Quy trình đầy đủ khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc là gì?

Tại sao hiểu rõ toàn bộ quy trình lại rất quan trọng?

Nhiều người mua nước ngoài khi lần đầu nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc thường chỉ quan tâm đến nhà cung cấp và giá cả. Tuy nhiên, yếu tố thực sự quyết định kết quả thu mua không phải là báo giá đầu tiên, mà là toàn bộ quy trình có minh bạch và rõ ràng hay không.

Nhập khẩu từ Trung Quốc không đơn thuần là đặt hàng và thanh toán. Người mua cần xác nhận yêu cầu sản phẩm, sàng lọc nhà cung cấp, so sánh báo giá, xác nhận mẫu, sắp xếp thanh toán, theo dõi tiến độ sản xuất, kiểm tra hàng hóa, sắp xếp vận chuyển và cuối cùng là hoàn tất thủ tục thông quan tại nước nhập khẩu. Bất kỳ khâu nào không được lập kế hoạch trước đều có thể dẫn đến tăng chi phí, trễ tiến độ giao hàng hoặc hàng hóa không thể sử dụng bình thường khi đến cảng.

Đối với vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị, nội thất, kim khí, thiết bị chiếu sáng, thiết bị vệ sinh, bao bì hoặc các sản phẩm dự án, quy trình càng rõ ràng thì rủi ro thu mua càng thấp.

Cần xác nhận những gì trước khi thu mua?

Bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu là làm rõ nhu cầu thu mua.

Người mua không thể chỉ gửi một tấm hình sản phẩm rồi yêu cầu báo giá chính xác. Nhà cung cấp cần biết rõ thông số kỹ thuật, chất liệu, số lượng, mục đích sử dụng, yêu cầu chất lượng, quy cách đóng gói, quốc gia đích và thời gian giao hàng dự kiến.

Cùng một sản phẩm nhưng xuất sang các thị trường khác nhau hoặc dùng cho các mục đích khác nhau sẽ có tiêu chuẩn hoàn toàn khác nhau. Yêu cầu thu mua cho bán lẻ, dự án công trình, sản xuất tại nhà máy hay phân phối bán sỉ đều không giống nhau.

Nếu nhu cầu không rõ ràng, người mua sẽ rất khó so sánh các báo giá nhận được. Nhìn qua có vẻ là cùng một loại sản phẩm, nhưng thực tế có thể khác biệt rất lớn về chất liệu, cấu hình, đóng gói và tiêu chuẩn chất lượng.

Làm thế nào để sàng lọc nhà cung cấp Trung Quốc?

Nhà cung cấp ở Trung Quốc rất nhiều, nhưng không phải đơn vị nào cũng phù hợp với đơn hàng của bạn.

Người mua cần đánh giá xem nhà cung cấp có kinh nghiệm với sản phẩm liên quan hay không, có hiểu rõ quy trình xuất khẩu không, có cung cấp báo giá minh bạch không và có sẵn sàng phối hợp xác nhận mẫu cũng như kiểm tra chất lượng hay không.

Nếu giá trị đơn hàng lớn, hoặc sản phẩm có liên quan đến tùy chỉnh, thiết bị máy móc, vật liệu công trình và thu mua từ nhiều nhà cung cấp, người mua nên xác minh danh tính và năng lực của nhà cung cấp trước khi thanh toán.

Nhà cung cấp phản hồi nhanh không có nghĩa là năng lực thực thi tốt. Website đẹp mắt cũng không đồng nghĩa với việc sản xuất ổn định. Điều người mua thực sự cần xác nhận là: Nhà cung cấp này có thể hoàn thành đơn hàng theo đúng yêu cầu của bạn và giải quyết các vấn đề phát sinh trước khi xuất hàng hay không.

Xác nhận báo giá và mẫu sản phẩm như thế nào?

Sau khi nhận được báo giá, người mua không nên chỉ nhìn vào đơn giá.

Báo giá đã bao gồm đóng gói chưa? Điều kiện thương mại (Incoterms) là gì? Thời gian giao hàng bao lâu? Đã bao gồm phụ kiện, hướng dẫn sử dụng, tài liệu thử nghiệm hoặc chứng nhận chưa? Phương thức thanh toán có an toàn không? Tất cả những yếu tố này đều ảnh hưởng đến chi phí cuối cùng.

Nếu sản phẩm cần làm mẫu, việc xác nhận mẫu là cực kỳ quan trọng. Kiểm tra mẫu không chỉ đơn thuần là xem ngoại quan, mà là xác nhận chất liệu, kích thước, màu sắc, tính năng, đóng gói và tiêu chuẩn chất lượng.

Sau khi xác nhận mẫu, tốt nhất nên ghi lại rõ ràng các yêu cầu cốt lõi để làm căn cứ cho việc sản xuất hàng loạt. Nếu không, nhà cung cấp có thể chỉ coi mẫu là sản phẩm tham khảo, dẫn đến hiểu lầm và sai lệch trong quá trình sản xuất đại trà sau này.

Tại sao cần theo dõi trong quá trình sản xuất?

Nhiều người mua sau khi chuyển tiền đặt cọc chỉ thụ động chờ nhà cung cấp thông báo giao hàng. Cách làm này ẩn chứa rủi ro rất cao.

Trong quá trình sản xuất, người mua nên chú ý xem nguyên vật liệu đã chuẩn bị xong chưa, tiến độ sản xuất có đúng kế hoạch không, có tín hiệu chậm trễ nào không, bao bì và tem nhãn đã được xác nhận chưa.

Nếu là máy móc thiết bị, cần chú ý đến kế hoạch chạy thử, danh mục phụ kiện và tài liệu hướng dẫn.
Nếu là dự án vật liệu xây dựng hoặc nội thất, cần chú ý đến độ đồng màu giữa các lô, tính nhất quán về kích thước và quy cách bảo vệ đóng gói.
Nếu thu mua từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc, cần thống nhất thời gian giao hàng và kế hoạch xuất hàng chung.

Theo dõi sản xuất không phải là hối thúc nhà cung cấp, mà là để tránh việc phát hiện vấn đề quá muộn khi mọi thứ đã rồi.

Cần kiểm tra những gì trước khi xuất hàng?

Trước khi hàng hóa rời khỏi Trung Quốc, đây là cơ hội cuối cùng để người mua phát hiện vấn đề với chi phí thấp nhất.

Kiểm tra trước khi xuất hàng (PSI) giúp xác nhận số lượng, ngoại quan, kích thước, tính năng, đóng gói, tem nhãn, phụ kiện và các yêu cầu đơn hàng xem có đồng nhất hay không. Nếu phát hiện sự cố, nhà cung cấp vẫn còn cơ hội khắc phục và xử lý ngay tại Trung Quốc.

Nếu không kiểm tra, chờ đến khi hàng về đến cảng mới phát hiện thiếu số lượng, hỏng hóc bao bì, thiếu phụ kiện hoặc sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, chi phí xử lý lúc đó sẽ cao hơn rất nhiều.

Đối với các đơn hàng giá trị lớn, lần đầu hợp tác với nhà cung cấp mới, sản phẩm dự án, hàng dễ vỡ hoặc máy móc thiết bị, việc kiểm tra trước khi xuất hàng mang lại giá trị đặc biệt quan trọng.

Vận chuyển và thông quan có cần chuẩn bị trước không?

Vận chuyển không phải là vấn đề chỉ xem xét ở khâu cuối cùng của quá trình thu mua.

Người mua cần đánh giá trước xem hàng hóa phù hợp với hình thức đi nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL), đường hàng không hay vận chuyển chuyên dụng. Thể tích, trọng lượng, kích thước sau đóng gói, chi phí tại cảng đích và yêu cầu thông quan đều sẽ tác động đến tổng chi phí cuối cùng.

Nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc còn yêu cầu chuẩn bị đầy đủ chứng từ như Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading). Một số sản phẩm có thể yêu cầu thêm chứng nhận, tem nhãn phụ, báo cáo kiểm nghiệm hoặc đáp ứng các quy định nhập khẩu hiện hành của địa phương.

Người mua nên làm việc và xác nhận với đại lý thông quan tại địa phương trước khi đặt hàng để biết rõ cần những chứng từ gì, tránh tình trạng hàng bị ách tắc tại cảng do thiếu hồ sơ.

Easysail China có thể hỗ trợ bạn như thế nào?

Easysail China hỗ trợ các nhà mua hàng nước ngoài nhập khẩu sản phẩm từ Trung Quốc, giúp quy trình thu mua của khách hàng trở nên minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Chúng tôi có thể hỗ trợ chuẩn hóa yêu cầu thu mua, sàng lọc nhà cung cấp, so sánh báo giá, xác nhận mẫu, theo dõi tiến độ sản xuất, kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng, giám sát xếp container (loading supervision) và điều phối logistics xuất khẩu.

Nếu bạn đang chuẩn bị nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc, hãy gửi hình ảnh sản phẩm, thông số kỹ thuật, số lượng cần mua, ngân sách dự kiến, quốc gia đích và thời gian giao hàng mong muốn cho Easysail China.

Chúng tôi sẽ giúp bạn đánh giá phương án triển khai phù hợp nhất cho đơn hàng cũng như các khâu cần kiểm soát rủi ro từ sớm.