Mua hàng từ nhiều nhà cung cấp Trung Quốc: Làm sao để sắp xếp xuất hàng tập trung?

Tại sao xuất hàng từ nhiều nhà cung cấp lại dễ dẫn đến hỗn loạn?

Khi các nhà nhập khẩu nước ngoài thu mua từ Trung Quốc, họ thường không chỉ mua một sản phẩm đơn lẻ. Một dự án có thể đồng thời mua vật liệu xây dựng, nội thất, đèn chiếu sáng, kim khí, thiết bị vệ sinh, phụ tùng máy móc và các sản phẩm phụ trợ khác. Các mặt hàng này đến từ nhiều thành phố, nhiều nhà máy và có tiến độ hoàn thành khác nhau. Nếu không có sự quản lý tập trung, khâu xuất hàng rất dễ phát sinh sự cố.

Khi chỉ xuất hàng từ một nhà cung cấp, trách nhiệm rất rõ ràng. Nhưng khi nhiều nhà cung cấp cùng phối hợp xuất hàng, mỗi nhà máy chỉ quan tâm xem hàng của mình đã làm xong chưa, trong khi người mua lại cần toàn bộ lô hàng phải rời Trung Quốc cùng nhau theo đúng kế hoạch.

Chỉ cần một nhà cung cấp bị trễ tiến độ, cả container có thể không thể đóng hàng đúng giờ. Nếu mác thùng (shipping mark) không đồng nhất, việc phân loại khi nhận hàng tại cảng đích sẽ cực kỳ khó khăn. Nếu thông tin đóng gói không chính xác, quá trình thông quan và nhập kho tại điểm đến cũng sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Cần thống nhất tiến độ trước, chứ không chờ xong hàng mới phối hợp

Để gom hàng xuất chung từ nhiều nhà cung cấp, yếu tố quan trọng nhất là quản lý tiến độ sản xuất ngay từ đầu.

Nhiều người mua thường xác định thời gian sản xuất riêng lẻ với từng nhà cung cấp mà không đưa tất cả vào một kế hoạch xuất hàng chung. Hậu quả là có những lô hàng hoàn thành quá sớm, làm tăng chi phí lưu kho; trong khi những lô khác lại chậm trễ, làm ảnh hưởng đến lịch đóng container chung.

Phương án hợp lý hơn là thống nhất rõ thời gian xuất hàng dự kiến ngay từ khi đặt hàng, đồng thời thông báo cho từng nhà cung cấp biết lịch trình gom hàng và đóng container cuối cùng. Đối với các sản phẩm có chu kỳ sản xuất dài, cần theo dõi sát sao từ sớm. Đối với các mặt hàng đặt làm theo yêu cầu (customized), máy móc thiết bị hoặc vật liệu đặc thù dễ bị trễ hạn, tuyệt đối không nên đợi đến tuần cuối cùng mới xác nhận.

Sắp xếp xuất hàng tập trung không phải là công việc chỉ bắt đầu ở giai đoạn logistics, mà phải được quản lý ngay từ giai đoạn sản xuất.

Kho gom hàng có vai trò gì?

Nếu hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp cần đóng chung vào một container, bạn thường sẽ cần một điểm gom hàng (consolidation warehouse).

Vai trò của kho gom hàng không chỉ đơn thuần là lưu trữ, mà còn giúp người mua kiểm tra xem hàng của từng nhà cung cấp đã đến đủ chưa, thùng carton có nguyên vẹn không, số lượng có khớp với phiếu đóng gói (packing list) không, shipping mark có rõ ràng không và hàng hóa đã sẵn sàng để đóng container chưa.

Nếu không có kho gom hàng, việc các nhà cung cấp vận chuyển thẳng đến điểm đóng container dễ dẫn đến tình trạng lệch giờ, hàng đến không đủ, khó kiểm đếm tại chỗ và phát sinh chi phí chờ đợi của xe container.

Đối với các đơn hàng vật liệu xây dựng, nội thất, đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh và phụ kiện, kho gom hàng còn giúp người mua phát hiện sớm các vấn đề như thùng carton bị rách, dán sai nhãn hoặc thiếu phụ kiện.

Thống nhất mác thùng (shipping mark) và phiếu đóng gói (packing list) từ trước

Rủi ro lớn nhất khi mua hàng từ nhiều nhà cung cấp là sự nhầm lẫn hàng hóa khi về đến cảng đích.

Nếu mỗi nhà cung cấp dán nhãn theo thói quen riêng của họ, người mua khi nhận hàng tại cảng đích sẽ rất khó biết được thùng nào thuộc về khu vực nào, dự án nào, phòng nào hoặc đơn hàng nào.

Đặc biệt đối với các dự án khách sạn, căn hộ, công trình xây dựng hoặc đơn hàng bán buôn, mác thùng外箱唛头 (shipping mark) cần phải được thống nhất từ trước. Các thông tin như tên dự án, mã sản phẩm, mã nhà cung cấp, số thùng, số lượng và thông tin điểm đến cần được thể hiện rõ ràng.

Phiếu đóng gói (packing list) cũng phải hoàn toàn khớp với hàng hóa thực tế. Nhiều sự cố không xuất hiện lúc đóng container tại Trung Quốc, mà chỉ lộ ra khi đến cảng đích như sai lệch số thùng, tên hàng không rõ ràng, phụ kiện không được liệt kê riêng. Điều này làm tăng đáng kể chi phí thông quan, phân loại tại kho và lắp đặt tại công trình.

Thứ tự xếp hàng vào container ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hàng tại điểm đến

Khi xếp hàng của nhiều nhà cung cấp vào cùng một container, không thể chỉ quan tâm đến việc có nhét vừa hay không, mà còn phải tính toán thứ tự xếp hàng.

Hàng nặng, hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh và hàng cần dùng gấp đều cần được bố trí vị trí phù hợp. Ví dụ: hàng nặng không được đè lên hàng nhẹ, hàng dễ vỡ cần được gia cố bảo vệ, và các vật liệu cần sử dụng trước tại công trình tốt nhất không nên bị xếp sâu ở trong cùng.

Nếu người mua có kế hoạch lắp đặt theo giai đoạn, nhận hàng theo khu vực hoặc thứ tự sử dụng tại công trình, cần thông báo trước cho đội ngũ phụ trách đóng container. Nếu không, dù toàn bộ hàng hóa có xếp vừa vào container, việc dỡ hàng tại điểm đến sẽ trở nên vô cùng rối loạn.

Easysail China hỗ trợ xuất hàng tập trung từ nhiều nhà cung cấp như thế nào?

Easysail China cung cấp giải pháp hỗ trợ các nhà nhập khẩu quốc tế quản lý quá trình gom hàng và xuất hàng tập trung từ nhiều nhà cung cấp Trung Quốc. Chúng tôi giúp người mua theo dõi tiến độ sản xuất của từng nhà máy, điều phối thời gian gom hàng, đối chiếu shipping mark, packing list, kiểm tra tình trạng đóng gói và sắp xếp thứ tự chất hàng lên container dựa trên đặc tính của từng mặt hàng.

Đối với các đơn hàng vật liệu xây dựng, nội thất, đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh, kim khí, phụ tùng máy móc và thu mua theo dự án, chúng tôi hỗ trợ người mua hợp nhất nguồn hàng từ nhiều nhà cung cấp thành một kế hoạch xuất hàng rõ ràng, tối ưu.

Nếu bạn đang thu mua sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp Trung Quốc, hãy gửi danh sách nhà cung cấp, danh mục sản phẩm, thời gian hoàn thành dự kiến, quốc gia đích và kế hoạch xuất hàng cho Easysail China. Chúng tôi sẽ giúp bạn đánh giá phương án gom hàng, cách thức đóng container phù hợp, đồng thời giảm thiểu tối đa rủi ro giao sai, giao thiếu và tình trạng hỗn loạn khi hàng đến cảng.