Lần đầu mua hàng từ Trung Quốc, cần xác minh thông tin gì trước khi thanh toán?

Khi các nhà nhập khẩu nước ngoài lần đầu tiên mua sản phẩm từ Trung Quốc, điều quan trọng nhất trước khi thanh toán là xác minh danh tính nhà cung cấp, xác nhận thông số kỹ thuật sản phẩm, kiểm tra các điều khoản báo giá, xác nhận tài khoản thanh toán, làm rõ tiêu chuẩn mẫu, hiểu rõ thời gian giao hàng, và thỏa thuận trước về việc kiểm tra hàng trước khi xuất kho. Đừng chỉ thanh toán dựa trên giá thấp và lịch sử trò chuyện.

I. Bối cảnh vấn đề

Nhiều nhà nhập khẩu nước ngoài lần đầu tiên mua hàng từ Trung Quốc rất dễ gặp rủi ro trong khâu thanh toán.

Nhà cung cấp có thể phản hồi rất nhanh và đưa ra báo giá hấp dẫn.
Người mua có thể vội vàng đặt cọc sau khi xem hình ảnh và giá sản phẩm.
Nhưng nếu không xác minh rõ ràng trước khi thanh toán, sau này có thể phát sinh nhiều vấn đề.

Ví dụ, nhà cung cấp không phải là nhà máy thực sự, nội dung báo giá không đầy đủ, mẫu và hàng sản xuất hàng loạt không nhất quán, tài khoản thanh toán không trùng khớp với tên công ty, sản xuất bị trì hoãn, phát hiện vấn đề chất lượng trước khi xuất kho, hoặc tài liệu không đầy đủ sau khi hàng cập cảng.

Vì vậy, trước khi thực hiện thanh toán đầu tiên, người mua nên hoàn tất việc xác minh cơ bản trước.

Thanh toán không phải là khởi đầu của quá trình mua hàng, mà là hành động sau khi đã xác minh.

II. Những khó khăn thường gặp

Trước khi thanh toán, nhà nhập khẩu nước ngoài thường gặp một số khó khăn sau:

Thứ nhất, không biết nhà cung cấp có thật hay không.

Nhà cung cấp có thể cung cấp trang web, hình ảnh sản phẩm và báo giá, nhưng những tài liệu này không thể hoàn toàn chứng minh nhà cung cấp đáng tin cậy.

Thứ hai, không biết báo giá có đầy đủ hay không.

Một số báo giá chỉ ghi đơn giá sản phẩm mà không nêu rõ bao bì, MOQ (số lượng đặt hàng tối thiểu), thời gian giao hàng, điều khoản thương mại và chi phí vận chuyển.

Thứ ba, không biết tài khoản thanh toán có an toàn hay không.

Nếu tên tài khoản nhận tiền không khớp với tên công ty của nhà cung cấp, người mua cần đặc biệt thận trọng.

Thứ tư, không biết mẫu và hàng sản xuất hàng loạt có giống nhau hay không.

Mẫu tốt không có nghĩa là hàng sản xuất hàng loạt sẽ được sản xuất theo cùng một tiêu chuẩn.

Thứ năm, không biết hàng có thể được kiểm tra trước khi xuất xưởng hay không.

Nếu không thỏa thuận trước về việc kiểm tra hàng trước khi xuất kho, sau khi sản phẩm hoàn thành, nhà cung cấp có thể không muốn hợp tác.

III. Các bước cụ thể cần xác minh trước khi thanh toán

Bước đầu tiên, xác minh thông tin công ty của nhà cung cấp.

Người mua có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp tên công ty, giấy phép kinh doanh, địa chỉ văn phòng, địa chỉ nhà máy, thông tin liên hệ và các sản phẩm kinh doanh chính.

Trọng tâm là kiểm tra xem tên công ty có nhất quán hay không.

Tên công ty trên báo giá, tên công ty trên giấy phép kinh doanh, chữ ký email, thông tin hóa đơn và tên tài khoản nhận tiền tốt nhất nên giữ nhất quán.

Nếu các thông tin này không nhất quán, cần yêu cầu nhà cung cấp giải thích rõ ràng.

Bước thứ hai, xác nhận danh tính nhà cung cấp.

Người mua cần xác nhận đối phương là nhà máy thực sự, công ty thương mại, hay là bên trung gian mua hàng.

Điều này không có nghĩa là công ty thương mại không thể hợp tác, mà là người mua phải biết rõ tình hình thực tế.

Nếu nhà cung cấp tự nhận là nhà máy, có thể yêu cầu video xem nhà máy.
Nếu nhà cung cấp là công ty thương mại, có thể yêu cầu giải thích về tình hình nhà máy hợp tác.
Nếu nhà cung cấp không thể giải thích nguồn gốc sản phẩm, cần thận trọng.

Bước thứ ba, xác nhận thông số kỹ thuật sản phẩm.

Trước khi thanh toán, người mua phải ghi rõ thông số kỹ thuật sản phẩm.

Bao gồm mẫu mã sản phẩm, kích thước, vật liệu, màu sắc, chức năng, bao bì, phụ kiện, nhãn mác, yêu cầu chứng nhận và quốc gia sử dụng.

Nếu chỉ xác nhận sản phẩm qua hình ảnh, rất dễ xảy ra sai lệch hiểu biết sau này.

Đặc biệt đối với đồ nội thất, đèn chiếu sáng, vật liệu xây dựng, thiết bị máy móc, sản phẩm bao bì và sản phẩm tùy chỉnh, càng cần phải xác nhận chi tiết.

Bước thứ tư, xác nhận nội dung báo giá.

Người mua đừng chỉ nhìn vào đơn giá.

Trước khi thanh toán, cần xác nhận báo giá có bao gồm các nội dung sau hay không:

• Tên sản phẩm
• Thông số kỹ thuật sản phẩm
• Cấu hình vật liệu
• Số lượng mua hàng
• Đơn giá
• MOQ
• Phương thức đóng gói
• Thời gian giao hàng
• Phương thức thanh toán
• Điều khoản thương mại
• Thời hạn hiệu lực của báo giá
• Có bao gồm vận chuyển nội địa hay không
• Có bao gồm bao bì xuất khẩu hay không

Nếu báo giá quá đơn giản, chỉ có hình ảnh và giá cả, không nên trực tiếp thanh toán.

Bước thứ năm, xác nhận tiêu chuẩn mẫu và hàng sản xuất hàng loạt.

Nếu đơn hàng yêu cầu mẫu, tốt nhất nên xác nhận mẫu trước, sau đó mới đặt cọc cho hàng sản xuất hàng loạt.

Khi xác nhận mẫu, cần ghi lại ảnh mẫu, kích thước, màu sắc, vật liệu, chức năng, bao bì và ý kiến chỉnh sửa.

Nếu mẫu cần chỉnh sửa, cần yêu cầu nhà cung cấp xác nhận lại tiêu chuẩn đã chỉnh sửa.

Trước khi thanh toán, cần làm rõ: Hàng sản xuất hàng loạt phải được sản xuất theo mẫu đã xác nhận.

Bước thứ sáu, xác nhận tài khoản thanh toán.

Đây là một bước rất quan trọng.

Trước khi thanh toán, người mua phải xác nhận tài khoản nhận tiền có thuộc về công ty của nhà cung cấp hay không.

Trọng tâm xác minh:

• Tên tài khoản nhận tiền
• Tên ngân hàng
• Địa chỉ ngân hàng
• Mã SWIFT Code
• Số tài khoản
• Tên công ty nhận tiền có khớp với hợp đồng hay không
• Có đột ngột thay đổi tài khoản hay không

Nếu nhà cung cấp tạm thời yêu cầu thanh toán vào tài khoản cá nhân, hoặc thanh toán vào tài khoản có tên hoàn toàn khác với tên công ty, cần hết sức thận trọng.

Bước thứ bảy, xác nhận hợp đồng hoặc tài liệu đơn hàng.

Trước khi thanh toán, tốt nhất nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp tài liệu xác nhận đơn hàng chính thức hoặc hợp đồng mua bán.

Trong tài liệu ít nhất phải ghi rõ:

• Thông tin bên mua và bên bán
• Tên và thông số kỹ thuật sản phẩm
• Số lượng mua hàng
• Đơn giá và tổng giá
• Yêu cầu đóng gói
• Thời gian giao hàng
• Phương thức thanh toán
• Điều khoản thương mại
• Tiêu chuẩn chất lượng
• Sắp xếp kiểm tra hàng trước khi xuất kho
• Phương thức xử lý vi phạm hợp đồng hoặc các trường hợp bất thường

Tài liệu càng rõ ràng, càng có cơ sở để giao tiếp sau này.

Bước thứ tám, thỏa thuận trước về việc kiểm tra hàng trước khi xuất kho.

Trước khi thanh toán, người mua nên thông báo cho nhà cung cấp: cần kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho.

Đừng đợi đến khi sản phẩm đã làm xong mới đưa ra yêu cầu kiểm tra chất lượng.

Kiểm tra hàng trước khi xuất kho có thể bao gồm số lượng, ngoại quan, kích thước, chức năng, phụ kiện, bao bì, nhãn mác và dấu hiệu nhận biết.

Nếu nhà cung cấp từ chối kiểm tra hàng trước khi xuất kho, người mua cần thận trọng xem xét có nên tiếp tục hợp tác hay không.

IV. Danh sách kiểm tra trước khi thanh toán

Trước khi thanh toán, nhà nhập khẩu nước ngoài có thể theo danh sách này để xác nhận từng mục:

• Có tên công ty đầy đủ hay không
• Có giấy phép kinh doanh hoặc thông tin công ty hay không
• Đã xác nhận nhà cung cấp là nhà máy thực sự hay công ty thương mại hay chưa
• Có biết địa chỉ nhà máy hay không
• Đã xem video nhà máy hoặc ảnh chụp tại chỗ hay chưa
• Thông số kỹ thuật sản phẩm có được ghi rõ ràng hay không
• Vật liệu, kích thước, màu sắc đã được xác nhận hay chưa
• Phương thức đóng gói đã được xác nhận hay chưa
• MOQ có rõ ràng hay không
• Thời gian giao hàng có rõ ràng hay không
• Báo giá có bao gồm đầy đủ chi phí hay không
• Điều khoản thương mại có rõ ràng hay không
• Tài khoản nhận tiền có khớp với công ty của nhà cung cấp hay không
• Có tài liệu xác nhận đơn hàng hoặc hợp đồng hay không
• Đã xác nhận tiêu chuẩn mẫu hay chưa
• Đã thỏa thuận về việc kiểm tra hàng trước khi xuất kho hay chưa
• Đã xác nhận phương thức logistics hay chưa
• Đã xác nhận yêu cầu về tài liệu xuất khẩu hay chưa

Nếu những vấn đề này chưa được xác nhận, không nên vội vàng thanh toán.

V. Nhắc nhở rủi ro

Thứ nhất, đừng chỉ thanh toán vì giá thấp.

Giá thấp có thể đến từ tiêu chuẩn vật liệu thấp, báo giá không đầy đủ, đóng gói kém chất lượng, hoặc phí phụ thu sau này.

Thứ hai, đừng thanh toán vào tài khoản không rõ ràng.

Nếu tài khoản nhận tiền của nhà cung cấp không khớp với tên công ty, cần xác minh nguyên nhân trước.

Thứ ba, đừng chỉ dựa vào lịch sử trò chuyện để xác nhận đơn hàng.

Lịch sử trò chuyện có thể dùng làm tài liệu tham khảo, nhưng đơn hàng chính thức tốt nhất nên có tài liệu rõ ràng.

Thứ tư, đừng đặt cọc số tiền lớn khi chưa xác nhận mẫu.

Đặc biệt đối với sản phẩm tùy chỉnh, sản phẩm dự án và sản phẩm có giá trị cao, việc xác nhận mẫu là rất quan trọng.

Thứ năm, đừng bỏ qua việc kiểm tra hàng trước khi xuất kho.

Nếu hàng đã rời khỏi Trung Quốc mà sau đó phát hiện vấn đề chất lượng, chi phí xử lý sẽ rất cao.

Thứ sáu, đừng tin tất cả những lời hứa bằng miệng.

Nhà cung cấp nói “không có vấn đề gì” là chưa đủ. Người mua phải ghi rõ các yêu cầu về thông số kỹ thuật, bao bì, thời gian giao hàng, thanh toán và kiểm tra chất lượng.

VI. Easysail China hỗ trợ như thế nào

Easysail China có thể giúp các nhà nhập khẩu nước ngoài xác minh thông tin nhà cung cấp và đơn hàng trước khi thanh toán, giảm thiểu rủi ro khi lần đầu mua hàng từ Trung Quốc.

Chúng tôi có thể hỗ trợ hoàn thành các công việc sau:

• Xác minh thông tin cơ bản của nhà cung cấp
• Đánh giá nhà cung cấp là nhà máy thực sự hay công ty thương mại
• Sắp xếp kiểm tra nhà máy qua video hoặc khảo sát tại chỗ
• Kiểm tra năng lực sản xuất của nhà máy
• Hỗ trợ phân tích nội dung báo giá
• Đối chiếu thông số kỹ thuật sản phẩm và yêu cầu đóng gói
• Theo dõi quá trình xác nhận mẫu
• Kiểm tra tài khoản thanh toán và thông tin tài liệu
• Hỗ trợ xác nhận các điều khoản đơn hàng
• Sắp xếp kiểm tra chất lượng trước khi xuất kho
• Giám sát quá trình đóng container
• Điều phối logistics và tài liệu xuất khẩu

Đối với các nhà nhập khẩu nước ngoài lần đầu tiên mua hàng từ Trung Quốc, việc thực hiện thêm một bước xác minh trước khi thanh toán có thể giảm bớt rất nhiều rắc rối sau này.

Easysail China có thể hoạt động như một đội ngũ thực hiện mua hàng tại chỗ ở Trung Quốc, giúp bạn hiểu rõ nhà cung cấp, sản phẩm và rủi ro đơn hàng trước khi thanh toán.

VII. Hướng dẫn tư vấn cuối bài

Nếu bạn đang chuẩn bị lần đầu mua sản phẩm từ Trung Quốc nhưng không chắc chắn nên xác minh thông tin gì trước khi thanh toán, bạn có thể gửi tài liệu cho Easysail China trước.

Bạn có thể cung cấp:

• Tên sản phẩm hoặc hình ảnh sản phẩm
• Số lượng mua hàng mục tiêu
• Phạm vi giá mục tiêu
• Tên công ty nhà cung cấp
• Báo giá của nhà cung cấp
• Quốc gia đích
• Đã nhận được mẫu hay chưa
• Có cần kiểm tra nhà máy qua video hay không
• Có cần kiểm tra hàng trước khi xuất kho hay không

Chúng tôi có thể giúp bạn thực hiện kiểm tra rủi ro ban đầu trước khi thanh toán, đánh giá xem thông tin nhà cung cấp, nội dung báo giá, tài khoản thanh toán và các điều khoản đơn hàng có rõ ràng hay không, sau đó đề xuất các bước tiếp theo.