Hậu cần và Đóng container
Người mua quốc tế nhập hàng từ Trung Quốc, làm thế nào để tránh lỗi khi đóng container?
Key Takeaways (Quick Answer)
Khi người mua quốc tế nhập khẩu sản phẩm từ Trung Quốc, khâu đóng container dễ phát sinh các vấn đề như thiếu hàng, sai hàng, lẫn hàng, hư hỏng. Tìm hiểu cách Easysail giúp kiểm tra, giám sát để giảm rủi ro vận chuyển và tranh chấp tại cảng.
Khi người mua quốc tế nhập khẩu sản phẩm từ Trung Quốc, việc đóng container là khâu cuối cùng quan trọng nhất. Nếu không kiểm tra kỹ lưỡng trong quá trình đóng container, có thể phát sinh các vấn đề như thiếu hàng, sai hàng, lẫn hàng, hư hỏng hoặc sai mã hiệu (mã vận chuyển). Bằng cách kiểm tra hàng hóa trước, giám sát tại chỗ khi đóng container và ghi lại thông tin niêm phong, rủi ro vận chuyển đường biển có thể giảm đi đáng kể.
I. Bối cảnh vấn đề
Rất nhiều người mua quốc tế khi nhập hàng từ Trung Quốc thường tập trung vào việc tìm nhà cung cấp, xác nhận mẫu và đàm phán giá cả.
Tuy nhiên, trong thực tế, khâu dễ phát sinh vấn đề nhất thường là bước cuối cùng: đóng container.
Hàng hóa một khi đã vào container và được niêm phong để xuất khẩu, có nghĩa là sản phẩm đã rời khỏi phạm vi quản lý tại chỗ ở Trung Quốc.
Nếu quá trình đóng container không được kiểm tra kỹ lưỡng, có thể xảy ra các vấn đề sau:
* Thiếu số lượng
* Lẫn lộn mẫu mã
* Giao sai màu sắc
* Thùng carton bên ngoài bị hư hỏng
* Sai mã hiệu (mã vận chuyển)
* Thiếu phụ kiện
* Hàng nặng đè hỏng hàng nhẹ
* Hàng dễ vỡ không được bảo vệ đầy đủ
Những vấn đề này có thể được giải quyết trước khi hàng rời Trung Quốc, nhưng chi phí xử lý sẽ tăng lên đáng kể khi hàng đã đến quốc gia đích.
II. Tại sao đóng container dễ phát sinh lỗi?
Thứ nhất, nhiều nhà cung cấp cùng lúc xuất hàng.
Nhiều người mua quốc tế thường mua nhiều loại sản phẩm cùng lúc tại Trung Quốc, ví dụ như nội thất, đèn, vật liệu xây dựng, phụ kiện kim khí, v.v., được sản xuất bởi các nhà máy khác nhau và gom chung vào một container để xuất khẩu.
Nếu không có sự quản lý thống nhất, rất dễ xảy ra tình trạng lẫn hàng hoặc thiếu hàng.
Thứ hai, thông tin được truyền đạt thủ công.
Thông tin đóng container thường đến từ nhà máy, công ty giao nhận vận tải (forwarder) và bên mua. Nếu không có một danh sách thống nhất, thông tin dễ bị không nhất quán.
Thứ ba, không có giám sát của bên thứ ba tại hiện trường.
Nếu chỉ có nhà máy tự mình sắp xếp việc đóng container mà không có người mua hoặc bên thứ ba có mặt, có thể không đảm bảo hoàn toàn các tiêu chuẩn vận hành.
Thứ tư, áp lực thời gian lớn.
Khi nhà máy phải chạy đua với thời hạn giao hàng, việc đóng container có thể bị gấp rút, dễ bỏ qua các chi tiết.
III. Cần xác nhận gì trước khi đóng container?
Việc đóng container không phải là một thao tác tùy hứng, mà cần phải hoàn tất các công tác chuẩn bị trước khi tiến hành.
Thứ nhất, xác nhận danh sách đóng container (Packing List).
Người mua cần nhận được danh sách đóng container đầy đủ trước, bao gồm tên sản phẩm, mẫu mã, số lượng, phương thức đóng gói và thông tin nhà cung cấp tương ứng.
Thứ hai, kiểm tra thông tin bên ngoài thùng hàng.
Mỗi thùng hàng đều phải có mã hiệu (mã vận chuyển), mẫu mã và số lượng rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
Thứ ba, xác nhận tình trạng bao bì.
Kiểm tra xem có bị hư hỏng, ẩm ướt, biến dạng hay nhãn mác không rõ ràng không.
Thứ tư, xác nhận hàng hóa đã đầy đủ chưa.
Đặc biệt với các đơn hàng từ nhiều nhà cung cấp, cần kiểm tra từng cái một để đảm bảo tất cả đã đến đủ.
Thứ năm, xác nhận thông tin container.
Bao gồm số container, số seal, thời gian và địa điểm đóng container.
IV. Cần chú ý gì trong quá trình đóng container?
Thứ nhất, kiểm tra xem hàng hóa có được sắp xếp theo đúng thứ tự khi đóng container không.
Thông thường, hàng nặng đặt phía dưới, hàng nhẹ đặt phía trên, hàng dễ vỡ được bảo vệ riêng biệt.
Thứ hai, kiểm tra xem có tình trạng lẫn hàng không.
Sản phẩm của các nhà cung cấp khác nhau, mẫu mã khác nhau cần được đặt riêng biệt và có nhãn hiệu rõ ràng.
Thứ ba, kiểm tra xem bao bì có bị ép không.
Trong quá trình đóng container, cần chú ý xem có bị ép, biến dạng hay chất đống không hợp lý không.
Thứ tư, xem toàn bộ quá trình đóng container.
Nên quay video toàn bộ quá trình từ khi bắt đầu đóng container đến khi niêm phong, thay vì chỉ quay một phần.
Thứ năm, kiểm tra xem số container và số seal có được ghi lại không.
Đây là thông tin quan trọng để theo dõi logistics và xác định trách nhiệm sau này.
V. Thông tin cần ghi lại sau khi đóng container
Sau khi hoàn tất việc đóng container, nên ghi lại đầy đủ các thông tin sau:
* Số container
* Số seal
* Địa điểm đóng container
* Ngày đóng container
* Tổng số thùng carton bên ngoài
* Các mẫu sản phẩm chính
* Ảnh chụp hoàn thành việc đóng container
* Video niêm phong container
* Thông tin phương tiện vận chuyển (nếu có)
* Thông tin công ty giao nhận vận tải hoặc người phụ trách tại hiện trường
Những thông tin này không chỉ dùng để theo dõi logistics, mà còn có thể làm cơ sở xác định trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh.
VI. Danh sách kiểm tra đóng container
Người mua quốc tế có thể tham khảo danh sách kiểm tra sau để xác nhận việc đóng container có đúng quy cách không:
* Danh sách đóng container có đầy đủ không?
* Hàng hóa đã đến đủ chưa?
* Thùng carton bên ngoài có nguyên vẹn không?
* Mã hiệu (mã vận chuyển) có rõ ràng không?
* Có tình trạng lẫn hàng không?
* Có được đóng theo đúng thứ tự không?
* Hàng dễ vỡ có được bảo vệ không?
* Hàng nặng có được sắp xếp hợp lý không?
* Có video đầy đủ quá trình đóng container không?
* Số container và số seal có được ghi lại không?
* Có khớp với số lượng trên hóa đơn không?
* Có phù hợp với kế hoạch xuất hàng không?
Chỉ cần những điểm mấu chốt này được rõ ràng, rủi ro đóng container sẽ giảm đi đáng kể.
VII. Nhắc nhở về các rủi ro thường gặp
Thứ nhất, đừng chỉ tin tưởng vào việc nhà máy tự đóng container.
Hoạt động của nhà máy không nhất thiết có vấn đề, nhưng khi không có sự giám sát từ bên ngoài, tính minh bạch thông tin không đủ.
Thứ hai, đừng chỉ xem video một phần.
Cần phải xem toàn bộ quá trình đóng container, tránh việc chỉ hiển thị "những phần đẹp mắt".
Thứ ba, đừng bỏ qua rủi ro khi gom hàng (consolidation).
Khi nhiều nhà cung cấp cùng gom hàng vào một container, rất dễ xảy ra tình trạng lẫn hàng và thiếu hàng.
Thứ tư, đừng bỏ qua thông tin seal.
Số seal là cơ sở quan trọng để xác định xem container có bị mở ra hay không.
Thứ năm, đừng đợi đến cảng đích mới kiểm tra vấn đề.
Phát hiện vấn đề ở giai đoạn đóng container có chi phí xử lý thấp nhất.
VIII. Easysail China có thể hỗ trợ như thế nào?
Easysail China có thể hỗ trợ người mua quốc tế thực hiện giám sát đóng container tại Trung Quốc, đảm bảo hàng hóa được đóng đúng cách trước khi xuất khẩu.
Chúng tôi có thể hỗ trợ:
* Kiểm tra danh sách đóng container
* Kiểm tra hàng hóa có đầy đủ không
* Giám sát quá trình đóng container tại hiện trường
* Kiểm tra thùng carton bên ngoài và tình trạng đóng gói
* Xác nhận mã hiệu (mã vận chuyển) và nhãn mác
* Ghi lại số container và số seal
* Quay video toàn bộ quá trình đóng container
* Điều phối việc gom hàng từ nhiều nhà cung cấp
* Phát hiện bất thường và phản hồi kịp thời cho người mua
* Hỗ trợ kết nối kiểm tra trước khi xuất hàng
Đối với người mua quốc tế không có mặt tại Trung Quốc, đội ngũ tại địa phương của chúng tôi có thể giúp bạn kiểm soát rủi ro cuối cùng trước khi hàng xuất đi.
Nếu bạn đang nhập khẩu sản phẩm từ Trung Quốc và chuẩn bị xuất hàng, bạn có thể gửi thông tin sản phẩm, tình hình nhà cung cấp, số lượng hàng hóa và kế hoạch xuất hàng cho Easysail China.
Chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá trước xem có cần giám sát đóng container không, và những điểm rủi ro nào cần đặc biệt chú ý trong quá trình đóng container.