Lần đầu hợp tác với nhà cung cấp Trung Quốc mới, làm sao để kiểm soát rủi ro đơn hàng lớn?

Lần đầu hợp tác với nhà cung cấp Trung Quốc mới, điều quan trọng nhất cần kiểm soát đối với đơn hàng lớn không phải là một khâu đơn lẻ, mà là toàn bộ quá trình thực hiện từ khi đặt hàng đến khi xuất xưởng. Người mua nên xác định rõ tiêu chuẩn sản phẩm, chủ thể hợp đồng và thời gian giao hàng trước, sau đó thiết lập các mốc thanh toán, theo dõi sản xuất, kiểm tra hàng và xuất xưởng thành các giai đoạn có thể xác minh. Mục đích của đơn hàng đầu tiên không chỉ là nhận được hàng, mà còn để đánh giá xem nhà cung cấp này có đáng để hợp tác lâu dài hay không.

Tại sao giá trị đơn hàng đầu tiên càng lớn thì càng không nên chỉ nhìn vào mẫu?

Nhà cung cấp mới thường đầu tư nhiều sức lực hơn để chuẩn bị mẫu ở giai đoạn đầu.

Số lượng mẫu ít cũng dễ dàng được hoàn thiện bởi những nhân viên có kinh nghiệm tốt hơn. Do đó, mẫu làm rất đẹp không chứng minh được sản xuất hàng loạt chắc chắn sẽ có độ ổn định tương tự.

Khi bước vào sản xuất đại trà thực tế, các lô nguyên vật liệu, nhân sự sản xuất, lịch trình thiết bị, quản lý chất lượng và bao bì đều sẽ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Điều người mua cần xác nhận không chỉ là "mẫu này dùng được", mà là liệu nhà cung cấp có thể sao chép ổn định tiêu chuẩn mẫu đã được xác nhận sang hàng trăm, hàng ngàn chiếc hay thậm chí toàn bộ một dự án hay không.

Vì vậy, đối với đơn hàng đầu tiên, tốt nhất nên biến mẫu xác nhận, bảng thông số kỹ thuật, bản vẽ, màu sắc, cấu hình và yêu cầu đóng gói thành tiêu chuẩn bằng văn bản, tránh việc sau đó chỉ dựa vào lịch sử trò chuyện để phán đoán.

Cần làm rõ những trách nhiệm nào trước khi đặt hàng?

Điều đáng sợ nhất trong lần hợp tác đầu tiên là cả hai bên đều mặc định một số việc "đáng lẽ phải bao gồm".

Nhà cung cấp cho rằng báo giá chỉ bao gồm sản phẩm, nhưng người mua lại nghĩ rằng đã bao gồm bao bì xuất khẩu; nhà cung cấp cho rằng thời gian giao hàng bắt đầu từ sau khi xác nhận bản vẽ, trong khi người mua tính từ ngày thanh toán tiền đặt cọc.

Trước khi đặt hàng lớn, các điều kiện cốt lõi ảnh hưởng đến việc thực hiện phải được đưa vào Hóa đơn chiếu lệ (PI), hợp đồng hoặc phụ lục kỹ thuật.

Bao gồm thông số kỹ thuật cuối cùng, số lượng, giá cả, điều kiện thương mại, chu kỳ sản xuất, phương thức đóng gói, các mốc thanh toán và yêu cầu khắc phục sau khi sản phẩm gặp sự cố.

Nếu là thiết bị cơ khí, cần bổ sung thêm cấu hình chính, phụ kiện đi kèm và yêu cầu thử nghiệm.

Đối với vật liệu xây dựng dự án, cần xác nhận rõ kích thước, vật liệu, mã màu và ký hiệu bao bì.

Cần xác minh nhà cung cấp mới đến mức độ nào?

Khi giá trị đơn hàng đầu tiên nhỏ, bạn có thể bắt đầu đánh giá từ thông tin công ty, giao tiếp qua video và hàng mẫu.

Nhưng nếu giá trị đơn hàng một lần đã lớn hơn, việc xác minh nhà cung cấp cần phải sâu sắc hơn.

Ngoài việc xác nhận công ty và chủ thể nhận tiền, còn phải tìm hiểu địa điểm kinh doanh thực tế, sản phẩm chính, năng lực sản xuất hoặc cung ứng, cũng như việc nhà cung cấp này có thực sự có kinh nghiệm làm các đơn hàng tương tự hay không.

Nếu nhà cung cấp tự nhận là nhà máy sản xuất, bạn có thể sắp xếp kiểm tra nhà máy qua video hoặc đến tận nơi khảo sát, xem khu vực sản xuất, thiết bị, kho bãi, bán thành phẩm và tình hình đóng gói.

Việc xác minh nhà cung cấp không thể đảm bảo đơn hàng tuyệt đối không gặp vấn đề, nhưng có thể loại trừ một số đối tượng hợp tác rõ ràng không phù hợp trước khi thanh toán.

Tại sao việc thanh toán phải tương ứng với tiến độ đơn hàng?

Trong lần hợp tác đầu tiên, không nên giao phần lớn quyền chủ động cho nhà cung cấp một lần.

Các mốc thanh toán tốt nhất nên tương ứng với công việc thực tế đã hoàn thành.

Ví dụ: thanh toán tiền đặt cọc thỏa thuận sau khi xác nhận đơn hàng; tiếp tục nắm bắt tiến độ thực tế khi bước vào sản xuất; tiến hành thử nghiệm hoặc kiểm tra hàng hóa trước khi xuất xưởng (PSI) theo thỏa thuận sau khi hoàn thành sản hàng loạt; phát hiện vấn đề thì khắc phục trước, sau đó mới tiến hành các khoản thanh toán tiếp theo và xuất xưởng theo hợp đồng.

Trọng tâm không phải là tất cả các đơn hàng đều phải sử dụng cùng một tỷ lệ thanh toán, mà là trước mỗi khoản thanh toán, người mua đều phải biết nhà cung cấp đã hoàn thành những gì.

Nếu nhà cung cấp yêu cầu sắp xếp thanh toán có điểm bất thường rõ ràng, hoặc đột ngột đổi tài khoản nhận tiền giữa chừng, bạn nên tạm dừng thanh toán và xác minh lại.

Nên xem xét điều gì nhất trong quá trình sản xuất?

Với đơn hàng đầu tiên, bạn không thể cứ đặt hàng xong là ngồi đợi ngày giao hàng.

Nhà cung cấp phải có khả năng cung cấp tiến độ thực tế tương ứng với giai đoạn của đơn hàng. Ví dụ như nguyên vật liệu đã đến nơi chưa, sản xuất đã chính thức bắt đầu chưa, sản phẩm hàng loạt đã hoàn thành bao nhiêu, thiết bị đã bắt đầu thử nghiệm chưa, và khi nào thì bắt đầu đóng gói.

Nếu trong nhiều tuần liên tiếp chỉ nhận được các câu trả lời kiểu như "sản xuất bình thường", "sắp hoàn thành" mà không có hình ảnh, video hoặc số lượng thực tế tương ứng, người mua nên nâng cao mức độ chú ý.

Easysail China khi theo dõi các đơn hàng đầu tiên quan trọng sẽ chú ý nhiều hơn đến các mốc hoàn thành thực tế, chứ không phải tỷ lệ phần trăm do nhà cung cấp báo cáo bằng miệng.

Nếu thời gian giao hàng của đơn hàng vô cùng quan trọng, bạn cũng có thể xác nhận trạng thái sản xuất tại hiện trường ở các giai đoạn then chốt.

Kiểm tra hàng trước khi xuất xưởng cần giải quyết vấn đề gì?

PSI của đơn hàng đầu tiên không phải là làm lại một đợt đánh giá nhà cung cấp, mà là xác nhận xem lô hàng thực tế này có đạt yêu cầu của đơn hàng hay không.

Nội dung kiểm tra nên xoay quanh các tiêu chuẩn đã được xác nhận trước đó, bao gồm số lượng, vẻ ngoài, kích thước, chức năng, phụ kiện, bao bì và nhãn mác.

Thiết bị cơ khí còn cần phải đối chiếu việc thử nghiệm, cấu hình cốt lõi, phụ kiện đi kèm và tài liệu kỹ thuật.

Nếu phát hiện vấn đề, cần đưa ra yêu cầu khắc phục rõ ràng. Sau khi các vấn đề quan trọng được khắc phục xong, có thể tùy theo rủi ro để quyết định có kiểm tra lại hay không.

Chi phí xử lý thường sẽ cao hơn rất nhiều nếu phát hiện vấn đề sau khi hàng hóa đã rời khỏi Trung Quốc, vì vậy đơn hàng đầu tiên đặc biệt đáng để tận dụng tốt mốc kiểm tra trước khi xuất xưởng này.

Đơn hàng đầu tiên hoàn thành nên để lại những gì?

Đơn hàng đầu tiên không chỉ nên để lại kết quả là "đã nhận được hàng".

Người mua cũng nên lập một hồ sơ hợp tác với nhà cung cấp.

Ví dụ như báo giá của nhà cung cấp có ổn định không, thời gian giao hàng có thực hiện đúng hẹn không, phản hồi sản xuất có minh bạch không, vấn đề chất lượng xảy ra ở đâu, việc khắc phục có kịp thời không, và việc phối hợp đóng gói, xuất xưởng có suôn sẻ không.

Những thông tin này có thể quyết định trực tiếp việc có tiếp tục hợp tác ở đơn hàng thứ hai hay không, cũng như việc kiểm tra nào có thể được cắt giảm và rủi ro nào cần tiếp tục tập trung kiểm soát trong thời gian tới.

Một chuỗi cung ứng Trung Quốc thực sự ổn định được xây dựng từ hiệu suất của từng lô đơn hàng thực tế, chứ không phải được quyết định từ lần giao tiếp đầu tiên.

Easysail China hỗ trợ đơn hàng đầu tiên với nhà cung cấp mới như thế nào?

Nếu người mua nước ngoài đã tìm thấy nhà cung cấp mới tại Trung Quốc, Easysail China không cần thay thế nhà máy giúp bạn từ đầu. Chúng tôi có thể hỗ trợ trực tiếp bắt đầu từ các nhà cung cấp hiện có và đơn hàng đầu tiên.

Trước khi thanh toán, chúng tôi có thể hỗ trợ xác minh nhà cung cấp, kiểm tra nhà máy tại hiện trường hoặc qua video dựa trên thông tin công ty, đơn hàng và tình hình sản phẩm; sau khi đơn hàng khởi động, chúng tôi có thể theo dõi mẫu, xác nhận kỹ thuật và các mốc sản xuất; sau khi hàng loạt hoàn thành, chúng tôi sẽ sắp xếp PSI, xác nhận thử nghiệm thiết bị và theo dõi khắc phục theo tiêu chuẩn của người mua.

Khi hàng hóa chuẩn bị được vận chuyển, chúng tôi cũng có thể tiếp tục kiểm tra bao bì, điều phối gom hàng và giám sát việc đóng container.

Nếu bạn chuẩn bị đặt đơn hàng có giá trị lớn đầu tiên cho một nhà cung cấp mới tại Trung Quốc, bạn có thể gửi thông tin nhà cung cấp, báo giá, thông số kỹ thuật sản phẩm, số lượng mua, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng mục tiêu cho Easysail China. Chúng tôi có thể giúp bạn chia đơn hàng đầu tiên thành nhiều mốc có thể xác nhận và kiểm soát, vừa giảm thiểu rủi ro mua hàng, vừa đánh giá xem nhà cung cấp này có đáng để bước vào hợp tác lâu dài hay không.