Đại lý mua hàng tại Trung Quốc theo dõi tiến độ sản xuất như thế nào?

Sau khi người mua nước ngoài thanh toán tiền cọc cho nhà cung cấp Trung Quốc, quá trình thực hiện đơn hàng thực sự mới bắt đầu. Việc theo dõi sản xuất hiệu quả không phải là ngày nào cũng giục nhà máy, mà là thiết lập trước các mốc quan trọng và yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hình ảnh, video và thông tin sản xuất tương ứng với tiến độ thực tế. Đối với các đơn hàng giá trị lớn, mua sắm dự án và thiết bị máy móc, phát hiện độ lệch tiến độ càng sớm thì càng có nhiều thời gian để điều chỉnh lịch giao hàng, kiểm tra chất lượng và kế hoạch xuất hàng.

Tại sao không thể chỉ đợi nhà cung cấp thông báo “hàng đã làm xong”?

Nhiều người mua nước ngoài sau khi đặt hàng sẽ chờ nhà cung cấp chủ động cập nhật.

Khi đơn hàng diễn ra suôn sẻ thì không có vấn đề gì, nhưng nếu nguyên vật liệu, xác nhận kỹ thuật, lịch sản xuất hoặc linh kiện quan trọng bị chậm trễ, người mua thường chỉ biết được tình hình thực tế khi gần đến ngày giao hàng dự kiến.

Nhà cung cấp nói “production is not a problem” hay “production is going well” không thể chứng minh được đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm.

Một cơ chế theo dõi sản xuất đáng tin cậy phải giúp người mua biết được hiện đang ở giai đoạn nào, bước tiếp theo là gì, có vấn đề gì ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cuối cùng hay không.

Easysail quan tâm nhiều hơn đến trạng thái hoàn thành thực tế chứ không chỉ là con số phần trăm do nhà cung cấp đưa ra bằng lời nói.

Bước đầu tiên cần xác nhận sau khi đặt hàng là gì?

Sau khi thanh toán tiền cọc, cần xác nhận xem đơn hàng đã thực sự bước vào giai đoạn thực hiện hay chưa.

Ví dụ như khi nào mua nguyên vật liệu, bản vẽ và mẫu đã được xác nhận lần cuối hay chưa, các phụ kiện đặc biệt đã được đặt hàng chưa, dự kiến khi nào bước vào sản xuất hàng loạt.

Thiết bị máy móc cũng có thể liên quan đến phương án điện, khuôn mẫu, hệ thống điều khiển và các bộ phận cốt lõi mua ngoài; vật liệu xây dựng và nội thất đặt làm riêng có thể liên quan đến màu sắc, phụ kiện kim loại, lô vật liệu và xác nhận kích thước.

Nếu những điều kiện này chưa hoàn thành, nhà cung cấp dù có nói “đơn hàng đã bắt đầu” thì cũng có thể chưa thực sự bước vào sản xuất.

Tiến độ sản xuất nên được chia thành những mốc nào?

Quy trình của các sản phẩm khác nhau là khác nhau, nhưng không nên chỉ thiết lập một ngày giao hàng cuối cùng duy nhất.

Có thể thiết lập một số mốc quan trọng theo tình hình thực tế của đơn hàng, ví dụ như:

• Nguyên vật liệu hoặc linh kiện cốt lõi đã đến nơi
• Chính thức bắt đầu sản xuất
• Hoàn thành sản xuất giai đoạn trung gian
• Lắp ráp sản phẩm hoặc xử lý bề mặt
• Kiểm tra thiết bị hoặc kiểm tra thành phẩm
• Hoàn thành đóng gói
• Kiểm tra trước khi xuất hàng PSI
• Đóng container và vận chuyển

Mỗi mốc đều phải có bằng chứng thực tế tương ứng.

Bằng cách này, nếu một bước nào đó chậm hơn kế hoạch, người mua có thể đánh giá trước xem điều đó có ảnh hưởng đến lịch tàu cuối cùng hay không.

Làm thế nào để đánh giá hình ảnh và video có phải là tiến độ thực tế không?

Hình ảnh sản xuất phải tương ứng với đơn hàng.

Nếu nhà cung cấp mỗi lần chỉ gửi vài bức ảnh cục bộ, rất khó để phán đoán những sản phẩm đó có phải của đơn hàng này hay không, và cũng không thể biết sản xuất hàng loạt đã hoàn thành được bao nhiêu.

Khi theo dõi các đơn hàng quan trọng, Easysail sẽ yêu cầu nhà cung cấp cố gắng cung cấp thông tin có thể nhận diện đơn hàng và giai đoạn, chẳng hạn như số lượng sản xuất, trạng thái hiện trường, bán thành phẩm, biển thông số thiết bị hoặc tiến độ đóng gói.

Đối với các mốc quan trọng, nếu tài liệu từ xa không thể làm rõ vấn đề, chúng tôi cũng có thể đến hiện trường để xác minh tùy theo tình hình đơn hàng.

Theo dõi tại hiện trường không phải là để làm phiền nhà máy thường xuyên, mà là để xác nhận trạng thái thực tế tại các mốc quan trọng.

Phải làm gì khi thời gian giao hàng bắt đầu bị tụt lại phía sau?

Điều quan trọng nhất là tìm ra nguyên nhân trước, chứ không chỉ yêu cầu nhà cung cấp “làm nhanh lên”.

Nếu nguyên vật liệu đến muộn, cần xác nhận khi nào nguyên vật liệu thực sự đến nơi; nếu lịch sản xuất bị chiếm dụng bởi đơn hàng khác, cần đánh giá xem nhà máy còn có thể khôi phục kế hoạch hay không; nếu vấn đề mẫu mã hoặc kỹ thuật chưa được xác nhận, thì người mua và nhà cung cấp cần nhanh chóng đưa ra quyết định.

Các nguyên nhân khác nhau tương ứng với các giải pháp khác nhau.

Đôi khi có thể tăng cường nguồn lực sản xuất, đôi khi cần điều chỉnh thứ tự của một số sản phẩm, hoặc cũng có thể cần sắp xếp lại phương án ban đầu là xuất hàng chung nhiều nhà cung cấp.

Phát hiện vấn đề càng sớm, càng có nhiều lựa chọn.

Tại sao vấn đề chất lượng phải được giải quyết ngay trong quá trình sản xuất?

Một số vấn đề nếu đợi đến bước PSI mới phát hiện thì đã quá muộn.

Ví dụ như nội thất đặt làm sai màu, cấu hình cốt lõi của máy móc lắp nhầm, cấu trúc đóng gói không đáp ứng yêu cầu hoặc sản phẩm hàng loạt sử dụng nhầm nguyên vật liệu.

Đối với các dự án quan trọng, có thể bổ sung thêm một lần xác nhận trong giai đoạn giữa quá trình sản xuất.

Đây không phải là thay thế việc kiểm tra hàng hóa cuối cùng, mà là kiểm tra xem hướng sản xuất có bị lệch khỏi tiêu chuẩn đã xác nhận hay không.

Nếu phát hiện vấn đề, có thể chấn chỉnh trước khi toàn bộ lô hàng hoàn thành, chi phí sửa chữa sẽ thấp hơn rất nhiều so với việc làm xong toàn bộ mới đem đi làm lại.

Làm thế nào để theo dõi thống nhất đối với đơn hàng nhiều nhà cung cấp?

Nếu người mua mua hàng đồng thời từ năm, mười hoặc nhiều nhà cung cấp Trung Quốc hơn nữa, chỉ trò chuyện riêng với từng nhà máy sẽ rất khó để nắm bắt toàn bộ dự án.

Easysail có thể đưa các nhà cung cấp khác nhau vào một bảng tiến độ thống nhất, ghi lại sản phẩm, số lượng, trạng thái xác nhận, mốc sản xuất, thời gian dự kiến hoàn thành, tình hình kiểm hàng và tập kết hàng hóa.

Bằng cách này, có thể nhanh chóng nhìn thấy nhà cung cấp nào có khả năng trở thành điểm gây chậm trễ cho toàn bộ dự án.

Đối với các đơn hàng cuối cùng cần tập kết và đóng container thống nhất, sự phối hợp này đặc biệt quan trọng, bởi vì nhà cung cấp chậm nhất có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc xuất hàng nguyên container.

Easysail hỗ trợ theo dõi sản xuất như thế nào?

Easysail có thể can thiệp trực tiếp vào việc thực hiện đơn hàng sau khi người mua nước ngoài đã xác nhận nhà cung cấp, không yêu cầu khách hàng phải đổi nhà cung cấp mới.

Chúng tôi có thể thiết lập kế hoạch theo dõi sản xuất dựa trên hợp đồng, Hóa đơn chiếu lệ PI, thông số kỹ thuật sản phẩm và thời gian giao hàng mục tiêu, liên tục xác nhận việc chuẩn bị nguyên vật liệu, trạng thái sản xuất, kiểm tra, đóng gói và thời gian dự kiến hoàn thành. Khi có điểm bất thường, chúng tôi sẽ phản hồi tình hình thực tế và những ảnh hưởng có thể xảy ra cho người mua thay vì đợi đến khi nhà cung cấp tuyên bố chậm trễ mới xử lý.

Đối với các đơn hàng giá trị lớn, dự án vật liệu xây dựng, thiết bị máy móc và mua sắm từ nhiều nhà cung cấp, chúng tôi cũng có thể sắp xếp việc xác minh tại hiện trường, kiểm tra giữa kỳ, kiểm tra PSI, theo dõi khắc phục, tập kết hàng và giám sát đóng container theo nhu cầu.

Nếu bạn đã đặt hàng với nhà cung cấp Trung Quốc nhưng không thể xác nhận tiến độ sản xuất thực tế, bạn có thể gửi thông tin đơn hàng, thông tin nhà cung cấp và thời gian xuất hàng mục tiêu cho Easysail. Chúng tôi có thể giúp bạn biến câu nói “nhà cung cấp nói đang sản xuất” thành một bộ hồ sơ thực hiện đơn hàng thực sự có thể theo dõi liên tục.