Gia công OEM tại Trung Quốc: Phải làm gì khi thay đổi thông số kỹ thuật giữa chừng?

Khi thay đổi thông số kỹ thuật gia công OEM tại Trung Quốc trong giai đoạn báo giá, xác nhận mẫu hoặc bắt đầu sản xuất, trước tiên bạn cần ghi lại sự khác biệt giữa phiên bản cũ và mới, đánh giá phạm vi, chi phí, thời gian giao hàng và điều kiện áp dụng. Sau đó, các bên phụ trách kỹ thuật, thương mại của người mua và nhà cung cấp cần xác nhận theo thỏa thuận. Việc chỉ dùng một câu chat "sửa lại một chút" để sản xuất rất dễ dẫn đến việc các lô hàng khác nhau hoặc các nhà xưởng khác nhau thực hiện các phiên bản khác nhau.

Đơn thay đổi cần làm rõ những thông tin gì trước tiên?

Đơn thay đổi nên ghi nhận riêng biệt các thông tin sau:

• Phiên bản bản vẽ, thông số kỹ thuật hoặc mẫu ban đầu
• Số hiệu phiên bản mới và ngày tháng
• Sự khác biệt cụ thể về kích thước, chất liệu, tính năng, giao diện, v.v.
• Bao bì, nhãn mác, bản thiết kế đồ họa có thay đổi đồng thời không
• Các dòng máy, số lượng đơn hàng và lô hàng liên관
• Lý do đưa ra sự thay đổi
• Mong muốn áp dụng thay đổi từ công đoạn sản xuất nào

Đối với người mua nói tiếng Tây Ban Nha, có thể sử dụng danh mục thay đổi song ngữ được đánh số thống nhất để bộ phận kỹ thuật, thu mua và nhà máy giao tiếp dựa trên cùng một hồ sơ, tránh sự khác biệt trong mô tả qua email hoặc chat.

Nhà cung cấp phải đánh giá những ảnh hưởng nào?

Nhà cung cấp nên kiểm tra giai đoạn hiện tại của đơn hàng và giải thích xem các hạng mục sau có bị ảnh hưởng hay không:

• Nguyên vật liệu đã được thu mua chưa
• Có sản phẩm dở dang (bán thành phẩm) hoặc sản phẩm hoàn thiện nào không
• Khuôn mẫu, đồ gá hoặc dụng cụ gia công đã được làm chưa
• Các linh kiện gia công ngoài đã được đặt hàng chưa
• Mẫu ban đầu hoặc bài kiểm tra có cần phải xác thực lại không
• Vật liệu đóng gói, nhãn mác và ấn phẩm đã được sản xuất chưa

Đối với nguyên liệu cũ, khuôn cũ và bán thành phẩm, cần liệt kê rõ số lượng, có thể tiếp tục sử dụng hay cần sửa đổi, cũng như chi phí có thể phát sinh. Việc xử lý cụ thể như thế nào và ai chịu chi phí nên được quyết định dựa trên thỏa thuận đặt hàng và sự xác nhận của cả hai bên, không thể mặc định là vứt bỏ toàn bộ hoặc do một bên tự chịu.

Giá mới và thời gian giao hàng nên được xác nhận ra sao?

Nhà cung cấp nên phân biệt giá đơn hàng gốc với chi phí phát sinh mới, giải thích các chi phí tương ứng với sự thay đổi, đồng thời cập nhật đồng bộ các công đoạn sản xuất và thời gian giao hàng dự kiến.

Người phụ trách kỹ thuật chủ yếu xác nhận thông số kỹ thuật mới và yêu cầu kiểm chứng; người phụ trách thương mại xác nhận chi phí, số lượng và thời gian giao hàng. Nhà cung cấp xác nhận họ có đủ điều kiện để thực hiện.

Việc người mua phê duyệt thiết kế mới không đồng nghĩa với việc có thể đơn phương sửa đổi các điều kiện hợp đồng đã thỏa thuận. Nếu hai bên chưa đạt được đồng thuận về một ảnh hưởng nào đó, có thể tạm hoãn phần bị ảnh hưởng theo thỏa thuận hiện có và ghi lại các vấn đề chờ quyết định, thay vì đơn giản yêu cầu dừng toàn bộ dây chuyền hoặc đơn phương ngừng thanh toán.

Làm thế nào để ngăn chặn nhà xưởng tiếp tục sử dụng phiên bản cũ?

Để tránh việc phân xưởng, nhà máy gia công ngoài hoặc nhà cung cấp bao bì tiếp tục sử dụng tài liệu cũ, cần thiết lập hồ sơ phiên bản chính:

• Số hiệu thay đổi
• Phiên bản bản vẽ hoặc thông số kỹ thuật có hiệu lực hiện tại
• Ngày có hiệu lực hoặc lô hàng có hiệu lực
• Hồ sơ xác nhận đã nhận thông tin từ nhà cung cấp
• Các khâu gia công ngoài đã được đồng bộ chưa
• Cách thức thu hồi hoặc đánh dấu mất hiệu lực đối với tài liệu cũ

Nếu phiên bản cũ và mới tồn tại song song, cần phân biệt rõ sản phẩm và lô hàng để tránh trộn hàng. Việc kiểm tra chất lượng (inspection) sau đó cũng phải biết rõ hàng hóa nào cần được kiểm tra theo phiên bản cũ, hàng hóa nào theo phiên bản mới.

Tại sao cần xác thực lại sau khi thay đổi thông số kỹ thuật?

Mẫu cũ đã đạt chuẩn không tự động chứng minh phiên bản mới cũng đạt chuẩn.

Nếu có sự thay đổi về kích thước, chất liệu, giao diện, cấu trúc hoặc bao bì, cần kiểm tra lại các hạng mục bị ảnh hưởng và chú ý xem sự thay đổi đó có ảnh hưởng đến các chức năng liên quan hay không. Ví dụ, việc thay đổi kích thước của một linh kiện có thể đồng thời ảnh hưởng đến quá trình lắp ráp, độ hở lắp ghép hoặc kích thước bao bì.

Bằng chứng xác thực phải tương ứng với số hiệu phiên bản mẫu mới, bao gồm việc lưu giữ hình ảnh hoặc video, đo đạc thực tế, kiểm tra chức năng hoặc lắp ráp và hồ sơ xác nhận của người mua.

Nếu sự thay đổi liên quan đến kỹ thuật chuyên môn, an toàn, chứng nhận hoặc yêu cầu của quốc gia điểm đến, các kỹ sư, cơ quan kiểm định hoặc người phụ trách chuyên môn tương ứng phải tiến hành đánh giá lại. Không thể giả định rằng chỉ kiểm tra một thông số được sửa đổi là đại diện cho toàn bộ sản phẩm vẫn đáp ứng mọi yêu cầu.

Cuối cùng nên lưu giữ lại những tài liệu bàn giao nào?

Nhân sự sản xuất và kiểm hàng nên có khả năng tiếp3 cận các hồ sơ sau:

• Đơn thay đổi chính thức
• Đánh giá ảnh hưởng từ nhà cung cấp
• Báo giá đã được sửa đổi
• Các mốc sản xuất và giao hàng đã được cập nhật
• Hồ sơ xác nhận của cả hai bên
• Mẫu mới hoặc bằng chứng xác thực
• Bảng đối chiếu phiên bản và lô sản xuất

Việc kiểm tra hàng hóa nên dựa trên phiên bản có hiệu lực của lô tương ứng và tiêu chuẩn xác nhận.

Các câu hỏi thường gặp

• Nhà cung cấp xác nhận "có thể sửa" trong khung chat, liệu có thể tiến hành sản xuất trực tiếp không? Không khuyến khích. Nên xác nhận phiên bản mới, phạm vi ảnh hưởng, chi phí, thời gian giao hàng và lô hàng có hiệu lực trước, sau đó mới thực hiện theo thỏa thuận của hai bên.
• Chỉ thay đổi bao bì hoặc nhãn mác thì có cần lập hồ sơ thay đổi không? Có. Bao bì, nhãn mác và bản vẽ thiết kế cũng có thể ảnh hưởng đến sản xuất, tồn kho và việc tiêu thụ tại thị trường đích, vì vậy cần làm rõ phiên bản và lô có hiệu lực.
• Phải làm gì với nguyên vật liệu cũ đã được mua? Nên thống kê số lượng và trạng thái sử dụng trước, sau đó thảo luận về việc tiếp tục sử dụng, gia công lại, thay thế hoặc phương thức xử lý khác, đồng thời ghi lại chi phí và kết quả phê duyệt.
• Sau khi thay đổi thông số kỹ thuật, bắt buộc phải làm mẫu mới sao? Không nhất thiết, nhưng bắt buộc phải kiểm chứng lại các hạng mục bị ảnh hưởng. Việc có cần mẫu mới hoàn chỉnh hay không phụ thuộc vào mức độ thay đổi và rủi ro kỹ thuật.

Easysail China có thể hỗ trợ những gì?

Trong phạm vi dịch vụ đã được xác nhận trước, Easysail China có thể hỗ trợ người mua OEM tổng hợp các câu hỏi đáp với nhà cung cấp, thiết lập hồ sơ thay đổi, theo dõi báo giá và việc sửa đổi mẫu, đối chiếu các tài liệu phiên bản khác nhau, đồng thời điều phối các mốc sản xuất và tài liệu kiểm hàng tiếp theo.

Việc phê duyệt kỹ thuật đối với thông số mới phải do người mua, nhà thiết kế hoặc kỹ sư thực hiện; các vấn đề liên quan đến thiết kế kỹ thuật, kiểm định chuyên nghiệp, chứng nhận hoặc yêu cầu của quốc gia điểm đến phải do cơ quan chuyên môn tương ứng xác nhận. Easysail China không cam kết việc thay đổi giữa chừng chắc chắn sẽ thực hiện được, cũng không đảm bảo chi phí phát sinh thấp nhất, thời gian giao hàng cố định hay không có rủi ro.