Người mua châu Âu làm thế nào để tránh rủi ro tuân thủ khi nhập hàng từ Trung Quốc?

Khi người mua châu Âu nhập hàng từ Trung Quốc, giá cả không phải là ưu tiên duy nhất. Người mua còn phải xác nhận sản phẩm có tuân thủ các yêu cầu về an toàn, bảo vệ môi trường, nhãn mác, đóng gói và tài liệu của thị trường châu Âu. Đặc biệt đối với các sản phẩm như đèn, sản phẩm điện tử, thiết bị máy móc, vật liệu xây dựng, đồ chơi, đồ gia dụng, cần phải xác minh chứng nhận và dữ liệu kiểm nghiệm trước khi đặt hàng.

I. Tại sao người mua châu Âu cần đặc biệt chú trọng tuân thủ?

Thị trường châu Âu có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn sản phẩm, bảo vệ môi trường, nhãn mác và tài liệu.

Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu, có thể gặp phải các vấn đề như chậm trễ thông quan, bị gỡ khỏi sàn thương mại điện tử, khiếu nại của khách hàng, trả hàng, phạt tiền hoặc không thể bán được.

Nhiều nhà cung cấp Trung Quốc có thể sản xuất sản phẩm, nhưng không nhất thiết quen thuộc với các yêu cầu cụ thể của từng quốc gia châu Âu. Một số nhà cung cấp có thể nói “có CE”, nhưng người mua vẫn cần xác nhận thêm liệu tài liệu đó có thật, sản phẩm có phù hợp và chứng nhận có khớp với mẫu mã mua hàng hay không.

Vì vậy, khi người mua châu Âu mua hàng từ Trung Quốc, không thể chỉ nhìn vào báo giá và hình ảnh, mà còn phải ghi rõ các yêu cầu tuân thủ từ trước.

II. Các vấn đề tuân thủ thường gặp là gì?

Thứ nhất, chứng nhận và sản phẩm không khớp.

Một số nhà cung cấp có thể cung cấp chứng nhận, nhưng tên công ty, mẫu mã sản phẩm, tiêu chuẩn thử nghiệm trên chứng nhận lại không khớp với sản phẩm thực tế được mua.

Thứ hai, chỉ có chứng nhận mà không có báo cáo thử nghiệm.

Chứng nhận có thể được dùng làm tham khảo, nhưng người mua còn phải xem báo cáo thử nghiệm, mẫu mã sản phẩm, cơ quan thử nghiệm và phạm vi áp dụng.

Thứ ba, nhãn sản phẩm không đạt yêu cầu.

Thị trường châu Âu thường quan tâm đến nhãn sản phẩm, thông tin cảnh báo, hướng dẫn sử dụng, thông tin nhà nhập khẩu, dấu hiệu vật liệu, nhãn năng lượng, v.v. Các sản phẩm khác nhau có yêu cầu khác nhau.

Thứ tư, đóng gói và hướng dẫn sử dụng không được xác nhận trước.

Nhiều nhà cung cấp mặc định sử dụng bao bì dành cho thị trường Trung Quốc hoặc bao bì xuất khẩu chung, nhưng người mua châu Âu có thể yêu cầu hướng dẫn sử dụng đa ngôn ngữ, nhãn đặc biệt, mã vạch, dấu hiệu tái chế hoặc bao bì mang thương hiệu của khách hàng.

Thứ năm, mẫu đạt yêu cầu, nhưng hàng loạt chưa chắc đã nhất quán.

Mẫu vượt qua thử nghiệm không có nghĩa là hàng loạt nhất định sẽ tuân thủ cùng tiêu chuẩn. Người mua cần ghi rõ tiêu chuẩn mẫu và yêu cầu kiểm tra chất lượng hàng loạt.

III. Cần xác minh những tài liệu nào trước khi đặt hàng?

Người mua châu Âu có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp các tài liệu cơ bản trước khi thanh toán.

Các tài liệu phổ biến bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh hoặc thông tin nhà cung cấp
• Bảng thông số kỹ thuật sản phẩm
• Tài liệu CE hoặc Tuyên bố về sự phù hợp
• Tài liệu kiểm nghiệm RoHS
• Tuyên bố hoặc tài liệu kiểm nghiệm liên quan đến REACH
• Báo cáo kiểm nghiệm sản phẩm
• Hướng dẫn sử dụng
• Tài liệu nhãn mác và đóng gói
• Hình ảnh sản phẩm và danh sách mẫu mã
• Các trường hợp xuất khẩu sang châu Âu trước đây

Không phải tất cả sản phẩm đều cần cùng loại tài liệu. Người mua nên xác nhận dựa trên danh mục sản phẩm, quốc gia bán hàng và kênh phân phối.

Nếu nhà cung cấp không thể giải thích rõ sản phẩm cần tuân thủ những yêu cầu nào, và cũng không thể cung cấp tài liệu rõ ràng, người mua nên thận trọng khi tiếp tục đơn hàng.

IV. Làm thế nào để đánh giá độ tin cậy của tài liệu từ nhà cung cấp?

Người mua đừng chỉ thấy “có chứng nhận” mà an tâm ngay.

Bạn có thể tập trung kiểm tra các nội dung sau:

• Tên công ty trên chứng nhận có khớp với nhà cung cấp không?
• Mẫu mã sản phẩm có khớp với sản phẩm được báo giá không?
• Tiêu chuẩn thử nghiệm có liên quan đến thị trường mục tiêu không?
• Báo cáo thử nghiệm có rõ ràng và đầy đủ không?
• Ngày cấp tài liệu có quá cũ không?
• Cơ quan thử nghiệm có thật không?
• Có bao gồm tất cả các mẫu mã được mua không?
• Có thể cung cấp tài liệu phiên bản tiếng Anh không?
• Có hướng dẫn sử dụng và tài liệu nhãn mác không?
• Có sẵn sàng hợp tác với kiểm tra của bên thứ ba không?

Nếu tài liệu mà nhà cung cấp cung cấp mập mờ, ảnh chụp màn hình không đầy đủ, mẫu mã không khớp, người mua cần yêu cầu bổ sung thông tin.

Tài liệu tuân thủ không chỉ là công cụ bán hàng mà còn phải tương ứng với sản phẩm thực tế được mua.

V. Cần kiểm tra gì trước khi xuất hàng?

Ngay cả khi nhà cung cấp đã cung cấp tài liệu, việc kiểm tra trước khi xuất hàng vẫn rất quan trọng.

Người mua châu Âu có thể tập trung kiểm tra:

• Hàng loạt có nhất quán với mẫu đã xác nhận không?
• Mẫu mã, màu sắc, thông số kỹ thuật có đúng không?
• Nhãn sản phẩm có đúng không?
• Thông tin đóng gói có đúng không?
• Hướng dẫn sử dụng có được đặt vào bao bì không?
• Mã vạch và nhãn của khách hàng có đúng không?
• Phụ kiện có đầy đủ không?
• Hình thức và chức năng sản phẩm có bình thường không?
• Ký mã hiệu bên ngoài thùng carton có đạt yêu cầu không?
• Hồ sơ xuất khẩu có được chuẩn bị đầy đủ không?

Nhiều vấn đề tuân thủ không phải do bản thân sản phẩm không thể làm được, mà là do nhãn mác, hướng dẫn sử dụng, mẫu mã, bao bì và tài liệu không được quản lý tốt.

Những vấn đề này nếu phát hiện trước khi xuất hàng tại Trung Quốc, vẫn có thể chỉnh sửa kịp thời.
Nếu hàng đã đến châu Âu, chi phí xử lý sẽ cao hơn nhiều.

VI. Easysail China có thể hỗ trợ như thế nào?

Easysail China có thể giúp người mua châu Âu xác minh nhà cung cấp và thông tin sản phẩm trước khi mua hàng tại Trung Quốc.

Chúng tôi có thể hỗ trợ kiểm tra thông tin nhà cung cấp, thông số kỹ thuật sản phẩm, tài liệu chứng nhận, báo cáo thử nghiệm, tiêu chuẩn mẫu, nhãn đóng gói và tài liệu xuất hàng. Chúng tôi cũng có thể giúp người mua sắp xếp kiểm tra nhà máy qua video, xác nhận mẫu, theo dõi sản xuất và kiểm tra trước khi xuất hàng.

Nếu người mua cần mua nhiều sản phẩm hoặc từ nhiều nhà cung cấp, chúng tôi cũng có thể hỗ trợ thống nhất kiểm tra tài liệu, tránh tình trạng tài liệu không nhất quán từ các nhà cung cấp khác nhau, bao bì không đồng bộ hoặc sắp xếp container lộn xộn.

Đối với người mua châu Âu, giá trị của một đội ngũ mua hàng địa phương không chỉ là tìm nhà cung cấp, mà còn là giúp bạn kiểm soát rủi ro trước khi thanh toán, sản xuất và xuất hàng.

Nếu bạn đang mua sản phẩm từ Trung Quốc và có kế hoạch bán tại thị trường châu Âu, bạn có thể gửi hình ảnh sản phẩm, số lượng mua dự kiến, giá mục tiêu, quốc gia bán hàng và thông tin nhà cung cấp cho Easysail China.

Chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá ban đầu loại sản phẩm này cần xác minh những tài liệu tuân thủ nào là trọng điểm, thông tin nhà cung cấp nào cần bổ sung, và những vấn đề then chốt nào nên kiểm tra trước khi xuất hàng.