Làm thế nào để kiểm soát thời gian giao hàng cho các đơn hàng mua sắm giá trị lớn tại Trung Quốc?

Để kiểm soát thời gian giao hàng cho các đơn hàng mua sắm giá trị lớn tại Trung Quốc, không thể chỉ dựa vào việc nhà cung cấp ghi một con số "30 ngày" hoặc "45 ngày" trên bảng báo giá. Phương pháp thực sự hiệu quả là chia nhỏ việc xác nhận mẫu, nguyên vật liệu, sản xuất, kiểm tra, đóng gói, kiểm hàng và đóng container thành các mốc có thể xác minh, đồng thời liên tục theo dõi tình trạng hoàn thành thực tế. Trọng tâm của việc quản lý thời gian giao hàng không phải là giục nhà máy, mà là phát hiện sớm khâu nào bắt đầu lệch khỏi kế hoạch.

Tại sao thời gian giao hàng do nhà cung cấp cam kết thường hay thay đổi?

Chu kỳ sản xuất do nhà cung cấp đưa ra thường dựa trên một số điều kiện tiền đề, chẳng hạn như đã nhận tiền đặt cọc, bản vẽ đã được xác nhận, mẫu đã được phê duyệt hoặc nguyên vật liệu đặc biệt đã về đến nơi.

Nếu người mua chỉ nhớ "giao hàng trong 40 ngày" mà không xác nhận 40 ngày đó được tính từ ngày nào, rất dễ dẫn đến hiểu lầm.

Thiết bị cơ khí có thể cần xác nhận cấu hình và phương án điện trước, đồ nội thất tùy chỉnh cần xác nhận bản vẽ và màu sắc, cửa ra vào và cửa sổ cần kích thước cuối cùng, vật liệu xây dựng dự án cũng có thể phải chờ mẫu và lựa chọn vật liệu. Chừng nào các bước xác nhận phía trước chưa hoàn tất, chu kỳ sản xuất thực tế vẫn chưa thực sự bắt đầu.

Vì vậy, trước khi đặt các đơn hàng giá trị lớn, cần phải viết rõ các điều kiện bắt đầu tính thời gian giao hàng.

Những mốc nào dễ khiến dự án bị chậm tiến độ nhất?

Nhiều đơn hàng chậm trễ không phải vì tốc độ sản xuất của nhà máy chậm, mà vì quá trình xác nhận ở giai đoạn đầu kéo dài quá lâu.

Tình trạng phổ biến là mẫu bị sửa đi sửa lại nhiều lần, bản vẽ chậm được ký duyệt, nguyên vật liệu đặc biệt không được mua trước, hoặc thời gian giao hàng của một linh kiện quan trọng nào đó dài hơn sản phẩm chính.

Sau khi bước vào giai đoạn sản xuất, việc đóng gói cũng là khâu thường bị đánh giá thấp về thời gian. Thiết bị cỡ lớn cần thùng gỗ và cố định, đá nung kết, cửa và đồ nội thất có thể cần khung gỗ chuyên dụng, sản phẩm dự án còn phải hoàn thiện ký mã hiệu (shipping marks) và phân loại.

Nếu những công việc này đến phút cuối mới sắp xếp, thì ngay cả khi bản thân sản phẩm đã làm xong, cũng không có nghĩa là có thể đóng container ngay lập tức.

Mua sắm giá trị lớn càng cần phải nhìn tổng thể toàn bộ chuỗi giao hàng thay vì chỉ nhìn vào "tỷ lệ phần trăm hoàn thành sản xuất".

Làm thế nào để xác nhận báo cáo tiến độ của nhà cung cấp là sự thật?

Một câu nói "đang sản xuất" không thể chứng minh được tiến độ thực tế.

Điều người mua cần là bằng chứng tương ứng với các mốc của đơn hàng. Ví dụ như nguyên vật liệu được chuẩn bị đến mức độ nào, những bán thành phẩm nào đã hoàn thành, số lượng sản xuất hàng loạt là bao nhiêu, thiết bị đã bước vào giai đoạn thử nghiệm hay chưa, công việc đóng gói đã hoàn thành được bao nhiêu.

Ảnh và video chụp cũng phải có tính liên tục.

Nếu nhà cung cấp liên tục trong nhiều tuần chỉ gửi những bức ảnh có góc chụp tương tự, hoặc lần nào cũng nói "tuần sau sẽ xong" nhưng không thể giải thích cụ thể công việc còn lại là gì, thì nên đánh giá lại thời gian giao hàng.

Đối với các đơn hàng quan trọng, Easysail China có thể đến tận hiện trường nhà máy để xác minh trạng thái thực tế. Việc tận mắt nhìn thấy nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm và tiến độ đóng gói tại hiện trường thường dễ phán đoán đơn hàng đã bị chậm hay chưa hơn so với việc hỏi từ xa.

Nhiều nhà cung cấp thì làm thế nào để tránh việc một người làm chậm trễ toàn bộ quá trình xuất hàng?

Việc mua sắm theo dự án thường liên quan đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc.

Nếu cuối cùng phải gom hàng chung một container, nhà cung cấp chậm nhất có thể sẽ quyết định thời điểm toàn bộ lô hàng rời khỏi Trung Quốc.

Lúc này, không thể chỉ đưa ra cùng một thời hạn chót cho tất cả các nhà cung cấp, mà nên lập kế hoạch ngược dựa trên chu kỳ sản xuất của từng sản phẩm. Các sản phẩm tùy chỉnh có chu kỳ dài nên được khởi động trước, sản phẩm tiêu chuẩn có thể sắp xếp muộn hơn một chút; đối với các thiết bị quan trọng không được phép chậm trễ, cũng có thể cân nhắc trước xem có cần vận chuyển riêng hay không.

Khi quản lý các dự án nhiều nhà cung cấp, Easysail China sẽ đưa thời gian dự kiến hoàn thành, tiến độ hiện tại, trạng thái kiểm hàng và kế hoạch tập kết hàng của từng bên vào cùng một bảng tiến độ.

Bằng cách này, thứ mà người mua nhìn thấy là toàn bộ dự án, chứ không phải là hàng chục câu trả lời ngắt quãng từ các nhà cung cấp không liên quan đến nhau.

Tại sao các mốc thanh toán cũng ảnh hưởng đến thời gian giao hàng?

Thanh toán không chỉ liên quan đến rủi ro tài chính mà còn ảnh hưởng đến nhịp độ thực hiện của nhà cung cấp.

Ví dụ, nếu tiền đặt cọc chưa đến tài khoản, nhà máy có thể sẽ không mua vật liệu; các tài liệu kỹ thuật cần được xác nhận ở giữa nhưng chậm được phê duyệt cũng có thể khiến sản xuất bị tạm dừng.

Mặt khác, nếu người mua thanh toán toàn bộ số dư trước khi nhà cung cấp đạt được mốc đã thỏa thuận, họ cũng có thể mất đi thế chủ động trong việc thúc đẩy khắc phục sự cố và giao hàng đúng hạn.

Phương pháp hợp lý hơn là gắn kết việc thanh toán với tiến độ đơn hàng.

Nhà cung cấp hoàn thành việc gì, người mua xác nhận việc đó, rồi mới chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Bằng cách này, cả hai bên đều có kỳ vọng rõ ràng đối với từng mốc công việc.

Phải làm gì khi phát hiện chậm giao hàng lúc gần đến hạn?

Khi phát hiện chậm tiến độ, bước đầu tiên không phải là liên tục giục giã "khi nào thì xong", mà là tìm ra khâu thực sự đang bị tắc nghẽn.

Nếu chỉ là vật liệu đóng gói đến muộn, có thể vẫn giải quyết được bằng cách điều chỉnh thời gian đóng container; nếu các bộ phận cốt lõi chưa về nhà máy, cần phải đánh giá lại ngày hoàn thành thực tế; nếu trong số nhiều nhà cung cấp chỉ có một bên bị chậm các sản phẩm không quan trọng, cũng có thể cân nhắc việc chia nhỏ các lô hàng để xuất trước.

Người mua cũng cần đồng thời kiểm tra xem lịch tàu, kho hàng nước ngoài, đội ngũ lắp đặt và hiện trường dự án có cần điều chỉnh hay không.

Biết được tình hình thực tế càng sớm, các phương án lựa chọn càng nhiều. Đến ngày đóng container ban đầu mới phát hiện hàng chưa làm xong thì thường không còn nhiều không gian để điều chỉnh nữa.

Easysail China hỗ trợ kiểm soát thời gian giao hàng cho các đơn hàng lớn như thế nào?

Easysail China có thể giúp người mua nước ngoài thiết lập lịch trình sản xuất và giao hàng ngay từ giai đoạn khởi động đơn hàng, đưa các khâu mẫu, xác nhận kỹ thuật, sản xuất, thử nghiệm, kiểm tra, kiểm hàng và đóng container vào cùng một kế hoạch thực hiện.

Trong quá trình sản xuất, chúng tôi có thể liên tục xác nhận tiến độ thực tế với nhà cung cấp, đồng thời yêu cầu cung cấp hình ảnh, video và thông tin sản xuất tương ứng. Đối với các mốc quan trọng hoặc các đơn hàng giá trị cao, chúng tôi cũng có thể sắp xếp người xác minh tại hiện trường. Nếu phát hiện dấu hiệu chậm trễ, chúng tôi sẽ phản hồi sớm cho người mua và hỗ trợ đánh giá xem nên tiếp tục chờ đợi, điều chỉnh việc đóng container hay thay đổi phương án vận chuyển cho một phần hàng hóa.

Đối với các dự án vật liệu xây dựng, thiết bị cơ khí và mua sắm từ nhiều nhà cung cấp, chúng tôi cũng có thể quản lý thống nhất tiến độ của các nhà máy khác nhau, kết nối các bước tiếp theo bao gồm kiểm định chất lượng trước khi xuất hàng (PSI), khắc phục sự cố, tập kết hàng và đóng container.

Nếu bạn đang thực hiện một đơn hàng có giá trị khá lớn tại Trung Quốc và thời gian giao hàng không thể để xảy ra sai sót, bạn có thể gửi danh sách nhà cung cấp, sản phẩm, thời gian giao hàng theo hợp đồng và thời gian xuất hàng mục tiêu cho Easysail China. Chúng tôi có thể giúp bạn biến "thời gian giao hàng" bằng lời hứa của nhà cung cấp thành một lịch trình dự án thực sự có thể theo dõi liên tục.