โรงงานจีนสามารถทำสัญญาเป็นภาษาอังกฤษได้หรือไม่?

โรงงานในจีนสามารถทำสัญญาเป็นภาษาอังกฤษได้ สำหรับคำสั่งซื้อจากต่างประเทศ คู่ค้าทั้งสองฝ่ายสามารถใช้ภาษาอังกฤษในการยืนยันผลิตภัณฑ์ ราคา การชำระเงิน ระยะเวลาจัดส่ง และข้อกำหนดด้านคุณภาพได้อย่างสมบูรณ์ แต่สัญญาภาษาอังกฤษจะใช้งานได้ดีจริงหรือไม่นั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับภาษา แต่ขึ้นอยู่กับคู่สัญญา เนื้อหาข้อกำหนด และวิธีการลงนามที่ชัดเจน สำหรับคำสั่งซื้อที่มีมูลค่าสูง มีความต้องการความเฉพาะตัวสูง หรืออาจต้องบังคับใช้กฎหมายในจีนในภายหลัง มักจะเหมาะสมกว่าหากใช้สัญญาแบบสองภาษา (จีน-อังกฤษ) และตกลงกันล่วงหน้าว่าหากภาษาทั้งสองมีความขัดแย้งกัน ให้ยึดฉบับใดเป็นหลัก

สัญญาภาษาอังกฤษสามารถใช้ได้จริงหรือไม่?

ได้.

เมื่อซัพพลายเออร์จีนทำธุรกิจข้ามพรมแดนกับผู้ซื้อต่างประเทศ มักจะใช้ใบเสนอราคา ใบกำกับสินค้า (Proforma Invoice) และสัญญาซื้อขายที่เป็นภาษาอังกฤษอยู่เป็นประจำ ตราบใดที่ทั้งสองฝ่ายบรรลุข้อตกลงร่วมกันในเนื้อหา การใช้ภาษาอังกฤษจะไม่ทำให้สัญญาเป็นโมฆะเพียงเพราะความแตกต่างของภาษา

แต่ผู้ซื้อไม่ควรดูแค่ว่า “สัญญาเป็นภาษาอังกฤษ” เท่านั้น แต่ควรตรวจสอบด้วยว่าใครเป็นผู้ลงนาม ชื่อบริษัทในสัญญาควรตรงกับนิติบุคคลของซัพพลายเออร์ ใบเสนอราคา และข้อมูลการรับเงิน

หากพนักงานฝ่ายขายยืนยันเงื่อนไขบางอย่างผ่านแชทส่วนตัวแต่ไม่ได้นำมารวมไว้ในสัญญาอย่างเป็นทางการ เนื้อหาเหล่านั้นอาจยากที่จะนำมาปฏิบัติจริงในภายหลัง

ทำไมหลายคำสั่งซื้อจึงยังต้องใช้สัญญาแบบสองภาษา?

คุณค่าที่ใหญ่ที่สุดของสัญญาแบบสองภาษาคือการลดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน

ตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดเกี่ยวกับสเปคสินค้า มาตรฐานคุณภาพ ความรับผิดชอบต่อความเสียหาย และเงื่อนไขการส่งมอบ หากใช้ภาษาอังกฤษเพียงอย่างเดียว ในขณะที่ทีมงานฝ่ายผลิต การเงิน และการจัดการภายในของซัพพลายเออร์ใช้ภาษาจีนเป็นหลัก ก็อาจเกิดปัญหาความเข้าใจระหว่างฝ่ายขายและการปฏิบัติงานจริงของโรงงานไม่ตรงกันได้

สัญญาแบบสองภาษา (จีน-อังกฤษ) ช่วยให้ทีมงานของทั้งสองฝ่ายตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น

หากมีทั้งสองภาษาอยู่ในสัญญา ทางที่ดีควรระบุให้ชัดเจนว่าหากมีข้อความที่ไม่ตรงกัน ให้ยึดถือสัญญาภาษาใดเป็นหลัก เพื่อหลีกเลี่ยงข้อโต้แย้งในภายหลัง

ชื่อบริษัทควรเขียนอย่างไร?

นี่คือจุดที่มักถูกมองข้ามได้ง่ายในสัญญาภาษาอังกฤษ

ชื่อภาษาอังกฤษของบริษัทจีนบางครั้งเป็นเพียงชื่อที่ใช้ในการติดต่อต่างประเทศ แต่อาจไม่ใช่ชื่อที่เป็นทางการตามการจดทะเบียนทางธุรกิจ ดังนั้น สำหรับคำสั่งซื้อที่สำคัญ ควรยืนยันชื่อภาษาจีนตามกฎหมายของซัพพลายเออร์ควบคู่ไปด้วย และตรวจสอบกับข้อมูลใบอนุญาตประกอบธุรกิจ

หากในสัญญาระบุเพียงชื่อแบรนด์ภาษาอังกฤษ แต่ใบเสนอราคา ใบกำกับสินค้า และบัญชีธนาคารกลับเป็นชื่อบริษัทอื่น ผู้ซื้อจำเป็นต้องตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างนิติบุคคลเหล่านี้ให้ชัดเจนเสียก่อน

สำหรับความร่วมมือระยะยาวหรือคำสั่งซื้อที่มีมูลค่าสูง ยิ่งระบุคู่สัญญาชัดเจนเท่าใด การชำระเงินและความรับผิดชอบในขั้นตอนต่อไปก็จะยิ่งติดตามได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

สัญญาภาษาอังกฤษควรระบุอะไรบ้างอย่างน้อยที่สุด?

ก่อนที่จะทำการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ สามารถตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ได้:

• ชื่อบริษัทเต็มรูปแบบของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย

• ชื่อผลิตภัณฑ์ รุ่น และจำนวน

• สเปคสำคัญหรือเวอร์ชันของแบบแปลน (Drawing)

• ราคาต่อหน่วย ราคารวม และเงื่อนไขการชำระเงิน

• ระยะเวลาในการผลิตหรือการจัดส่ง

• ข้อกำหนดในการตรวจรับสินค้าหรือคุณภาพ

• เงื่อนไขการบรรจุหีบห่อและการจัดส่ง

• ข้อกำหนดพิเศษอื่นๆ ที่ทั้งสองฝ่ายยืนยันร่วมกัน

สำหรับสินค้าสั่งผลิต อุปกรณ์เครื่องจักร และวัสดุก่อสร้าง ควรนำเอกสารแนบทางเทคนิคมาเป็นส่วนหนึ่งของสัญญา แทนที่จะปล่อยให้ข้อกำหนดทางเทคนิคกระจัดกระจายอยู่ในประวัติการแชท

ใครเป็นผู้ลงนามจึงจะถือว่าชัดเจน?

ฝ่ายซัพพลายเออร์ควรลงนามโดยบุคคลที่บริษัทให้การยอมรับ และดำเนินการยืนยันตามขั้นตอนการลงนามและการประทับตราของบริษัทเอง

สำหรับผู้ซื้อ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการตรวจสอบว่าบริษัทที่ลงนามตรงกับบริษัทที่จัดส่งสินค้าจริงหรือไม่ หากสัญญาลงนามโดยบริษัท A แต่ขอให้ชำระเงินไปยังบริษัท B หรือบุคคลธรรมดา ควรตรวจสอบหาสเหตุผลอีกครั้งก่อนทำการชำระเงิน

บุคคลที่ลงนาม ประทับตรา และรับเงิน ควรมีความเชื่อมโยงกันเป็นเส้นทางที่ตรวจสอบได้ แทนที่จะมีชื่อที่แตกต่างกันในทุกๆ ขั้นตอน

สัญญาภาษาอังกฤษสามารถแทนที่เอกสารทางเทคนิคได้หรือไม่?

ไม่ได้.

สัญญาเป็นเพียงการกำหนดเงื่อนไขทางการค้า แต่อุปกรณ์เครื่องจักร ชิ้นส่วนนอกมาตรฐาน เฟอร์นิเจอร์ วัสดุก่อสร้าง และสินค้า OEM มักจะต้องมีแบบแปลน ตารางสเปค ตัวอย่างที่ได้รับการยืนยัน หรือข้อตกลงทางเทคนิคประกอบด้วยเสมอ

หากในสัญญาเขียนเพียงว่า “ผลิตตามความต้องการของผู้ซื้อ” โดยไม่มีเวอร์ชันที่เจาะจง เมื่อเกิดความคลาดเคลื่อนขึ้น จะยากต่อการตัดสินว่าควรปฏิบัติตามข้อกำหนดใด

ดังนั้น ข้อมูลทางเทคนิคจึงควรเชื่อมโยงกับเลขที่สัญญา เวอร์ชัน หรือเอกสารแนบ เพื่อให้มั่นใจว่าซัพพลายเออร์มีเกณฑ์ในการผลิตขั้นสุดท้ายที่ชัดเจน

Easysail ช่วยเหลืออย่างไร

Easysail สามารถช่วยผู้ซื้อต่างประเทศตรวจสอบความสอดคล้องของนิติบุคคลซัพพลายเออร์ สัญญาภาษาอังกฤษ ใบเสนอราคา และข้อมูลการชำระเงินในระหว่างกระบวนการจัดซื้อในประเทศจีน พร้อมทั้งรวบรวมสเปคสินค้า รอบการชำระเงิน ระยะเวลาส่งมอบ และข้อกำหนดด้านคุณภาพไว้ในชุดเอกสารการจัดซื้อชุดเดียวกัน

สำหรับอุปกรณ์เครื่องจักร เฟอร์นิเจอร์ วัสดุก่อสร้าง สินค้าสั่งผลิต หรือโครงการจัดซื้อจากหลายซัพพลายเออร์ เรายังสามารถช่วยประสานงานภาษาจีน-อังกฤษ การยืนยันข้อมูลทางเทคนิค การติดตามการผลิต และการตรวจสอบคุณภาพ เพื่อลดช่องว่างของข้อมูลระหว่างพนักงานขาย โรงงาน และตัวผู้ซื้อเอง

สัญญาภาษาอังกฤษสามารถใช้งานได้ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการทำให้ภาษาในสัญญา คู่สัญญา และการปฏิบัติงานจริงสอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน เนื้อหาของสัญญาฉบับสุดท้ายควรได้รับการยืนยันจากทั้งผู้ซื้อและผู้ขายตามการค้าขายจริง และสำหรับโครงการสำคัญอาจพิจารณาให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายช่วยตรวจสอบตามความจำเป็น