Làm thế nào để chuẩn hóa quy trình mua sắm vật liệu xây dựng cho các dự án khách sạn và căn hộ?

Mua sắm vật liệu xây dựng từ Trung Quốc cho các dự án khách sạn và căn hộ, điều quan trọng nhất là phải thiết lập trước một bộ tiêu chuẩn dự án thống nhất, thay vì để mỗi nhà cung cấp tự hiểu nhu cầu theo cách riêng. Gạch ốp lát, thiết bị vệ sinh, cửa, phụ kiện kim khí, đèn chiếu sáng, đồ nội thất và vật liệu trang trí cuối cùng đều sẽ được đưa vào cùng một công trường dự án. Chỉ khi thống nhất được loại phòng, thông số kỹ thuật, màu sắc, mã số, quy cách đóng gói và các mốc thời gian giao hàng, bạn mới có thể giảm thiểu tình trạng phải làm lại và sự hỗn loạn khi lắp đặt sau khi hàng đến nơi.

Tại sao các dự án khách sạn và căn hộ dễ xảy ra tình trạng hỗn loạn trong mua sắm?

Các đơn hàng nhập khẩu thông thường thường được quản lý theo sản phẩm, nhưng các dự án khách sạn và căn hộ lại phù hợp hơn với phương thức quản lý theo không gian và loại phòng.

Ví dụ, một khách sạn có thể đồng thời có phòng tiêu chuẩn, phòng suite, sảnh chờ, nhà hàng và khu vệ sinh công cộng; trong khi dự án căn hộ có thể có các loại diện tích A, B, C.

Nếu danh mục mua sắm chỉ ghi chung chung là "500 vòi nước, 300 bộ đèn, 200 cái bàn", nhà cung cấp sẽ biết họ cần sản xuất bao nhiêu, nhưng lại không biết những sản phẩm này cuối cùng sẽ được lắp đặt ở khu vực nào.

Những gì công trường dự án thực sự cần biết là:

• Lô sản phẩm này thuộc loại phòng nào?
• Được lắp đặt ở khu vực nào?
• Phối hợp với những vật liệu nào khác?
• Nếu thiếu một phụ kiện, có làm ảnh hưởng đến việc bàn giao toàn bộ căn phòng đó không?

Do đó, quản lý mua sắm dự án không thể chỉ dừng lại ở mức số lượng sản phẩm.

Tại sao danh mục mua sắm cần phải được chia nhỏ theo loại phòng?

Phương pháp hiệu quả hơn là trước tiên lập Bảng khối lượng (BOQ) tổng thể của dự án, sau đó chia nhỏ theo loại phòng và khu vực.

Ví dụ, đối với một phòng tiêu chuẩn, bạn có thể nhóm cửa, vật liệu sàn, đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh, phụ kiện kim khí, đồ nội thất liền tường và đồ nội thất rời vào cùng một nhóm. Nhờ đó, người mua dễ dàng nhìn thấy một căn phòng hoàn chỉnh còn thiếu những gì.

Nếu dự án có 100 phòng tiêu chuẩn giống hệt nhau, ngay khi loại phòng mẫu được xác định, số lượng cho các giai đoạn tiếp theo có thể được nhân lên theo số lượng phòng.

Cách làm này cũng mang lại một lợi ích lớn: khi nhà cung cấp thay đổi thông số kỹ thuật của một sản phẩm nào đó, bạn có thể ngay lập tức biết được sản phẩm đó sẽ ảnh hưởng đến những không gian nào, thay vì đợi đến khi hàng đến công trường mới phát hiện kích thước không khớp.

Easysail China khi hỗ trợ các hoạt động mua sắm theo dự án cũng ưu tiên việc tìm hiểu loại phòng và khu vực sử dụng trước, sau đó mới tiến hành phân bổ nhiệm vụ mua sắm cho các nhà cung cấp khác nhau.

Tại sao phòng mẫu (mock-up room) có giá trị hơn việc xác nhận từng mẫu đơn lẻ?

Các dự án khách sạn và căn hộ thường liên quan đến sự phối hợp giữa rất nhiều loại sản phẩm.

Một viên gạch nhìn màu sắc rất đẹp khi đứng một mình, một chiếc đèn được kiểm tra riêng lẻ cũng không có vấn đề gì, nhưng khi được lắp đặt vào cùng một không gian, hiệu ứng thị giác và kích thước có thể không còn đồng bộ.

Do đó, nếu điều kiện cho phép, việc làm phòng mẫu sẽ giúp phát hiện ra vấn đề tốt hơn nhiều so với việc chỉ xem từng mẫu vật liệu đơn lẻ.

Người mua có thể xác nhận trước kích thước nội thất, cơ cấu đóng mở của cửa, hiệu ứng ánh sáng, vị trí lắp đặt thiết bị vệ sinh, màu sắc phụ kiện kim khí cũng như sự phối hợp giữa các vật liệu khác nhau.

Sau khi phòng mẫu được thông qua, các vật liệu, mã màu, kích thước và cấu hình đã được xác nhận sẽ được khóa lại làm tiêu chuẩn cho hàng loạt sản xuất lớn (mass production).

Bằng cách này, khi nhà cung cấp tiến hành sản xuất ở giai đoạn sau, họ sẽ không làm việc theo "hình ảnh tham khảo gần đúng", mà sản xuất bám sát theo tiêu chuẩn dự án đã được xác nhận thực tế.

Làm thế nào để đồng bộ màu sắc và vật liệu giữa các nhà cung cấp khác nhau?

Một vấn đề rất dễ xảy ra trong các dự án đa nhà cung cấp là mỗi công ty có một cách hiểu khác nhau về "cùng một màu sắc".

Ví dụ như màu vàng champagne, màu đen, vẫn gỗ, màu trắng kem hoặc màu xám, thực tế các nhà máy khác nhau làm ra có thể có sự khác biệt rõ rệt.

Nếu những sản phẩm này xuất hiện trong cùng một không gian, bạn không thể chỉ xác nhận qua hình ảnh chụp bằng điện thoại.

Phương pháp hợp lý hơn là lưu giữ các tấm mẫu màu thực tế, mẫu vật liệu hoặc mã số mẫu rõ ràng, đồng thời yêu cầu các nhà cung cấp liên quan cùng đối chiếu dựa trên một tiêu chuẩn duy nhất.

Đối với các vật liệu quan trọng, cần phải đặc biệt chú ý đến vấn đề lô sản xuất.

Gạch ốp lát, đá nhân tạo (Sintered stone), bề mặt vân gỗ và một số bề mặt tùy chỉnh, nếu các đợt hàng bổ sung sau này đến từ các lô sản xuất khác nhau, có thể xuất hiện hiện tượng lệch màu. Do đó, khi mua sắm cho dự án, cần phải dự trù tỷ lệ hao hụt hợp lý và số lượng dự phòng.

Tại sao việc đánh dấu mã số bao bì lại ảnh hưởng trực tiếp đến việc lắp đặt tại công trường?

Sau khi hàng hóa của dự án khách sạn và căn hộ cập Cảng, chúng thường được vận chuyển thẳng đến công trường dự án chứ không được lưu trữ lâu dài trong kho bán buôn thông thường.

Nếu thùng bên ngoài chỉ ghi tên sản phẩm mà không có thông tin về loại phòng, khu vực hoặc số thùng, thì hàng trăm thùng hàng khi đến công trường sẽ cực kỳ khó quản lý.

Ví dụ:

Dòng chữ "Bathroom Accessories" là chưa đủ rõ ràng.

Thông tin nhãn mác thiết thực hơn có thể là:

Tower A / Type B / Bathroom / Box 2 of 4

Bằng cách này, đội ngũ thi công tại công trường có thể biết ngay hàng hóa thuộc khu vực nào mà không cần phải mở từng thùng ra để tìm kiếm.

Tương tự đối với các phụ kiện. Nếu tủ đã đến nơi, nhưng phụ kiện lắp đặt lại nằm trong một thùng hàng khác không có nhãn đánh dấu, thì toàn bộ căn phòng đó có thể sẽ tạm thời không thể hoàn thiện.

Thời gian giao hàng của dự án nên được tính ngược lại từ kế hoạch lắp đặt

Việc mua sắm dự án không chỉ đơn thuần hỏi nhà cung cấp "mất bao lâu để hoàn thành".

Điều thực sự cần xác định trước là khi nào công trường ở nước ngoài cần những vật liệu này.

Sau đó, tính ngược thời gian từ ngày lắp đặt cho các khâu: vận chuyển đường biển, thông quan, vận chuyển nội địa tại nước sở tại, đóng container, kiểm tra chất lượng, sản xuất và thời gian xác nhận mẫu.

Không nhất thiết phải đặt hàng tất cả các sản phẩm cùng một lúc, và cũng không bắt buộc phải xuất chung một container.

Cửa, đồ nội thất tùy chỉnh và các vật liệu đặc biệt có thời gian sản xuất dài có thể được khởi động trước; các phụ kiện tiêu chuẩn và một số thiết bị vệ sinh có thể xác nhận muộn hơn một chút.

Điều này giúp giảm thiểu tình trạng tất cả các nhà cung cấp cùng sản xuất một lúc, nhưng cuối cùng lại phải chờ đợi lẫn nhau chỉ vì một nhà cung cấp bị chậm tiến độ.

Easysail China hỗ trợ mua sắm cho các dự án khách sạn và căn hộ như thế nào?

Easysail China có trụ sở tại Phật Sơn (Foshan), có thể hỗ trợ các dự án khách sạn, căn hộ, biệt thự và thương mại ở nước ngoài trong việc tích hợp chuỗi cung ứng vật liệu xây dựng và nội thất tại Trung Quốc.

Chúng tôi có thể dựa trên bảng khối lượng BOQ của dự án, bản vẽ, loại phòng và bản vẽ phối cảnh (render) để phân chia nhiệm vụ mua sắm cho các nhà cung cấp chuyên nghiệp khác nhau, đồng thời hỗ trợ đồng bộ hóa mẫu mã, thông số kỹ thuật, màu sắc, mã số dự án và thời gian giao hàng. Trong giai đoạn sản xuất, chúng tôi tiếp tục theo dõi tiến độ của từng nhà cung cấp, sắp xếp việc kiểm tra chất lượng trước khi xuất xưởng và xử lý các vấn đề phát sinh.

Sau khi nhiều nhà cung cấp chuẩn bị xong hàng để xuất xưởng, chúng tôi cũng có thể hỗ trợ đồng bộ hóa ký hiệu thùng hàng (shipping marks), tài liệu đóng gói, tập kết hàng hóa và đóng container, giúp cấu trúc mua sắm tại Trung Quốc khớp tối đa với logic lắp đặt tại công trường dự án ở nước ngoài.

Nếu bạn đang mua sắm toàn bộ vật liệu xây dựng, đồ nội thất và các sản phẩm đi kèm từ Trung Quốc cho một dự án khách sạn hoặc căn hộ, bạn có thể gửi bảng BOQ dự án, bản vẽ, số lượng loại phòng, hình ảnh tham khảo và thời gian giao hàng mục tiêu cho Easysail China. Chúng tôi có thể giúp bạn biến hàng chục sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp thành một giải pháp mua sắm tại Trung Quốc tối ưu và phù hợp nhất cho việc thực tế thi công dự án.