Làm thế nào để gom hàng và đóng container tập trung cho các dự án đa nhà cung cấp?

Khi nhiều nhà cung cấp Trung Quốc cùng xuất hàng, bạn không thể chờ đến khi tất cả các nhà máy thông báo "hàng đã làm xong" rồi mới bắt đầu sắp xếp logistics. Người mua ở nước ngoài cần xác định trước thời gian đóng container mục tiêu, kho tập kết hàng, nhãn mác thùng carton và quy tắc đóng gói, sau đó tính ngược lại thời gian giao hàng của từng nhà cung cấp. Điều thực sự cần quản lý không chỉ là vài chứng từ logistics, mà là làm sao để hàng hóa từ các nhà máy khác nhau cuối cùng trở thành một lô hàng dự án rõ ràng, đầy đủ và có thể đối chiếu.

Tại sao các dự án đa nhà cung cấp dễ gặp điểm nghẽn ở giai đoạn xuất hàng?

Việc mua sắm cho dự án thường liên quan đến nhiều nhà máy cùng lúc.

Ví dụ, các dự án khách sạn, căn hộ hoặc công trình xây dựng có thể mua nội thất, đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh, cửa ra vào, phụ kiện ngũ kim và vật liệu xây dựng; các nhà máy ở nước ngoài cũng có thể mua đồng thời máy móc chính, máy phụ, khuôn mẫu và linh kiện dự phòng.

Mỗi nhà cung cấp chỉ cần hoàn thành đơn hàng của riêng họ, nhưng người mua cuối cùng phải đối mặt với toàn bộ lô hàng.

Nếu một nhà máy hoàn thành trước hai tuần trong khi nhà máy khác bị chậm tiến độ, số hàng đã xong có thể phát sinh chi phí lưu kho phụ trội. Nếu tất cả các nhà cung cấp đều giao hàng vào đúng ngày đóng container, chỉ cần một chiếc xe đến muộn là có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch đóng container.

Do đó, điều đầu tiên cần thống nhất trong việc xuất hàng từ nhiều nhà cung cấp chính là lịch trình thời gian.

Kho gom hàng nên giải quyết những vấn đề gì?

Kho gom hàng không chỉ đơn thuần là nơi tập hợp hàng hóa từ các nhà cung cấp khác nhau lại với nhau.

Khâu gom hàng thực sự có giá trị phải giúp người mua xác nhận xem hàng hóa đã đến đủ chưa, số lượng thùng có chính xác không, bao bì có bị hư hỏng không, ký mã hiệu có rõ ràng không, và phiếu đóng gói do nhà cung cấp cung cấp có khớp với thực tế tại hiện trường hay không.

Nếu phát hiện thùng carton bên ngoài bị hư hỏng rõ rệt, việc xử lý có thể thực hiện ngay tại Trung Quốc thay vì đợi đến khi hàng đến nước ngoài rồi mới đi truy cứu trách nhiệm.

Đối với các đơn hàng dự án, kho cũng có thể phân loại theo nhà cung cấp, chủng loại sản phẩm hoặc khu vực dự án, tránh để phụ kiện và sản phẩm chính của các nhà máy khác nhau bị lẫn lộn với nhau.

Khi phối hợp cho các dự án đa nhà cung cấp, Easysail China luôn cố gắng đảm bảo mỗi lô hàng đến kho đều có thể đối chiếu tương ứng với nhà cung cấp và danh mục mua hàng, thay vì đợi đến khi đóng container mới bắt đầu đối chiếu lần đầu tiên.

Tại sao ký mã hiệu thùng carton (Shipping Mark) bắt buộc phải đồng bộ?

Các nhà máy Trung Quốc khác nhau có thói quen đóng gói riêng của họ.

Nếu không có yêu cầu thống nhất, nhà cung cấp A có thể dùng mã sản phẩm làm nhãn hiệu, nhà cung cấp B chỉ ghi tên công ty khách hàng, thậm chí nhà cung cấp C còn không ghi rõ số thùng.

Hàng hóa có thể dễ phân biệt khi còn ở Trung Quốc, nhưng khi đến công trường dự án ở nước ngoài, việc phân loại sẽ trở nên vô cùng khó khăn.

Điều này thể hiện rất rõ ở các dự án khách sạn và căn hộ. Trong cùng một container có thể chứa các sản phẩm dùng cho nhiều loại phòng, nhiều tầng hoặc nhiều khu vực khác nhau. Nếu các thùng carton không được đánh số trước, nhân viên tại hiện trường sẽ chỉ còn cách mở thùng ra kiểm tra, hiệu suất làm việc rất thấp và rất dễ làm thất lạc phụ kiện.

Do đó, tốt nhất là nên xác định các quy tắc ký mã hiệu cơ bản ngay từ giai đoạn sản xuất của việc mua sắm dự án, thay vì đợi hàng đến kho rồi mới dán lại nhãn.

Phiếu đóng gói (Packing List) nên được thống nhất như thế nào?

Xuất hàng từ nhiều nhà cung cấp thường dễ gặp một vấn đề: mỗi nhà máy đều có phiếu đóng gói riêng của mình nhưng lại không có một bản tổng hợp hoàn chỉnh nào.

Người mua cần phải nhìn thấy một cách rõ ràng:

Lô hàng này có tổng cộng bao nhiêu nhà cung cấp, bao nhiêu sản phẩm, bao nhiêu kiện, tổng thể tích và tổng trọng lượng là bao nhiêu, và từng lô hàng cụ thể đang ở đâu.

Đối với thiết bị máy móc và linh kiện, cần phải làm rõ những phụ kiện nào được đóng gói chung với máy chính, những phụ kiện nào được đóng kiện riêng biệt.

Sau khi hoàn thành việc gom hàng, việc tổng hợp dữ liệu từ các nhà cung cấp thành thông tin đóng gói tổng hợp sẽ chính xác hơn rất nhiều so với việc sắp xếp lại sau khi đã đóng container.

Tại sao thứ tự đóng container không chỉ dựa vào việc “nhét có vừa hay không”?

Việc đóng container không chỉ nhằm tận dụng không gian mà còn phải cân nhắc đến trọng lượng, mức độ dễ vỡ và thứ tự dỡ hàng tại cảng đến.

Hàng nặng thường cần được đặt ở vị trí vững chắc hơn, không được tùy tiện đè lên hàng nhẹ hoặc bao bì dễ vỡ. Các sản phẩm như đá phiến, kính, đèn, đồ nội thất và thiết bị vệ sinh cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng đối với lực va đập và sức ép trong quá trình vận chuyển.

Nếu công trường dự án có thứ tự dỡ hàng cụ thể, quy hoạch cũng có thể được thực hiện trước khi đóng container.

Ví dụ, nếu những mặt hàng cần lắp đặt trước lại bị chèn sâu ở tận cùng của container, khi đến nơi, rất có thể bạn sẽ phải dỡ ra một lượng lớn hàng chưa cần dùng đến thì mới tìm thấy món đồ mình cần.

Việc đóng container chuyên nghiệp không chỉ tính đến sự thuận tiện tại kho hàng ở Trung Quốc, mà còn tính đến việc hàng hóa khi ra nước ngoài có dễ dàng xử lý hay không.

Nên lưu lại những hồ sơ nào vào ngày đóng container?

Đối với các đơn hàng đa nhà cung cấp hoặc có giá trị cao, quá trình đóng container tốt nhất nên được ghi lại bằng hồ sơ hoàn chỉnh.

Ngoài hình ảnh và video đóng container, cần phải xác nhận số lượng thùng thực tế được đưa vào, trạng thái của thùng carton, số hiệu container và số niêm phong (seal).

Nếu một lô hàng tạm thời không được đưa vào container, cũng cần phải ghi chép rõ ràng thay vì mặc định là "lần sau gửi bù".

Những tài liệu này có thể được đối chiếu với phiếu đóng gói sau này. Khi người mua nhận hàng mà xảy ra tranh chấp về số lượng hoặc bao bì, họ sẽ có cơ sở rõ ràng hơn.

Việc giám sát đóng container không thể đảm bảo rủi ro bằng không trong quá trình vận chuyển đường biển, nhưng nó có thể ghi lại chính xác "thực tế đã đóng những gì, số lượng bao nhiêu và trạng thái khi đóng container ra sao".

Easysail China quản lý việc gom hàng và đóng container đa nhà cung cấp như thế nào?

Easysail China có thể bắt đầu phối hợp xuất hàng ngay từ giai đoạn sản xuất của nhiều nhà cung cấp chứ không chỉ xuất hiện vào đúng ngày đóng container.

Chúng tôi có thể theo dõi thống nhất thời gian dự kiến hoàn thành của từng nhà cung cấp, xác nhận trước kho gom hàng, kích thước bao bì, ký mã hiệu và tài liệu đóng gói. Khi hàng hóa lần lượt cập bến kho, chúng tôi có thể đối chiếu trạng thái hàng về dựa trên danh mục dự án, đồng thời hỗ trợ xử lý các bất thường về bao bì, nhãn mác hoặc số lượng.

Trước khi đóng container, chúng tôi sẽ kết hợp thể tích, trọng lượng hàng hóa, thuộc tính sản phẩm và nhu cầu dự án để sắp xếp kế hoạch đóng container; khi cần giám sát trực tiếp tại hiện trường, chúng tôi có thể ghi lại quá trình đóng container, số lượng kiện thực tế, số container, số seal và các tình huống bất thường.

Đối với các dự án vật liệu xây dựng tại Phật Sơn (Foshan), nội thất khách sạn, mua sắm công trình đa nhà cung cấp, cũng như các đơn hàng kết hợp thiết bị máy móc và phụ kiện, phương pháp quản lý tập trung này có thể giảm bớt khối lượng công việc cho người mua nước ngoài trong việc phải phối hợp logistics riêng lẻ với hàng chục nhà máy Trung Quốc.

Nếu bạn đang mua hàng từ nhiều nhà cung cấp tại Trung Quốc, bạn có thể gửi danh sách nhà cung cấp, danh mục sản phẩm, thời gian hoàn thành dự kiến và thời gian xuất hàng mục tiêu cho Easysail China. Chúng tôi có thể giúp bạn sắp xếp thống nhất việc gom hàng và đóng container ngay từ giai đoạn sản xuất, giúp các nhà cung cấp phân tán cuối cùng thực hiện theo một kế hoạch xuất hàng rõ ràng duy nhất.