행할 때 영문 견적서, 인보이스, 구매 계약서는 빈번하게 사용됩니다. 양측이 계약 내용에 합의했다면 언어가 다르다는 이유로 영문 계약서가 자동으로 무효화되지는 않습니다.

다만 바이어는 단순히 '계약서가 영문으로 되어 있다'는 점에만 주목할 것이 아니라, 실제로 누가 서명하는지를 확인해야 합니다. 계약서 상의 회사명은 공급업체의 사업자 등록 주체, 견적 및 송금 정보와 정확히 일치해야 합니다.

만약 영업 담당자가 메신저 대화로만 일부 조건을 확인하고 정식 계약서에 반영하지 않았다면, 해당 내용은 추후 일관되게 집행되기 어려울 수 있습니다.

왜 많은 주문에 중영문 이중 언어를 적용하나요?

이중 언어 계약서의 가장 큰 가치는 이해의 차이를 줄이는 데 있습니다.

예를 들어 제품 사양, 품질 기준, 배상 책임, 인도 조건 등의 조항을 영문으로만 작성하고 공급업체의 내부 생산, 재무, 관리 인력이 주로 중문을 사용한다면 영업 사원의 이해와 공장의 실행이 엇갈리는 문제가 발생할 수 있습니다.

중영문 이중 언어 버전은 양측 팀 모두 구체적인 요구사항을 더욱 쉽게 대조할 수 있도록 돕습니다.

두 가지 언어가 병기될 경우, 문구 간 차이가 발생했을 때 어떤 언어 버전을 우선할지 계약서에 명시하는 것이 좋으며 이를 통해 분쟁 발생 후의 해석 기준을 둘러싼 논란을 방지할 수 있습니다.

회사명은 어떻게 표기해야 하나요?

이는 영문 계약서에서 쉽게 간과되는 부분입니다.

중국 회사의 영문 명칭은 대외적으로 사용하는 이름일 뿐, 공상 등록상의 정식 명칭이 아닌 경우가 간혹 있습니다. 따라서 중요한 주문의 경우 공급업체의 중문 법인명을 함께 확인하고 영업执照(사업자등록증) 정보와 대조해야 합니다.

계약서에는 영문 브랜드명만 적혀 있는데 견적서, 인보이스, 은행 계좌는 다른 회사 명의로 되어 있다면 바이어는 사전에 이들 주체 간의 관계를 명확히 파악해야 합니다.

장기 협력 건이나 고액 주문일수록 계약 주체가 명확할수록 대금 지급과 향후 책임 추적이 용이합니다.

영문 계약서에 최소한 무엇을 적어야 하나요?

정식 발주 전 다음 사항을 점검할 수 있습니다:

• 매수자와 매도자의 정확한 회사명

• 제품명, 모델 번호 및 수량

• 핵심 사양 또는 도면 버전

• 단가, 총액 및 결제 조건

• 생산 또는 납품 일정

• 검품 또는 품질 요구사항

• 포장 및 인도 조건

• 양측이 확인한 기타 특수 요구사항

맞춤 제작 제품, 기계 장비, 엔지니어링 자재의 경우 모든 기술 요구사항을 채팅 기록에 흩어놓기보다 기술 첨부 파일을 계약의 일환으로 포함하는 것이 가장 좋습니다.

누가 서명해야 명확하다고 할 수 있나요?

공급업체 측은 회사에서 권한을 부여받은 인물이 서명해야 하며, 해당 기업의 자체적인 서명 및 날인 절차에 따라 확인을 완료해야 합니다.

바이어에게 가장 중요한 것은 계약 체결 회사와 실제 공급 회사가 일치하는지 확인하는 것입니다. 계약은 A사가 체결했는데 대금은 B사나 개인에게 송금하라고 요구한다면 송금 전에 그 이유를 재확인해야 합니다.

서명, 날인, 대금 지급 주체는 각각 유기적으로 연결되는 하나의 기록 라인을 형성해야 하며, 매 단계마다 서로 다른 이름이 튀어나오지 않아야 합니다.

영문 계약서가 기술 문서를 대체할 수 있나요?

대체할 수 없습니다.

계약서는 거래 조건을 약정할 수 있지만 기계 장비, 비규격 부품, 가구 건축자재, OEM 제품은 대개 도면, 사양서, 승인 샘플 또는 기술 협약서가 추가로 필요합니다.

계약서에 단순히 '바이어의 요구에 따라 생산함'이라고 적혀 있고 구체적인 버전이 명시되어 있지 않으면 차이가 발생했을 때 어떤 요구사항에 따라 실행해야 할지 판단하기 어렵습니다.

따라서 기술 자료는 계약 번호, 버전 또는 첨부 파일과 상호 연동되어야 하며, 공급업체의 최종 생산 근거가 무엇인지 명확히 해야 합니다.

Easysail의 지원 방식

Easysail China는 해외 바이어가 중국 조달 과정에서 공급업체 주체, 영문 계약서, 견적 및 송금 정보의 일치 여부를 대조하도록 도우며, 제품 사양, 결제 시점, 납기 및 품질 요구사항을 하나의 일원화된 조달 문서로 정리해 드립니다.

기계 장비, 가구 건축자재, 맞춤 제작 제품 또는 다중 공급업체 조달 프로젝트의 경우 중영문 커뮤니케이션, 기술 자료 확인, 생산 팔로업 및 품질 검사를 지원하여 영업 사원, 공장, 바이어 간의 정보 격차를 줄여드립니다.

영문 계약서는 충분히 사용할 수 있으나 진정으로 중요한 것은 계약 언어, 계약 주체, 실제 주문 집행 간의 일관성을 유지하는 것입니다. 최종 계약 내용은 구체적인 거래에 따라 매수자와 매도자가 공동으로 확인해야 하며, 중요 프로젝트의 경우 필요에 따라 전문 법률가의 검토를 거칠 수 있습니다.