Người mua đã có nhà cung cấp, liệu có còn cần đại lý thu mua tại Trung Quốc?

Việc đã tìm được nhà cung cấp Trung Quốc không có nghĩa là đại lý thu mua không còn giá trị. Nếu nhà cung cấp đã hợp tác ổn định lâu dài, tiêu chuẩn sản phẩm đơn giản, người mua tự quản lý được sản xuất và xuất hàng thì hoàn toàn có thể tự mua trực tiếp. Nhưng đối với nhà cung cấp mới, đơn hàng giá trị lớn, sản phẩm tùy chỉnh, mua hàng từ nhiều nhà cung cấp hoặc đơn hàng theo dự án, vai trò quan trọng hơn của đại lý thu mua thường diễn ra “sau khi đã tìm được nhà cung cấp”.

Đã có nhà cung cấp, tại sao vẫn phát sinh vấn đề mua hàng?

Sau khi người mua nước ngoài tìm được nhà cung cấp, công việc thu mua thực sự mới bắt đầu.

Nhà cung cấp có thể cung cấp báo giá và sản phẩm, nhưng người mua vẫn cần đánh giá xem thông số kỹ thuật có chính xác không, điều kiện báo giá có đầy đủ không, mẫu có đại diện cho hàng sản xuất hàng loạt không, tiến độ sản xuất có theo đúng kế hoạch không, và sau khi hoàn thành sản phẩm có đáp ứng yêu cầu đơn hàng không.

Những vấn đề này có thể trao đổi qua email và WhatsApp, nhưng khi người mua không có mặt tại Trung Quốc, rất khó để xác nhận thông tin nhà cung cấp cung cấp có khớp với tình hình thực tế tại hiện trường hay không.

Đặc biệt là trong lần hợp tác đầu tiên, việc nhà cung cấp phản hồi tích cực và mẫu mã đẹp không hoàn toàn đảm bảo đơn hàng số lượng lớn sẽ được hoàn thành ổn định.

Vì vậy, giá trị của đại lý thu mua không chỉ là “giúp bạn tìm một nhà máy”, mà là giúp người mua thực sự quản lý tốt nhà cung cấp đã tìm thấy.

Trong trường hợp nào có thể hợp tác trực tiếp với nhà cung cấp?

Nếu người mua và nhà cung cấp đã hợp tác nhiều năm, tiêu chuẩn sản phẩm cố định, chất lượng ổn định, phương thức thanh toán và giao hàng đã trưởng thành thì không cần thiết phải thêm một khâu trung gian là đại lý thu mua.

Các sản phẩm có tính chuẩn hóa cao cũng tương tự như vậy. Người mua tự am hiểu yêu cầu kỹ thuật sản phẩm, có thể đánh giá báo giá và chất lượng, đồng thời nhà cung cấp có kinh nghiệm xuất khẩu ổn định, việc hợp tác trực tiếp thường mang lại hiệu quả cao hơn.

Đại lý thu mua không nên trở thành khâu trung gian bắt buộc cho mọi đơn hàng.

Điều thực sự cần cân nhắc là: Nếu đơn hàng phát sinh sự cố, bạn có đủ khả năng phát hiện và xử lý kịp thời tại Trung Quốc hay không?

Nếu câu trả lời là có, việc hợp tác trực tiếp không có vấn đề gì.

Tại sao nhà cung cấp mới càng cần được xác minh tại chỗ?

Sau khi người mua tìm được nhà cung cấp qua triển lãm, trang web, giới thiệu từ bạn bè hoặc nền tảng trực tuyến, họ thường chỉ nhìn thấy những thông tin do đối phương chủ động cung cấp.

Ví dụ như giới thiệu công ty, danh mục sản phẩm, hình ảnh mẫu, video nhà máy và báo giá.

Những tài liệu này có giá trị tham khảo ban đầu, nhưng đối với các đơn hàng giá trị lớn, người mua có thể cần biết thêm nhà cung cấp có thực sự hoạt động hay không, năng lực sản xuất có khớp với đơn hàng không, địa chỉ sản xuất thực tế ở đâu, và chủ thể nhận thanh toán có trùng khớp với công ty đứng tên trên hợp đồng hay không.

Đại lý thu mua có thể giúp xác minh sâu hơn các thông tin này ngay tại địa phương ở Trung Quốc.

Nếu nhà cung cấp đã được xác định, bạn không cần phải tìm lại một đơn vị khác. Công việc của đại lý có thể bắt đầu ngay từ khâu xác minh nhà cung cấp và thực thi đơn hàng.

Báo giá đã được chốt, liệu có còn cần đại lý làm gì nữa?

Báo giá đã được thỏa thuận không có nghĩa là tất cả các điều kiện thương mại đã được xác nhận.

Nhiều vấn đề mua hàng ẩn giấu đằng sau đơn giá, chẳng hạn như cấp độ nguyên liệu, cấu hình, bao bì, phụ tùng, thời gian giao hàng, các mốc thanh toán và điều kiện thương mại.

Thiết bị máy móc là ví dụ rõ ràng nhất. Hai nhà cung cấp có thể báo giá hai thiết bị tương tự nhau, nhưng động cơ, hệ thống điều khiển, các bộ phận cốt lõi và phương án phụ tùng lại khác nhau.

Vật liệu xây dựng dự án cũng vậy. Sau khi giá sản phẩm được ấn định, vẫn có thể liên quan đến màu sắc, kích thước, phụ kiện lắp đặt, tính đồng nhất giữa các lô hàng và phương pháp đóng gói.

Đại lý thu mua có thể hỗ trợ người mua làm rõ các điều kiện này, giúp báo giá của nhà cung cấp thực sự tương ứng với yêu cầu mua hàng của bạn thay cho việc đợi đến khi sản xuất xong mới phát hiện ra sự hiểu lầm.

Ai sẽ là người xác nhận tiến độ thực tế trong quá trình sản xuất?

Nhiều người mua nước ngoài sau khi đặt hàng chủ yếu dựa vào việc nhà cung cấp chủ động báo cáo tiến độ sản xuất.

Các đơn hàng bình thường tất nhiên có thể thực hiện theo cách này. Nhưng nếu thời gian giao hàng ảnh hưởng đến việc khai trương khách sạn, tiến độ công trình, đưa nhà máy đi vào hoạt động hoặc giao hàng cho khách hàng, thì việc chỉ nghe nhà cung cấp nói “đang sản xuất” thường là chưa đủ.

Đội ngũ thu mua tại chỗ có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp tiến độ chuẩn bị nguyên liệu, bán thành phẩm, sản xuất, thử nghiệm và đóng gói dựa theo từng giai đoạn của đơn hàng. Khi phát hiện bất thường, họ có thể nắm bắt sớm hơn thay vì đợi đến vài ngày trước hạn giao hàng dự kiến mới biết là bị trì trễ.

Nếu cần thiết, đại lý thu mua cũng có thể đến trực tiếp hiện trường để xác nhận trạng thái sản xuất.

Giá trị của việc này đối với các đơn hàng giá trị lớn thường cao hơn nhiều so với việc “tìm lại một nhà cung cấp mới”.

Tại sao trước khi xuất hàng vẫn cần góc nhìn từ phía người mua?

Nhà cung cấp chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của họ, tiêu chuẩn đánh giá tự nhiên sẽ nghiêng về việc “sản phẩm đã hoàn thành, có thể giao hàng”.

Nhưng điều mà người mua quan tâm lại là một vấn đề khác: Lô hàng này đã được hoàn thành theo đúng đơn đặt hàng của tôi chưa?

Số lượng sản phẩm, kích thước, ngoại quan, tính năng, phụ kiện, bao bì và nhãn mác đều cần được xác nhận xuất phát từ yêu cầu đặt hàng của người mua.

Đối với các đơn hàng quan trọng, có thể sắp xếp kiểm tra trước xuất hàng (PSI) trước khi hàng rời khỏi Trung Quốc. Nếu phát hiện vấn đề, người mua vẫn có thể yêu cầu nhà cung cấp khắc phục ngay tại Trung Quốc.

Khi thu mua từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc, đội ngũ tại địa phương cũng có thể tiếp tục điều phối việc tập kết hàng hóa, chứng từ đóng thùng, ký hiệu thùng carton (shipping mark) và thời gian đóng container, tránh tình trạng mỗi nhà máy chỉ lo hàng của mình rồi cuối cùng không thể gom chung để xuất đi.

Những đơn hàng nào phù hợp nhất với mô hình “Có sẵn nhà cung cấp + Đại lý thu mua”?

Phương thức hợp tác này đặc biệt phù hợp với những người mua đã tìm được nhà máy nhưng vẫn cần sự hỗ trợ thực thi tại chỗ ở Trung Quốc.

Ví dụ như lần đầu hợp tác với nhà cung cấp mới, thiết bị máy móc giá trị lớn, dự án vật liệu xây dựng trọn gói, thu mua cho khách sạn và căn hộ, xuất hàng từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc, và các nhà nhập khẩu cần mua hàng từ Trung Quốc lâu dài.

Người mua có thể tiếp tục trực tiếp thương lượng sản phẩm, giá cả và điều kiện thương mại với nhà máy, trong khi đại lý thu mua chịu trách nhiệm xác minh tại chỗ, theo dõi tiến độ và thực thi chất lượng tại Trung Quốc.

Mô hình này không làm suy yếu mối quan hệ trực tiếp giữa người mua và nhà máy, ngược lại còn giúp phân định trách nhiệm rõ ràng hơn.

Easysail China có thể tham gia vào các đơn hàng có sẵn nhà cung cấp như thế nào?

Nếu bạn đã tìm được nhà cung cấp Trung Quốc, Easysail China không cần phải tìm kiếm nhà máy thay bạn nữa. Chúng tôi có thể trực tiếp can thiệp dựa trên các đơn hàng hiện có, hỗ trợ xác minh nhà cung cấp và hiện trường sản xuất, kiểm tra thông tin báo giá và thông số kỹ thuật, theo dõi tiến độ sản xuất, sắp xếp kiểm tra hàng trước khi xuất, theo dõi việc khắc phục và giám sát đóng container.

Đối với các dự án có nhiều nhà cung cấp, chúng tôi cũng có thể hỗ trợ đồng bộ thời gian giao hàng, tập kết hàng và bố trí xuất hàng.

Nếu bạn đã có nhà cung cấp nhưng chưa chắc chắn liệu có cần đội ngũ tại chỗ ở Trung Quốc tiếp tục theo dõi hay không, bạn có thể gửi thông tin nhà cung cấp, bảng báo giá, danh mục sản phẩm, số lượng mua và thời gian giao hàng dự kiến cho Easysail China. Chúng tôi có thể đánh giá trước xem khâu nào trong đơn hàng này đáng để đội ngũ tại chỗ hỗ trợ, và công việc nào bạn có thể tiếp tục tự hoàn thành trực tiếp với nhà cung cấp.