Dự án khách sạn thu mua nội thất và vật liệu trang trí từ Trung Quốc như thế nào?

Câu trả lời cốt lõi

Đối với dự án khách sạn, việc thu mua nội thất và vật liệu trang trí từ Trung Quốc không thể chỉ đơn thuần là hỏi giá từng sản phẩm riêng lẻ, mà phải được lập kế hoạch theo không gian khách sạn và trình tự bàn giao. Nội thất phòng khách, vật liệu khu vực công cộng, đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh, cửa sổ - cửa đi, phụ kiện kim khí và vật liệu trang trí cần phải thống nhất về phong cách, kích thước, tiêu chuẩn chất lượng và điều kiện lắp đặt. Lập kế hoạch ban đầu càng rõ ràng, rủi ro phải sửa chữa tại công trình và chậm tiến độ bàn giao về sau càng thấp.

Tại sao thu mua cho dự án khách sạn lại phức tạp hơn thu mua thông thường?

Trọng tâm của thu mua cho dự án khách sạn không phải là mua được một sản phẩm lẻ, mà là làm cho cả một lô sản phẩm phối hợp hài hòa trong cùng một không gian.

Ví dụ, tủ đầu giường, tủ quần áo, bàn làm việc, đèn, thiết bị vệ sinh, cửa và vật liệu lát sàn trong phòng khách cần thống nhất về kích thước và phong cách. Trong khi đó, sảnh, nhà hàng, hành lang và các khu vực công cộng lại chú trọng hơn đến hiệu ứng thị giác, độ bền, khả năng vệ sinh bảo trì và độ ổn định khi sử dụng lâu dài.

Nếu mua riêng lẻ từng sản phẩm, giá trên bề mặt có thể thấp hơn, nhưng khi đến công trình có thể xuất hiện các vấn đề như màu sắc không đồng nhất, kích thước không khớp, phương thức lắp đặt khác nhau, thiếu phụ kiện hoặc thời gian giao hàng không đồng bộ.

Do đó, khi thu mua cho dự án khách sạn từ Trung Quốc, việc đầu tiên cần làm là lập kế hoạch tổng thể cho dự án, chứ không phải vội vàng tìm báo giá cho từng sản phẩm đơn lẻ.

Phân loại danh mục thu mua theo không gian trước

Trước khi tiến hành thu mua cho dự án khách sạn, người mua tốt nhất nên phân loại nhu cầu theo từng không gian.

Khu vực phòng khách thường liên quan đến nội thất cố định (fit-out/joinery), nội thất rời (loose furniture), đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh, phụ kiện kim khí, cửa và các phụ kiện mềm. Khu vực công cộng có thể bao gồm nội thất sảnh, nội thất nhà hàng, vật liệu ốp tường, vật liệu lát sàn, đèn trang trí và các chi tiết trang trí may đo (customized). Khu vực hậu cần (back-of-house) thì chú trọng nhiều hơn đến độ bền, tính thực dụng và kiểm soát chi phí.

Tiêu chuẩn thu mua của mỗi không gian là khác nhau. Sản phẩm phòng khách phải tính đến tính đồng nhất theo lô và khả năng bảo trì, thay thế. Sảnh và khu vực công cộng tập trung vào hiệu ứng thị giác và hình ảnh thương hiệu. Thiết bị vệ sinh và phụ kiện kim khí lại cần cân nhắc đến việc sử dụng lâu dài, dễ vệ sinh bảo dưỡng và khả năng thay thế linh kiện.

Nếu danh mục thu mua không được phân chia theo không gian, nhà cung cấp rất dễ chỉ báo giá theo sản phẩm mà bỏ qua mối quan hệ sử dụng thực tế tại công trình.

Xác nhận phòng mẫu (Mock-up Room) là rất quan trọng

Nếu dự án khách sạn có điều kiện, tốt nhất nên tiến hành xác nhận phòng mẫu trước.

Tác dụng của phòng mẫu không chỉ đơn giản là xem sản phẩm có tốt hay không, mà là để xác nhận kích thước nội thất, màu sắc vật liệu, hiệu ứng ánh sáng, kích thước thiết bị vệ sinh, cảm giác cầm nắm của phụ kiện kim khí và tổng thể không gian có hài hòa hay không.

Rất nhiều vấn đề không thể phát hiện ở giai đoạn sản phẩm mẫu đơn lẻ, nhưng khi đặt vào phòng thực tế sẽ lộ ra ngay. Ví dụ: chiều cao tủ đầu giường không phù hợp, nhiệt độ màu của đèn ảnh hưởng đến không gian, hướng mở cửa tủ quần áo bất tiện, hay kích thước thiết bị vệ sinh làm ảnh hưởng đến việc lắp đặt.

Sau khi phòng mẫu được xác nhận, người mua mới tiến hành sản xuất hàng loạt thì rủi ro sẽ thấp hơn rất nhiều. Đối với các dự án khách sạn có số lượng phòng lớn, chi phí tiết kiệm được từ việc làm phòng mẫu ban đầu thường cao hơn nhiều so với chi phí sửa chữa sai sót về sau.

Tính đồng nhất của lô hàng quan trọng hơn chất lượng của một sản phẩm đơn lẻ

Điều đáng sợ nhất trong thu mua khách sạn là sản phẩm mẫu đơn lẻ đạt chuẩn, nhưng lô hàng sản xuất hàng loạt lại không đồng nhất.

Nếu cùng một lô nội thất phòng khách có màu sắc đậm nhạt khác nhau, nhiệt độ màu của đèn không đều, cảm giác sử dụng phụ kiện kim khí khác nhau, hoặc thiết bị vệ sinh có sự chênh lệch rõ rệt giữa các đợt sản xuất, hiệu ứng thực tế tại công trình sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Vì vậy, khi thu mua sản phẩm khách sạn tại Trung Quốc, người mua cần xác nhận trước đợt nguyên vật liệu, tiêu chuẩn bảng màu (swatch/sample board), nhật ký sản xuất và nhãn mác đóng gói. Nhà cung cấp không chỉ cần có năng lực làm mẫu mà còn phải có khả năng hoàn thành ổn định các đơn hàng sản xuất hàng loạt.

Đối với nội thất may đo, cửa, đèn và thiết bị vệ sinh, người mua cũng cần xác nhận xem liệu sau này có thể đặt hàng bổ sung hay không. Trong quá trình khách sạn vận hành, nếu cần bảo trì hoặc thay thế, liệu nhà cung cấp có còn cung cấp được sản phẩm gần với tiêu chuẩn ban đầu hay không cũng sẽ ảnh hưởng đến việc sử dụng lâu dài.

Đóng gói và nhãn mác phân khu ảnh hưởng đến hiệu suất tại công trình

Sau khi hàng hóa của dự án khách sạn cập cảng, chúng thường sẽ được vận chuyển thẳng vào công trình để lắp đặt. Nếu thùng carton bên ngoài không được ghi nhãn rõ ràng, tại công trình rất dễ xảy ra tình trạng hỗn loạn.

Sản phẩm thuộc các tầng khác nhau, loại phòng khác nhau, khu vực khác nhau nên được đánh số và phân loại ngay từ giai đoạn đóng gói. Phụ kiện, kim khí, chi tiết lắp đặt và linh kiện dự phòng cũng cần được sắp xếp riêng biệt, tránh trường hợp không tìm thấy hoặc bị lẫn lộn tại công trình.

Đối với nội thất, đèn, thiết bị vệ sinh và vật liệu trang trí dễ vỡ, việc bảo vệ bằng đóng gói đặc biệt quan trọng. Sản phẩm đạt chuẩn khi xuất xưởng không có nghĩa là sẽ đến công trình khách sạn một cách an toàn. Vận chuyển đường biển đường dài, bốc xếp và trung chuyển tại công trình đều mang lại rủi ro hư hỏng.

Easysail China hỗ trợ thu mua dự án khách sạn như thế nào?

Easysail China tọa lạc tại Foshan, Trung Quốc, ngay sát chuỗi cung ứng nội thất, vật liệu xây dựng, thiết bị vệ sinh, phụ kiện kim khí, thiết bị chiếu sáng và vật liệu trang trí. Chúng tôi có thể hỗ trợ người mua dự án khách sạn quốc tế phân loại danh mục thu mua, kết nối nhà cung cấp, xác nhận mẫu và bảng màu, theo dõi sản xuất, đồng thời phối hợp kiểm tra trước khi xuất hàng và sắp xếp đóng container.

Nếu bạn đang thu mua nội thất và vật liệu trang trí từ Trung Quốc cho các dự án khách sạn, khu nghỉ dưỡng (resort), căn hộ dịch vụ (condotel) hoặc cơ sở lưu trú thương mại, bạn có thể gửi bản vẽ, hình ảnh 3D, danh mục thu mua, số lượng phòng, quốc gia đích và tiến độ dự án cho Easysail China.

Chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá những sản phẩm nào phù hợp để thu mua từ Trung Quốc, cũng như cách tích hợp sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp thành một giải pháp thu mua dự án khách sạn rõ ràng và tối ưu nhất.