Haben Sie bereits einen Lieferanten, benötigen Sie dennoch eine Beschaffungsagentur in China?

Bereits einen chinesischen Lieferanten gefunden zu haben bedeutet nicht, dass eine Beschaffungsagentur keinen Wert mehr hat. Wenn der Lieferant bereits langfristig und stabil zusammenarbeitet, die Produktstandards einfach sind und der Käufer in der Lage ist, Produktion und Versand selbst zu verwalten, ist ein Direktkauf durchaus möglich. Bei neuen Lieferanten, Großaufträgen, kundenspezifischen Produkten, Beschaffung von mehreren Lieferanten oder projektbezogenen Aufträgen liegt die wichtigere Rolle einer Beschaffungsagentur jedoch oft „nachdem der Lieferant gefunden wurde“.

Warum treten trotz vorhandenem Lieferanten Beschaffungsprobleme auf?

Sobald ein ausländischer Käufer einen Lieferanten gefunden hat, beginnt die eigentliche Beschaffungsarbeit erst.

Lieferanten können Angebote und Produkte bereitstellen, aber der Käufer muss dennoch prüfen, ob die Spezifikationen genau sind, ob die Angebotsbedingungen vollständig sind, ob die Muster repräsentativ für die Massenware sind, ob die Produktion planmäßig voranschreitet und ob die fertigen Produkte den Bestellanforderungen entsprechen.

Diese Probleme können über E-Mail und WhatsApp kommuniziert werden, aber wenn der Käufer nicht in China ist, ist es schwer zu bestätigen, ob die vom Lieferanten bereitgestellten Informationen mit der Situation vor Ort übereinstimmen.

Besonders bei der ersten Zusammenarbeit bedeuten eine enthusiastische Antwort und schöne Muster des Lieferanten nicht vollständig, dass die Serienproduktion stabil abgeschlossen wird.

Der Wert einer Beschaffungsagentur besteht daher nicht nur darin, „Ihnen bei der Findung einer Fabrik zu helfen“, sondern dem Käufer zu helfen, den bereits gefundenen Lieferanten wirklich zu verwalten.

Unter welchen Umständen können Sie direkt mit Lieferanten zusammenarbeiten?

Wenn der Käufer und der Lieferant bereits seit vielen Jahren zusammenarbeiten, die Produktstandards feststehen, die Qualität stabil ist und auch die Zahlungs- und Liefermethoden ausgereift sind, ist es nicht notwendig, durch das Hinzufügen eines Zwischenschritts eine Beschaffungsagentur einzusetzen.

Dies gilt auch für einige stark standardisierte Produkte. Wenn der Käufer mit den technischen Anforderungen des Produkts vertraut ist und in der Lage ist, Angebote und Qualität zu beurteilen, während der Lieferant über stabile Exporterfahrungen verfügt, ist die direkte Zusammenarbeit oft effizienter.

Eine Beschaffungsagentur sollte nicht das obligatorische Bindeglied für alle Bestellungen sein.

Die eigentliche Frage, die man sich stellen muss, ist: Haben Sie die Fähigkeit, Probleme rechtzeitig in China zu erkennen und zu lösen, falls bei einer Bestellung etwas schiefgeht?

Wenn die Antwort Ja lautet, spricht nichts gegen eine direkte Zusammenarbeit.

Warum müssen neue Lieferanten vor Ort verifiziert werden?

Nachdem ein Käufer einen Lieferanten über Messen, Websites, Empfehlungen von Freunden oder Online-Plattformen gefunden hat, sieht er in der Regel nur die Informationen, die die andere Partei aktiv zur Verfügung stellt.

Zum Beispiel Unternehmensvorstellungen, Produktkataloge, Musterfotos, Fabrikvideos und Preisangebote.

Diese Materialien können für eine erste Beurteilung hilfreich sein, aber bei größeren Beschaffungssummen muss der Käufer möglicherweise auch wissen, ob der Lieferant tatsächlich operativ tätig ist, ob die Produktionskapazität den Bestellanforderungen entspricht, wo sich die tatsächliche Produktionsadresse befindet und ob das Zahlungsempfängerkonto mit dem im Vertrag genannten Unternehmen übereinstimmt.

Eine Beschaffungsagentur kann diese Informationen vor Ort in China weiter verifizieren.

Wenn der Lieferant bereits feststeht, besteht keine Notwendigkeit, einen anderen zu suchen. Die Arbeit der Agentur kann direkt mit der Lieferantenüberprüfung und der Auftragsabwicklung beginnen.

Was braucht es noch von einer Agentur, wenn das Angebot bereits verhandelt wurde?

Ein ausgehandeltes Angebot bedeutet nicht, dass alle kommerziellen Bedingungen bestätigt sind.

Viele Beschaffungsprobleme sind jenseits des Stückpreises versteckt, wie zum Beispiel Materialklassen, Konfigurationen, Verpackungen, Ersatzteile, Lieferzeiten, Zahlungsmeilensteine und Handelsklauseln.

Dies ist besonders bei mechanischen Geräten offensichtlich. Zwei Lieferanten bieten möglicherweise ähnliche Geräte an, aber die Motoren, Steuerungssysteme, Kernkomponenten und Ersatzteillösungen können unterschiedlich sein.

Gleiches gilt für Baumaterialien für Projekte. Nachdem der Produktpreis festgelegt wurde, kann es immer noch um Farben, Größen, Montagezubehör, Chargenkonsistenz und Verpackungsmethoden gehen.

Eine Beschaffungsagentur kann dem Käufer helfen, diese Bedingungen klar zu strukturieren, damit das Angebot des Lieferanten wirklich den Beschaffungsanforderungen des Käufers entspricht, anstatt erst nach der Produktion festzustellen, dass es unterschiedliche Auffassungen gab.

Wer bestätigt während der Produktion den tatsächlichen Fortschritt?

Viele ausländische Käufer verlassen sich nach der Bestellung hauptsächlich darauf, dass der Lieferant proaktiv über den Produktionsfortschritt berichtet.

Bei normalen Bestellungen kann dies natürlich so gehandhabt werden. Wenn sich die Lieferzeit jedoch auf die Eröffnung eines Hotels, Projektmeilensteine, den Fabrikbetrieb oder die Kundenlieferung auswirkt, reicht es meistens nicht aus, nur den Satz des Lieferanten „Es wird produziert“ zu hören.

Das lokale Beschaffungsteam kann vom Lieferanten verlangen, je nach Auftragsphase Berichte über Materialvorbereitung, Halbzeuge, Produktion, Tests und Verpackungsfortschritt bereitzustellen. Abweichungen können so früher erkannt werden, anstatt erst wenige Tage vor dem ursprünglichen Versandtermin von einer Verzögerung zu erfahren.

Falls erforderlich, kann die Beschaffungsagentur auch den Produktionsstatus vor Ort überprüfen.

Der Wert hiervon ist bei Großaufträgen oft höher als „einen neuen Lieferanten zu finden“.

Warum wird vor dem Versand weiterhin die Perspektive des Käufers benötigt?

Der Lieferant ist für die Produktion seiner eigenen Produkte verantwortlich, und sein Maßstab ist naturgemäß eher: „Das Produkt ist fertig und kann versendet werden.“

Aber der Käufer kümmert sich um etwas anderes: Ist diese Ladung gemäß meinen Bestellanforderungen fertiggestellt?

Produktmenge, Größe, Aussehen, Funktion, Zubehör, Verpackung und Etikettierung müssen ausgehend von den Bestellanforderungen des Käufers bestätigt werden.

Für wichtige Aufträge kann vor dem Verlassen der Ware aus China eine Vorversandkontrolle (PSI) arrangiert werden. Werden Probleme festgestellt, kann der Lieferant noch vor Ort in China zur Nachbesserung aufgefordert werden.

Bei der Beschaffung von mehreren Lieferanten kann das lokale Team auch weiterhin die Frachtkonsolidierung, Versanddokumente, Außenkartonmarkierungen und Containerbeladezeiten koordinieren, um zu vermeiden, dass sich jede Fabrik nur um ihre eigenen Waren kümmert und am Ende keine einheitliche Lieferung möglich ist.

Welche Bestellungen eignen sich am besten für das Modell „Bestehender Lieferant + Beschaffungsagentur“?

Diese Art der Zusammenarbeit eignet sich besonders für Käufer, die bereits eine Fabrik gefunden haben, aber dennoch lokale Ausführungsunterstützung in China benötigen.

Beispielsweise bei der ersten Zusammenarbeit mit einem neuen Lieferanten, großen Maschinen- und Ausrüstungsaufträgen, kompletten Baumaterialprojekten, Hotel- und Appartementbeschaffungen, dem gemeinsamen Versand von mehreren Lieferanten sowie für Importeure, die langfristig aus China beschaffen müssen.

Käufer können weiterhin direkt mit Fabriken über Produkte, Preise und kommerzielle Bedingungen verhandeln, während die Beschaffungsagentur für die Verifizierung vor Ort in China, die Nachverfolgung und die Qualitätsausführung verantwortlich ist.

Dieses Modell schwächt die direkte Beziehung zwischen Käufer und Fabrik nicht ab, sondern macht die Verantwortlichkeiten klarer.

Wie kann Easysail China bei Bestellungen mit bestehenden Lieferanten mitwirken?

Wenn Sie bereits chinesische Lieferanten gefunden haben, muss Easysail China nicht erneut nach Fabriken für Sie suchen. Wir können direkt auf Basis bestehender Bestellungen einsteigen und Sie bei der Überprüfung von Lieferanten und Produktionsstätten, der Prüfung von Angeboten und Spezifikationen, der Nachverfolgung des Produktionsfortschritts, der Organisation von Vorversandkontrollen, der Nachbesserungsverfolgung sowie der Überwachung der Containerbeladung unterstützen.

Bei Projekten mit mehreren Lieferanten können wir auch bei der Vereinheitlichung von Lieferzeiten, der Frachtsammlung und den Versandarrangements behilflich sein.

Wenn Sie bereits Lieferanten haben, aber nicht sicher sind, ob Sie ein lokales Team in China für die Weiterverfolgung benötigen, können Sie Ihre Lieferantendaten, Angebote, Produktlisten, Bestellmengen und voraussichtlichen Liefertermine an Easysail China senden. Wir können zunächst beurteilen, welche Teile dieser Bestellung von einem lokalen Team unterstützt werden sollten und welche Aufgaben Sie weiterhin direkt mit dem Lieferanten abschließen können.