Wie kontrolliert man die Lieferzeit bei Großeinkäufen in China?

Wer bei Großeinkäufen in China die Lieferzeit kontrollieren will, darf den Lieferanten nicht nur ein „30 Tage“ oder „45 Tage“ in das Angebot schreiben lassen. Die einzig effektive Methode besteht darin, Musterfreigaben, Rohmaterialien, Produktion, Tests, Verpackung, Qualitätsprüfung und Containerbeladung in verifizierbare Meilensteine zu unterteilen und den tatsächlichen Fertigstellungsgrad kontinuierlich zu bestätigen. Der Schwerpunkt der Lieferterminverwaltung liegt nicht darin, das Werk zu drängen, sondern frühzeitig zu erkennen, wo ein Glied in der Kette vom Plan abzuweichen beginnt.

Warum verändern sich die von Lieferanten zugesagten Lieferzeiten so häufig?

Die von Lieferanten genannten Produktionszeiten basieren in der Regel auf bestimmten Voraussetzungen, wie zum Beispiel dem Eingang der Anzahlung, der Freigabe von Zeichnungen, der Genehmigung von Mustern oder der Bereitstellung von Spezialmaterialien.

Wenn sich der Käufer nur die „40 Tage Lieferzeit“ merkt, ohne zu bestätigen, ab welchem Tag diese 40 Tage zu zählen beginnen, entstehen leicht Missverständnisse.

Bei Maschinen und Anlagen müssen oft erst die Konfiguration und der Elektroplan bestätigt werden, bei Möbeln nach Maß die Zeichnungen und Farben, bei Fenstern und Türen die Endmaße, und auch Baumaterialien für Projekte warten möglicherweise auf Muster und Materialauswahlen. Solange diese vorherigen Freigaben nicht abgeschlossen sind, hat die eigentliche Produktionszeit noch gar nicht begonnen.

Vor der Auftragserteilung für Großbestellungen müssen daher die Bedingungen für den Beginn der Lieferzeit klar niedergeschrieben werden.

Welche Meilensteine führen am häufigsten zu Projektverzögerungen?

Bei vielen Bestellungen liegt es gar nicht an einer langsamen Produktionsgeschwindigkeit des Werks, sondern daran, dass die Freigaben in der Vorbereitungsphase zu lange hinausgezögert werden.

Häufige Situationen sind wiederholte Musteränderungen, ausbleibende Unterschriften auf Zeichnungen, nicht rechtzeitig beschaffte Spezialmaterialien oder Zubehörteile, deren Lieferzeit länger ist als die des Hauptprodukts.

Nach Beginn der Produktion wird auch die Verpackung oft zeitlich unterschätzt. Große Geräte erfordern Holzkisten und Fixierungen, Sinterplatten, Fenster und Möbel benötigen möglicherweise spezielle Holzgestelle, und Projektprodukte müssen zudem mit Versandmarken versehen und sortiert werden.

Wenn diese Arbeiten erst ganz am Ende organisiert werden, bedeutet das selbst bei fertigen Produkten nicht, dass sie sofort verladen werden können.

Bei Großeinkäufen sollte man daher eher auf die gesamte Lieferkette als nur auf den „Prozentsatz der fertigen Produktion“ blicken.

Wie kann man überprüfen, ob der vom Lieferanten gemeldete Fortschritt der Wahrheit entspricht?

Ein einfacher Satz wie „Wir sind in der Produktion“ sagt noch nichts über den tatsächlichen Fortschritt aus.

Käufer benötigen Beweise, die den Bestellmeilensteinen entsprechen. Dazu gehören beispielsweise der Grad der Vorbereitung von Rohmaterialien, fertige Halbprodukte, die tatsächliche Serienstückzahl, ob Geräte in die Testphase eingetreten sind und wie weit die Verpackung fortgeschritten ist.

Auch Fotos und Videos müssen eine Kontinuität aufweisen.

Wenn ein Lieferant über mehrere Wochen hinweg nur Fotos aus ähnlichen Blickwinkeln sendet oder jedes Mal sagt „Nächste Woche fertig“, aber die konkreten verbleibenden Arbeiten nicht benennen kann, sollte die Lieferzeit neu bewertet werden.

Für kritische Bestellungen kann Easysail China den wahren Status vor Ort im Werk überprüfen. Den Zustand von Rohmaterialien, unfertigen Erzeugnissen, Fertigwaren und Verpackungsfortschritt vor Ort zu sehen, macht es in der Regel einfacher zu beurteilen, ob sich ein Auftrag bereits verzögert hat, als dies durch Nachfragen aus der Ferne möglich wäre.

Wie vermeidet man bei mehreren Lieferanten, dass ein einziger den gesamten Versand verzögert?

Projektbeschaffungen umfassen oft gleichzeitig mehrere Lieferanten.

Wenn am Ende alles in denselben Container geladen werden soll, bestimmt oft der langsamste Lieferant, wann die gesamte Ladung China verlässt.

In diesem Fall darf man nicht allen Lieferanten einfach denselben Stichtag setzen, sondern muss einen rückwärts gerichteten Zeitplan (Backward Scheduling) basierend auf den jeweiligen Produktproduktionszeiten erstellen. Zeitintensive kundenspezifische Produkte starten zuerst, Standardprodukte können später eingeplant werden; falls wichtige Ausrüstung keinesfalls verzögert werden darf, sollte vorab auch ein separater Transport in Betracht gezogen werden.

Bei der Verwaltung von Projekten mit mehreren Lieferanten führt Easysail China die voraussichtlichen Fertigstellungsdaten, den aktuellen Fortschritt, den Inspektionsstatus und den Sammelladeplan aller Beteiligten in einer einzigen Übersichtstabelle zusammen.

Auf diese Weise sieht der Käufer das gesamte Projekt und nicht nur ein Dutzend unzusammenhängender Rückmeldungen einzelner Lieferanten.

Warum beeinflussen auch die Zahlungsmeilensteine die Lieferzeit?

Die Zahlung betrifft nicht nur das finanzielle Risiko, sondern steuert auch den Arbeitsrhythmus des Lieferanten.

Wenn beispielsweise die Anzahlung nicht eingeht, beschafft das Werk möglicherweise keine Materialien; wenn technische Dokumente, die dazwischen bestätigt werden müssen, zu lange nicht genehmigt werden, kann dies ebenfalls zu einem Produktionsstopp führen.

Wenn der Käufer andererseits die gesamte Restzahlung im Voraus leistet, bevor der Lieferant den vereinbarten Meilenstein erreicht hat, verliert er eventuell den Handlungsspielraum, um Nachbesserungen und eine fristgerechte Lieferung einzufordern.

Ein vernünftigerer Ansatz besteht darin, die Zahlungen an den Auftragsfortschritt zu koppeln.

Was der Lieferant abschließt und der Käufer bestätigt, leitet die nächste Phase ein. Auf diese Weise haben beide Parteien klare Erwartungen an jeden Meilenstein.

Was tun, wenn kurz vor dem Liefertermin eine Verzögerung festgestellt wird?

Stellt man eine Verzögerung fest, besteht der erste Schritt nicht darin, ständig zu fragen „Wann wird es fertig?“, sondern den Punkt zu lokalisieren, der das Problem tatsächlich verursacht.

Liegt es nur an verspätet eintreffendem Verpackungsmaterial, lässt sich das Problem möglicherweise durch eine Verschiebung der Containerbeladung lösen; fehlen Kernkomponenten im Werk, muss das tatsächliche Fertigstellungsdatum neu bewertet werden; betrifft die Verzögerung bei mehreren Lieferanten nur die unkritischen Produkte eines einzigen Anbieters, kann auch über Teillieferungen nachgedacht werden.

Der Käufer muss zudem parallel prüfen, ob Seefracht, das Überseelager, das Installationsteam und die Projektbaustelle angepasst werden müssen.

Je früher man die Wahrheit kennt, desto mehr Optionen stehen zur Verfügung. Stellt man erst am geplanten Verladetag fest, dass die Ware nicht fertig ist, bleibt meist kein Spielraum mehr für Anpassungen.

Wie unterstützt Easysail China bei der Kontrolle von Lieferzeiten für Großaufträge?

Easysail China unterstützt ausländische Käufer bereits ab der Startphase der Bestellung dabei, einen Produktions- und Lieferzeitplan zu erstellen, der Muster, technische Freigaben, Produktion, Tests, Verpackung, Inspektion und Containerbeladung in einem einzigen Ausführungsplan zusammenfasst.

Während des Produktionsprozesses verifizieren wir kontinuierlich den tatsächlichen Fortschritt beim Lieferanten und fordern entsprechende Fotos, Videos sowie Produktionsdaten an. Bei wichtigen Meilensteinen oder Aufträgen mit hohem Volumen können wir zudem Überprüfungen vor Ort veranlassen. Zeigen sich Anzeichen einer Verzögerung, informieren wir den Käufer frühzeitig und helfen bei der Entscheidung, ob abgewartet, die Verladung angepasst oder der Transport bestimmter Waren geändert werden sollte.

Bei Bauprojekten, Maschinenanlagen und Beschaffungen von mehreren Lieferanten können wir außerdem den Fortschritt verschiedener Fabriken zentral verwalten und die nachgelagerten Prozesse wie PSI (Pre-Shipment Inspection), Nachbesserungen, Warensammlung und Containerbeladung nahtlos miteinander verknüpfen.

Wenn Sie gerade einen umfangreichen Auftrag in China abwickeln, dessen Lieferzeit nicht außer Kontrolle geraten darf, senden Sie Ihre Lieferantenliste, Produkte, vertraglichen Liefertermine und Ziel-Versandzeiten an Easysail China. Wir helfen Ihnen dabei, die mündlichen „Lieferversprechen“ der Lieferanten in einen echten, kontinuierlich nachverfolgbaren Projektzeitplan zu verwandeln.