Fabricação OEM na China: O que fazer ao alterar especificações a meio do processo?

Quando altera especificações na fabricação OEM na China após a cotação, confirmação de amostras ou início da produção, deve primeiro registar as diferenças entre a versão antiga e a nova, avaliar o âmbito, os custos, o prazo de entrega e as condições de eficácia, e depois obter a confirmação do comprador técnico, do responsável comercial e do fornecedor conforme acordado. Apenas dizer "mudar" numa mensagem de chat para avançar com a produção pode facilmente levar diferentes lotes ou fábricas a executarem versões diferentes.

O que deve ficar claro primeiro na ordem de alteração?

A ordem de alteração deve registar separadamente as seguintes informações:

• Versão original dos desenhos, especificações ou amostras
• Número e data da nova versão
• Diferenças específicas em termos de dimensões, materiais, funções, interfaces, etc.
• Se a embalagem, etiquetas e arte final mudam em simultâneo
• Modelos, quantidades de encomenda e lotes envolvidos
• Motivo da alteração
• A partir de que ponto de produção se pretende que a alteração entre em vigor

Os compradores podem utilizar uma lista de alterações bilingue com numeração uniforme, permitindo que a equipa técnica, as compras e a fábrica comuniquem com base no mesmo registo, evitando descrições inconsistentes por e-mail ou chat.

Que impactos deve o fornecedor avaliar obrigatoriamente?

O fornecedor deve verificar a fase atual da encomenda e indicar se os seguintes itens são afetados:

• Se as matérias-primas já foram compradas
• Se existem produtos em curso de fabrico (WIP) ou produtos concluídos
• Se os moldes, ferramentas ou dispositivos já foram fabricados
• Se as peças subcontratadas já foram encomendadas
• Se as amostras originais ou testes necessitam de nova validação
• Se os materiais de embalagem, etiquetas e material impresso já foram produzidos

Relativamente a materiais antigos, moldes antigos e produtos em curso, as quantidades, a possibilidade de reutilização ou a necessidade de modificação devem ser listadas separadamente, juntamente com os custos potenciais. A forma como devem ser eliminados e quem assume os custos deve ser determinada com base no acordo da encomenda e na confirmação mútua, não devendo assumir-se que tudo é descartado ou que uma das partes assume tudo por defeito.

Como devem ser confirmados o novo preço e prazo de entrega?

O fornecedor deve distinguir entre o preço original da encomenda e os custos adicionais, explicar a alteração correspondente a esses custos e atualizar simultaneamente os marcos de produção e o prazo de entrega estimado.

O responsável técnico confirma principalmente as novas especificações e os requisitos de validação; o responsável comercial confirma os custos, a quantidade e o prazo de entrega. O fornecedor confirma que dispõe das condições necessárias para a implementação.

A aprovação de um novo design pelo comprador não significa que as condições contratuais acordadas possam ser unilateralmente alteradas. Se ambas as partes ainda não tiverem chegado a acordo sobre um determinado impacto, a parte afetada pode ser temporariamente suspensa de acordo com os acordos existentes, registando-se os pontos pendentes, em vez de simplesmente exigir a paragem de toda a linha ou a suspensão unilateral de pagamentos.

Como evitar que a fábrica continue a usar a versão antiga?

Para evitar que a oficina, a fábrica subcontratada ou o fornecedor de embalagens continuem a utilizar documentos antigos, deve ser estabelecido um registo de versão principal:

• Número da alteração
• Desenhos atuais válidos ou versão das especificações
• Data de entrada em vigor ou lote de eficácia
• Registo de receção confirmado pelo fornecedor
• Sincronização dos processos subcontratados
• Forma como os documentos antigos são retirados ou marcados como inválidos

Se as versões antiga e nova co-existirem, os produtos e os lotes devem ser identificados separadamente para evitar misturas. As inspeções futuras também devem saber exatamente quais os produtos a inspecionar de acordo com a versão antiga e quais de acordo com a nova.

Porque é necessária uma nova validação após alterar especificações?

O facto de uma amostra antiga ter sido aprovada não prova automaticamente que a nova versão também está conforme.

Se forem alteradas dimensões, materiais, interfaces, estruturas ou embalagens, os itens afetados devem ser inspecionados novamente, prestando atenção a se as alterações afetam as funções relacionadas. Por exemplo, alterar a dimensão de uma peça pode afetar simultaneamente a montagem, as folgas de ajuste ou as dimensões da embalagem.

As evidências de validação devem corresponder ao número da versão da nova amostra, conservando fotografias ou vídeos, medições reais, testes funcionais ou de montagem e registos de confirmação do comprador.

Se a alteração envolver tecnologia especializada, segurança, certificações ou requisitos do país de destino, deve ser reavaliada pelo engenheiro correspondente, laboratório de ensaios ou responsável técnico. Não se deve assumir que a inspeção de apenas um parâmetro modificado significa que o produto completo continua a cumprir todos os requisitos.

Que entregas devem ficar disponíveis no final?

O pessoal de produção e inspeção deve ter acesso aos seguintes registos:

• Ordem de alteração oficial
• Avaliação de impacto do fornecedor
• Cotação revista
• Marcos de produção e entrega atualizados
• Registos de confirmação de ambas as partes
• Nova amostra ou evidência de validação
• Tabela de correspondência entre versões e lotes de produção

A inspeção de qualidade deve basear-se na versão válida e nos padrões de confirmação correspondentes ao lote em questão.

Perguntas Frequentes

• Se o fornecedor confirmar "pode ser alterado" no chat, podemos avançar diretamente com a produção? Não é recomendado. Deve primeiro confirmar a nova versão, o âmbito do impacto, os custos, o prazo de entrega e o lote de eficácia, e só depois avançar de acordo com o acordado por ambas as partes.
• Se apenas alterarmos a embalagem ou as etiquetas, também precisamos de criar um registo de alteração? Sim. A embalagem, as etiquetas e a arte final também podem afetar a produção, o stock e a venda no destino, devendo a versão e o lote de eficácia ser claramente definidos.
• O que fazer com os materiais antigos já comprados? Deve primeiro contabilizar as quantidades e o estado de utilização, e só depois discutir a reutilização, a retificação, a substituição ou outros métodos de tratamento, registando os custos e o resultado da aprovação.
• É obrigatório fazer sempre novas amostras após alterar especificações? Não necessariamente, mas os itens afetados devem ser revalidados. A necessidade de uma nova amostra completa depende do grau de alteração e do risco técnico.

Como pode a Easysail China ajudar?

Dentro do âmbito dos serviços previamente confirmados, a Easysail China pode ajudar os compradores OEM a organizar perguntas e respostas de fornecedores, estabelecer registos de alterações, acompanhar cotações e revisões de amostras, verificar documentos de diferentes versões e coordenar os marcos de produção e os dados de inspeção subsequentes.

A aprovação técnica de novas especificações deve ser feita pelo comprador, designer ou engenheiro; assuntos que envolvam design de engenharia, testes profissionais, certificações ou requisitos do país de destino devem ser confirmados pelas respetivas instituições profissionais. A Easysail China não promete que as alterações a meio do processo sejam sempre viáveis, nem garante custos adicionais mínimos, prazos de entrega fixos ou risco zero.