การควบคุมกำหนดส่งมอบสำหรับการจัดซื้อวงเงินสูงในประเทศจีนทำได้อย่างไร?

การควบคุมกำหนดส่งมอบสำหรับการจัดซื้อวงเงินสูงจากประเทศจีน จะอาศัยเพียงให้ซัพพลายเออร์ระบุคำว่า "30 วัน" หรือ "45 วัน" ลงในใบเสนอราคาไม่ได้ วิธีการที่ได้ผลจริงคือการแบ่งขั้นตอนการยืนยันตัวอย่าง วัตถุดิบ การผลิต การทดสอบ การบรรจุหีบห่อ การตรวจสินค้า และการบรรจุเข้าตู้คอนเทนเนอร์ออกเป็นจุดตรวจสอบต่างๆ พร้อมทั้งติดตามความคืบหน้าที่เกิดขึ้นจริงอย่างต่อเนื่อง หัวใจสำคัญของการบริหารจัดการกำหนดส่งมอบไม่ใช่การเร่งรัดโรงงาน แต่เป็นการค้นหาให้พบโดยเร็วที่สุดว่าขั้นตอนใดเริ่มเบี่ยงเบนไปจากแผนงาน

ทำไมกำหนดส่งมอบที่ซัพพลายเออร์สัญญาไว้จึงมักเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ?

ระยะเวลาการผลิตที่ซัพพลายเออร์ระบุมักจะตั้งอยู่บนเงื่อนไขบางประการ เช่น การได้รับเงินมัดจำ การยืนยันแบบพิมพ์เขียว การอนุมัติsampleตัวอย่าง หรือการจัดเตรียมวัสดุพิเศษ

หากผู้ซื้อจำเพียงแค่ตัวเลข "ส่งมอบใน 40 วัน" โดยไม่ได้ยืนยันว่า 40 วันนี้เริ่มนับตั้งแต่วันใด ก็อาจทำให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อนได้ง่าย

สำหรับเครื่องจักรกล อาจจำเป็นต้องยืนยันสเปกและระบบไฟฟ้าก่อน เฟอร์นิเจอร์สั่งทำพิเศษต้องยืนยันแบบและสี ประตูและหน้าต่างต้องการขนาดที่แน่นอน วัสดุก่อสร้างโครงการก็อาจต้องรอการเลือกตัวอย่างและวัสดุเช่นกัน ตราบใดที่ขั้นตอนการยืนยันเบื้องต้นยังไม่แล้วเสร็จ ระยะเวลาการผลิตที่แท้จริงก็ยังไม่เริ่มต้นขึ้นอย่างแท้จริง

ดังนั้น ก่อนสั่งซื้อคำสั่งซื้อวงเงินสูง จึงต้องระบุเงื่อนไขการเริ่มต้นนับกำหนดส่งมอบให้ชัดเจนเสียก่อน

จุดใดบ้างที่มีแนวโน้มทำให้โครงการเกิดความล่าช้ามากที่สุด?

คำสั่งซื้อจำนวนมากไม่ได้ล่าช้าเพราะอัตราความเร็วในการผลิตของโรงงานช้า แต่เป็นเพราะขั้นตอนการยืนยันช่วงก่อนหน้าใช้เวลานานเกินไป

สถานการณ์ที่พบได้บ่อยคือการแก้ไขตัวอย่างซ้ำไปซ้ำมา แบบพิมพ์เขียวไม่ได้รับการลงนามเป็นเวลานาน วัสดุพิเศษไม่ได้จัดซื้อไว้ล่วงหน้า หรือชิ้นส่วนประกอบสำคัญบางชิ้นมีกำหนดส่งมอบยาวนานกว่าตัวผลิตภัณฑ์หลัก

เมื่อเข้าสู่กระบวนการผลิตแล้ว งานบรรจุหีบห่อ (Packaging) ก็มักเป็นงานที่ถูกประเมินเวลาต่ำกว่าความเป็นจริงอยู่เสมอ อุปกรณ์ขนาดใหญ่จำเป็นต้องมีลังไม้และการยึดตรึง แผ่นหินซินเทอร์เตอร์ ประตูหน้าต่าง และเฟอร์นิเจอร์อาจต้องใช้โครงไม้พิเศษ และสินค้าโครงการยังต้องติดเครื่องหมายจัดส่ง (Shipping Marks) รวมถึงการจำแนกประเภทให้เรียบร้อย

หากงานเหล่านี้ถูกจัดการในนาทีสุดท้าย ต่อให้ตัวผลิตภัณฑ์เสร็จสมบูรณ์แล้ว ก็ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถบรรจุเข้าตู้คอนเทนเนอร์ได้ทันที

การจัดซื้อวงเงินสูงยิ่งต้องมองภาพรวมของห่วงโซ่การส่งมอบทั้งหมด มากกว่าการดูเพียงแค่ "เปอร์เซ็นต์ความสำเร็จของการผลิต"

จะยืนยันได้อย่างไรว่ารายงานความคืบหน้าที่ซัพพลายเออร์แจ้งนั้นเป็นความจริง?

คำว่า "กำลังผลิตอยู่" ไม่ได้เป็นเครื่องพิสูจน์ความคืบหน้าที่แท้จริง

สิ่งที่ผู้ซื้อต้องการคือหลักฐานที่สามารถเทียบเคียงกับจุดต่างๆ ของคำสั่งซื้อได้ เช่น ระดับการเตรียมวัตถุดิบ ชิ้นส่วนกึ่งสำเร็จรูปใดบ้างที่เสร็จแล้ว ปริมาณการผลิตจำนวนมากคือเท่าใด เครื่องจักรเข้าสู่กระบวนการทดสอบแล้วหรือยัง และงานบรรจุหีบห่อเสร็จสิ้นไปมากน้อยแค่ไหน

รูปภาพและวิดีโอเองก็ต้องมีความต่อเนื่องด้วยเช่นกัน

หากซัพพลายเออร์ส่งภาพถ่ายมุมเดิมๆ ติดต่อกันหลายสัปดาห์ หรือพูดเสมอว่า "เสร็จสัปดาห์หน้า" แต่ไม่สามารถอธิบายงานที่เหลืออยู่ได้อย่างเจาะจง ก็ควรประเมินกำหนดส่งมอบใหม่อีกครั้ง

สำหรับคำสั่งซื้อที่มีความสำคัญ Easysail สามารถส่งทีมงานเข้าตรวจสอบสถานะจริงถึงหน้างานในโรงงาน การได้เห็นวัตถุดิบ สินค้ากำลังผลิต สินค้าสำเร็จรูป และความคืบหน้าในการบรรจุหีบห่อด้วยตาตนเองที่หน้างาน ย่อมทำให้ประเมินได้ง่ายกว่าการสอบถามผ่านระบบทางไกลว่าคำสั่งซื้อนั้นล่าช้าไปแล้วหรือไม่

มีซัพพลายเออร์หลายราย จะหลีกเลี่ยงไม่ให้มีรายใดรายหนึ่งฉุดการจัดส่งทั้งหมดให้ล่าช้าได้อย่างไร?

การจัดซื้อโครงการมักจะเกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์หลายรายพร้อมๆ กัน

หากในขั้นตอนสุดท้ายจะต้องนำมารวมตู้คอนเทนเนอร์เดียวกัน ซัพพลายเออร์รายที่ช้าที่สุดอาจเป็นตัวกำหนดว่าสินค้าทั้งล็อตจะออกจากประเทศจีนได้เมื่อใด

ในกรณีนี้ ไม่ควรให้ซัพพลายเออร์ทุกรายใช้กำหนดเส้นตาย (Deadline) วันเดียวกัน แต่ควรจัดทำแผนงานแบบย้อนหลัง (Backward Scheduling) โดยอิงตามวงจรการผลิตของสินค้า สินค้าสั่งทำพิเศษที่มีรอบการผลิตยาวนานควรเริ่มดำเนินการก่อน ส่วนสินค้ามาตรฐานสามารถจัดวางกำหนดเวลาให้ช้าลงได้เล็กน้อย หรือหากเป็นอุปกรณ์สำคัญที่ไม่สามารถล่าช้าได้ ก็อาจพิจารณาเรื่องการจัดส่งแยกต่างหากล่วงหน้า

เมื่อ Easysail บริหารจัดการโครงการที่มีซัพพลายเออร์หลายราย เราจะรวบรวมเวลาแล้วเสร็จที่คาดการณ์ของแต่ละราย ความคืบหน้าปัจจุบัน สถานะการตรวจสินค้า และแผนการรวบรวมสินค้าไว้ในตารางความคืบหน้าฉบับเดียวกัน

วิธีนี้จะทำให้ผู้ซื้อเห็นภาพรวมของทั้งโครงการ แทนที่จะเห็นเพียงคำตอบจากซัพพลายเออร์สิบกว่ารายที่ไม่เชื่อมโยงกัน

ทำไมขั้นตอนการชำระเงินจึงมีผลต่อกำหนดส่งมอบด้วยเช่นกัน?

การชำระเงินไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงด้านเงินทุนเท่านั้น แต่ยังมีผลต่อจังหวะการทำงานของซัพพลายเออร์อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น หากเงินมัดจำยังไม่เข้าบัญชี โรงงานก็อาจจะยังไม่จัดซื้อวัสดุ หรือเอกสารทางเทคนิคที่จำเป็นต้องได้รับการยืนยันในช่วงกลางคันยังไม่ได้รับการอนุมัติ ก็อาจส่งผลให้การผลิตต้องหยุดชะงักลง

ในทางกลับกัน หากผู้ซื้อชำระเงินงวดสุดท้ายทั้งหมดล่วงหน้าก่อนที่ซัพพลายเออร์จะบรรลุจุดที่ตกลงกันไว้ ก็อาจสูญเสียอำนาจต่อรองในการผลักดันให้เกิดการแก้ไขปรับปรุงและการส่งมอบตามกำหนด

แนวทางที่สมเหตุสมผลกว่าคือการเชื่อมโยงการชำระเงินเข้ากับความคืบหน้าของคำสั่งซื้อ

ซัพพลายเออร์ทำอะไรสำเร็จ ผู้ซื้อตรวจสอบยืนยัน แล้วจึงเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป วิธีนี้จะทำให้ทั้งสองฝ่ายมีความคาดหวังที่ตรงกันในแต่ละขั้นตอน

หากใกล้ถึงกำหนดส่งมอบแล้วพบว่าสินค้าจะล่าช้า ควรทำอย่างไร?

เมื่อพบความความล่าช้า ขั้นตอนแรกไม่ใช่การเร่งถามซ้ำๆ ว่า "เมื่อไหร่จะเสร็จ" แต่เป็นการค้นหาจุดที่ติดขัดอย่างแท้จริง

หากเป็นเพียงเพราะวัสดุก่อสร้างบรรจุภัณฑ์มาส่งช้า อาจแก้ไขได้ด้วยการปรับเปลี่ยนเวลาการบรรจุตู้คอนเทนเนอร์ หากชิ้นส่วนหลักยังไม่มาถึงโรงงาน ก็จำเป็นต้องประเมินวันที่แล้วเสร็จจริงใหม่อีกครั้ง หรือหากในบรรดาซัพพลายเออร์หลายราย มีเพียงรายเดียวที่สินค้าไม่ใช่ส่วนสำคัญเกิดความล่าช้า ก็อาจพิจารณาเรื่องการทยอยจัดส่งสินค้า (Partial Shipment) เป็นงวดๆ

นอกจากนี้ ผู้ซื้อจะต้องตรวจสอบรอบเรือ (Shipping Schedule) คลังสินค้าปลายทาง ทีมติดตั้ง และหน้างานโครงการไปพร้อมๆ กันด้วยว่าจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนหรือไม่

ยิ่งรู้สถานะจริงเร็วเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีตัวเลือกในการแก้ปัญหามากเท่านั้น หากรอจนถึงวันบรรจุตู้คอนเทนเนอร์เดิมแล้วจึงพบว่าสินค้ายังไม่เสร็จ มักจะไม่เหลือพื้นที่ให้ปรับ 0แก้ไขมากนัก

Easysail ช่วยควบคุมกำหนดส่งมอบสำหรับคำสั่งซื้อวงเงินสูงได้อย่างไร?

Easysail สามารถช่วยเหลือผู้ซื้อจากต่างประเทศตั้งแต่ขั้นตอนเริ่มต้นคำสั่งซื้อในการจัดทำตารางเวลาการผลิตและการส่งมอบ นำเอาตัวอย่าง การยืนยันทางเทคนิค การผลิต การทดสอบ การบรรจุหีบห่อ การตรวจสินค้า และการบรรจุตู้คอนเทนเนอร์มารวมไว้ในแผนปฏิบัติการเดียวกัน

ในระหว่างกระบวนการผลิต เราจะคอยติดตามความคืบหน้าที่แท้จริงกับซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่อง พร้อมทั้งขอภาพถ่าย วิดีโอ และข้อมูลการผลิตที่สอดคล้องกัน สำหรับจุดสำคัญหรือคำสั่งซื้อที่มีมูลค่าสูง เรายังสามารถจัดให้มีการตรวจสอบหน้างานได้อีกด้วย หากพบสัญญาณความล่าช้า เราจะรีบแจ้งให้ผู้ซื้อทราบโดยเร็ว และช่วยเหลือในการประเมินว่าจะรอต่อไป ปรับเปลี่ยนการบรรจุตู้คอนเทนเนอร์ หรือเปลี่ยนแปลงแผนการจัดส่งสินค้าบางส่วน

สำหรับโครงการวัสดุก่อสร้าง เครื่องจักรกล และการจัดซื้อจากซัพพลายเออร์หลายราย เรายังสามารถช่วยบริหารจัดการความคืบหน้าของโรงงานต่างๆ ให้เป็นหนึ่งเดียว พร้อมเชื่อมโยงกับกระบวนการ PSI (Pre-Shipment Inspection) การแก้ไขงาน การรวมสินค้า และการบรรจุตู้ในขั้นตอนต่อไป

หากคุณกำลังดำเนินการสั่งซื้อสินค้าจากประเทศจีนที่มีมูลค่าค่อนข้างสูงและกำหนดส่งมอบไม่สามารถเกิดความผิดพลาดได้ คุณสามารถส่งรายชื่อซัพพลายเออร์ ผลิตภัณฑ์ กำหนดส่งมอบตามสัญญา และเป้าหมายเวลาจัดส่งมาให้ Easysail เราพร้อมช่วยเหลือคุณในการเปลี่ยน "กำหนดส่งมอบ" ที่ซัพพลายเออร์รับปากด้วยวาจา ให้กลายเป็นตารางเวลาโครงการที่สามารถติดตามผลได้อย่างแท้จริง