Làm thế nào để nhà nhập khẩu Nam Mỹ giảm thiểu rủi ro khi thu mua tại Trung Quốc?

Tại sao khách hàng Nam Mỹ cần lập kế hoạch sớm khi thu mua từ Trung Quốc?

Khi các nhà nhập khẩu Nam Mỹ mua hàng từ Trung Quốc, khoảng cách địa lý xa, thời gian vận chuyển kéo dài và chênh lệch múi giờ rõ rệt khiến bất kỳ rắc rối nào không được xác nhận trước đều có thể dẫn đến chi phí xử lý phát sinh rất cao ở giai đoạn sau.

Đối với nhiều khách hàng Nam Mỹ, chuỗi cung ứng Trung Quốc có sức hút rất lớn. Cho dù là vật liệu xây dựng, nội thất, kim khí, máy móc thiết bị, phụ tùng nhà máy, vật liệu đóng gói hay sản phẩm dự án, Trung Quốc đều có thể cung cấp vô số lựa chọn. Tuy nhiên, thu mua không chỉ đơn thuần là nhìn vào giá sản phẩm. Yếu tố thực sự ảnh hưởng đến lợi nhuận và kết quả giao hàng thường là nhà cung cấp có đáng tin cậy hay không, chứng từ có đầy đủ không, quá trình vận chuyển có suôn sẻ không, và liệu hàng hóa có thể thông quan và bán ra nhanh chóng sau khi cập cảng hay không.

Nếu người mua lần đầu tiên thu mua từ Trung Quốc, tốt nhất không nên để đến khi xuất hàng mới giải quyết mọi vấn đề. Rủi ro thu mua tại Trung Quốc phần lớn có thể kiểm soát trước khi thanh toán, trong quá trình sản xuất và trước khi đóng container.

Giao tiếp với nhà cung cấp cần tránh thông tin không đầy đủ

Khi các nhà mua hàng Nam Mỹ liên hệ với nhà cung cấp Trung Quốc, họ thường gặp một vấn đề: nhà cung cấp phản hồi rất nhanh, nhưng thông tin không nhất thiết đã đầy đủ.

Ví dụ, nhà cung cấp có thể báo giá ngay lập tức, nhưng lại chưa xác nhận quy cách sản phẩm, phương thức đóng gói, điều khoản giao hàng, yêu cầu chứng từ và thị trường quốc gia đích. Đối với hàng hóa nhỏ thông thường, đây có thể không phải là vấn đề lớn; nhưng nếu thu mua máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng, kim khí, phụ tùng xe hoặc vật tư dự án, thông tin không đầy đủ sẽ làm tăng rủi ro ở giai đoạn sau.

Người mua nên làm rõ mục đích sử dụng sản phẩm, số lượng thu mua, quốc gia đích, yêu cầu chất lượng, yêu cầu đóng gói và thời gian giao hàng dự kiến ngay từ giai đoạn hỏi giá. Như vậy, phương án mà nhà cung cấp đưa ra mới sát với nhu cầu thu mua thực tế.

Nếu nhà cung cấp chỉ nói đơn giản "có thể làm được", "không thành vấn đề", nhưng không thể giải thích về tiêu chuẩn sản phẩm, sự khác biệt trong cấu hình và chi tiết giao hàng, người mua cần phải xác minh kỹ hơn.

Xác nhận danh tính nhà cung cấp và thông tin nhận tiền trước khi thanh toán

Trong thương mại quốc tế, an toàn thanh toán là cực kỳ quan trọng.

Trước khi thanh toán, nhà nhập khẩu Nam Mỹ nên xác nhận xem tên công ty nhà cung cấp, bảng báo giá, hợp đồng và tài khoản nhận tiền có nhất quán với nhau hay không. Nếu nhà cung cấp yêu cầu chuyển tiền vào tài khoản cá nhân hoặc thay đổi thông tin nhận tiền vào phút chót, người mua cần xử lý hết sức cẩn trọng.

Đối với các nhà cung cấp hợp tác lần đầu, đặc biệt là khi giá trị đơn hàng lớn, người mua không nên chỉ dựa vào website, hình ảnh và tin nhắn chat để phán đoán. Có thể thông qua kiểm tra nhà máy qua video, xác minh tại hiện trường hoặc nhờ đơn vị thứ ba hỗ trợ để tìm hiểu xem nhà cung cấp có hoạt động thực sự hay không, có kinh nghiệm sản xuất sản phẩm tương ứng hay không, và có đủ năng lực xuất khẩu cơ bản hay không.

Thực hiện thêm một bước xác nhận trước khi thanh toán thường giúp tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc phát hiện ra vấn đề sau khi đã chuyển tiền.

Xác nhận chứng từ thông quan với phía địa phương từ sớm

Yêu cầu nhập khẩu, quy trình thông quan và chi phí tại cảng của các quốc gia Nam Mỹ có thể khác nhau. Trước khi đặt hàng tại Trung Quốc, người mua nên xác nhận với đại lý thông quan địa phương xem cần những chứng từ gì.

Các chứng từ thường gặp bao gồm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), thông tin xuất xứ, bản mô tả sản phẩm, tài liệu đóng gói; một số sản phẩm cũng có thể liên quan đến chứng nhận, nhãn mác hoặc tài liệu kiểm nghiệm.

Nếu người mua không nêu rõ yêu cầu của quốc gia đích từ trước, nhà cung cấp Trung Quốc có thể chỉ chuẩn bị chứng từ xuất khẩu theo thông lệ chung. Khi hàng đến cảng, nếu phát hiện thiếu chứng từ hoặc nội dung không phù hợp với yêu cầu địa phương, thời gian thông quan có thể bị kéo dài.

Vì vậy, nhà mua hàng Nam Mỹ không nên đợi đến khi tàu sắp cập cảng mới bắt đầu sắp xếp chứng từ. Việc chuẩn bị chứng từ nên được tiến hành đồng thời với quá trình sản xuất, đóng gói và đặt tàu.

Không thể bỏ qua thời gian vận chuyển và chi phí tại cảng đích

Vận chuyển từ Trung Quốc đến Nam Mỹ có tuyến đường biển rất xa, thời gian vận chuyển thường dài hơn so với gửi đến khu vực châu Á, Trung Đông hoặc một phần châu Âu. Khi sắp xếp kế hoạch bán hàng, giao hàng dự án hoặc bổ sung kho bãi, người mua cần dự trù thời gian dư dả hơn.

Ngoài cước vận chuyển đường biển, chi phí tại cảng đích cũng cần được ước tính trước. Một số người mua chỉ chú ý đến báo giá tại Trung Quốc và giá cước biển, đến khi hàng cập cảng mới phát hiện chi phí kho bãi, chứng từ, dỡ container, xe kéo hoặc các chi phí liên quan đến thông quan tại địa phương cao hơn dự kiến.

Cách làm an toàn hơn là yêu cầu công ty giao nhận (forwarder) hoặc đại lý thông quan cung cấp cơ cấu chi phí ước tính trước khi thu mua. Nhờ đó, người mua mới phán đoán được chi phí cập cảng thực tế (landed cost) của lô hàng, thay vì chỉ nhìn vào đơn giá sản phẩm do nhà cung cấp đưa ra.

Xác nhận dịch vụ sau bán hàng và phụ tùng trước khi xuất hàng

Đối với máy móc thiết bị, phụ tùng xe, thiết bị nhà máy và sản phẩm dự án, vấn đề sau bán hàng không thể đợi đến khi hàng cập cảng mới tính đến.

Người mua cần xác nhận trước về linh kiện dễ hao mòn, phụ tùng thay thế, sách hướng dẫn sử dụng, tài liệu lắp đặt, phương thức sửa chữa và khả năng phối hợp sau này của nhà cung cấp. Nếu thiết bị đến Nam Mỹ mới phát hiện không rõ mã phụ tùng, hoặc nhà cung cấp không thể hỗ trợ kỹ thuật, chi phí sửa chữa sẽ rất đắt đỏ.

Ngay cả với vật liệu xây dựng, nội thất, kim khí và vật liệu trang trí, cũng cần cân nhắc đến việc bổ sung hàng và thay thế sau này. Nếu một số phụ tùng trong dự án bị thất lạc hoặc hư hỏng, việc có thể gửi bổ sung nhanh chóng hay không cũng sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Easysail China hỗ trợ khách hàng Nam Mỹ thu mua như thế nào?

Easysail China có thể hỗ trợ các nhà nhập khẩu Nam Mỹ tìm kiếm nhà cung cấp tại Trung Quốc, xác minh nhà máy, xác nhận mẫu, so sánh phương án, theo dõi sản xuất, kiểm tra hàng xuất và điều phối đóng container.

Đối với vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị, phụ tùng nhà máy, kim khí, nội thất và sản phẩm dự án, chúng tôi có thể giúp người mua phán đoán rủi ro nhà cung cấp trước khi thanh toán, theo dõi các mốc tiến độ quan trọng trong quá trình sản xuất, đồng thời xác nhận đóng gói, số lượng và tài liệu chứng từ trước khi xuất hàng.

Nếu bạn đến từ Nam Mỹ và đang có kế hoạch thu mua sản phẩm từ Trung Quốc, bạn có thể gửi danh mục sản phẩm, số lượng thu mua, quốc gia đích, giá mục tiêu và thời gian giao hàng dự kiến cho Easysail China. Chúng tôi có thể giúp bạn phán đoán trước các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thu mua, vận chuyển và giao hàng.