ขั้นตอนการนำเข้าสินค้าจากจีน มีกระบวนการอย่างไรบ้าง?

ทำไมการทำความเข้าใจขั้นตอนทั้งหมดล่วงหน้าจึงสำคัญมาก?

เมื่อผู้ซื้อต่างชาติเริ่มนำเข้าสินค้าจากจีนเป็นครั้งแรก สิ่งที่ให้ความสนใจมากที่สุดมักจะเป็นซัพพลายเออร์และราคา แต่สิ่งที่มีผลต่อความสำเร็จในการจัดซื้อจริงๆ มักไม่ใช่ใบเสนอราคาฉบับแรก แต่คือความชัดเจนของกระบวนการทั้งหมด

การนำเข้าสินค้าจากจีนไม่ใช่แค่การส่งใบสั่งซื้อและชำระเงิน ผู้ซื้อจำเป็นต้องยืนยันข้อกำหนดของสินค้า คัดเลือกซัพพลายเออร์ เปรียบเทียบใบเสนอราคา ยืนยันตัวอย่าง จัดการการชำระเงิน ติดตามการผลิต ตรวจสอบสินค้า จัดการการขนส่ง และดำเนินการพิธีการศุลกากรที่ประเทศปลายทาง หากขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งขาดการวางแผนล่วงหน้า อาจนำไปสู่ต้นทุนที่เพิ่มขึ้น ความล่าช้าในการส่งมอบ หรือสินค้าไม่สามารถใช้งานได้เมื่อถึงท่าเรือ

สำหรับวัสดุก่อสร้าง เครื่องจักรและอุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ ฮาร์ดแวร์ โคมไฟและไฟส่องสว่าง สุขภัณฑ์ วัสดุบรรจุภัณฑ์ หรือสินค้าสำหรับโครงการ (Project Procurement) ยิ่งกระบวนการมีความชัดเจนมากเท่าไร ความเสี่ยงในการจัดซื้อก็ยิ่งลดลงเท่านั้น

สิ่งที่ต้องยืนยันก่อนเริ่มกระบวนการจัดซื้อคืออะไร?

ขั้นตอนแรกของการนำเข้าคือการระบุความต้องการในการจัดซื้อให้ชัดเจน

ผู้ซื้อไม่สามารถส่งเพียงแค่รูปภาพสินค้าแล้วคาดหวังว่าจะได้ใบเสนอราคาที่แม่นยำ ซัพพลายเออร์จำเป็นต้องทราบสเปกสินค้า วัสดุ จำนวน วัตถุประสงค์การใช้งาน ข้อกำหนดด้านคุณภาพ ข้อกำหนดการบรรจุภัณฑ์ ประเทศปลายทาง และกำหนดการส่งมอบที่คาดหวัง

แม้จะเป็นสินค้าชนิดเดียวกัน แต่ตลาดที่ต่างกันและวัตถุประสงค์การใช้งานที่ต่างกัน อาจมีมาตรฐานที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง การจัดซื้อเพื่อการขายปลีก โครงการวิศวกรรม การผลิตในโรงงาน หรือการขายส่งล้วนมีข้อกำหนดที่ไม่เหมือนกัน

หากความต้องการไม่ชัดเจน ใบเสนอราคาที่ผู้ซื้อได้รับจะนำมาเปรียบเทียบได้ยาก แม้ดูภายนอกจะเป็นสินค้าประเภทเดียวกัน แต่อาจมีความแตกต่างกันอย่างมากในเรื่องวัสดุ สเปก บรรจุภัณฑ์ และมาตรฐานคุณภาพ

คัดเลือกซัพพลายเออร์จีนอย่างไรให้เหมาะสม?

ในประเทศจีนมีซัพพลายเออร์จำนวนมาก แต่ไม่ใช่ทุกรายจะเหมาะสมกับคำสั่งซื้อของผู้ซื้อต่างชาติ

ผู้ซื้อต้องประเมินว่าซัพพลายเออร์มีประสบการณ์ในสินค้าที่เกี่ยวข้องหรือไม่ เข้าใจกระบวนการส่งออกหรือไม่ สามารถเสนอราคาที่ชัดเจนได้หรือไม่ และยินดีให้ความร่วมมือในการยืนยันตัวอย่างและการตรวจสอบคุณภาพหรือไม่

หากคำสั่งซื้อมีมูลค่าสูง หรือเป็นสินค้าสั่งทำพิเศษ (Customization) เครื่องจักร วัสดุโครงการ และการจัดซื้อจากหลายซัพพลายเออร์ ผู้ซื้อควรทำการตรวจสอบตัวตนและศักยภาพของซัพพลายเออร์เพิ่มเติมก่อนทำการชำระเงิน

การที่ซัพพลายเออร์ตอบกลับรวดเร็วไม่ได้หมายความว่ามีความสามารถในการบริหารจัดการสูง และเว็บไซต์ที่สวยงามก็ไม่ได้หมายความว่าการผลิตจะเสถียร สิ่งที่ผู้ซื้อต้องยืนยันอย่างแท้จริงคือ ซัพพลายเออร์รายนี้สามารถผลิตสินค้าตามข้อกำหนดของคุณได้หรือไม่ และสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ก่อนการส่งมอบได้หรือไม่

ควรยืนยันใบเสนอราคาและสินค้าตัวอย่างอย่างไร?

หลังจากได้รับใบเสนอราคา ผู้ซื้อไม่ควรมองแค่ราคาต่อหน่วยเท่านั้น

ใบเสนอราคารวมค่าบรรจุภัณฑ์แล้วหรือยัง? เงื่อนไขการค้า (Incoterms) คืออะไร? ระยะเวลาผลิตนานเท่าไร? รวมอุปกรณ์เสริม คู่มือ เอกสารการทดสอบ หรือใบรับรองต่างๆ หรือไม่? วิธีการชำระเงินปลอดภัยหรือไม่? ปัจจัยเหล่านี้ล้วนส่งผลต่อต้นทุนสุทธิทั้งสิ้น

หากสินค้าจำเป็นต้องมีตัวอย่าง การยืนยันตัวอย่างถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก การยืนยันตัวอย่างไม่ใช่แค่การดูรูปลักษณ์ภายนอก แต่เป็นการตรวจสอบวัสดุ ขนาด สี ฟังก์ชัน บรรจุภัณฑ์ และมาตรฐานคุณภาพ

หลังจากยืนยันตัวอย่างแล้ว ควรอบันทึกข้อกำหนดสำคัญให้ชัดเจน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์อ้างอิงสำหรับการผลิตจำนวนมาก (Mass Production) ไม่เช่นนั้น ซัพพลายเออร์อาจคิดว่าตัวอย่างเป็นเพียงแค่ตัวอย่างอ้างอิง ซึ่งอาจทำให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อนในการผลิตจริงได้

ทำไมต้องติดตามกระบวนการผลิตอย่างใกล้ชิด?

ผู้ซื้อหลายรายหลังจากชำระเงินแล้ว ทำเพียงแค่รอซัพพลายเออร์แจ้งส่งสินค้า ซึ่งเป็นวิธีการที่มีความเสี่ยงสูง

ในระหว่างกระบวนการผลิต ผู้ซื้อควรให้ความสนใจว่าวัตถุดิบเตรียมพร้อมแล้วหรือยัง การผลิตเป็นไปตามแผนหรือไม่ มีสัญญาณความล่าช้าหรือไม่ รวมถึงบรรจุภัณฑ์และฉลากได้รับการยืนยันแล้วหรือยัง

หากเป็นเครื่องจักรและอุปกรณ์ ต้องให้ความสำคัญกับการทดสอบระบบ รายการอุปกรณ์เสริม และเอกสารคู่มือ
หากเป็นโครงการวัสดุก่อสร้างหรือเฟอร์นิเจอร์ ต้องควบคุมเรื่องเฉดสี (Color Batch) ความสม่ำเสมอของขนาด และการป้องกันความเสียหายของบรรจุภัณฑ์
หากเป็นการจัดซื้อจากซัพพลายเออร์หลายรายพร้อมกัน ต้องรวมแผนกำหนดการส่งมอบและการจัดส่งให้เป็นหนึ่งเดียวกัน

การติดตามการผลิตไม่ใช่การเร่งรัดซัพพลายเออร์ แต่เป็นการป้องกันไม่ให้ปัญหาถูกสะสมไปพบในขั้นตอนสุดท้าย

สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนการส่งมอบสินค้า (Pre-Shipment Inspection) มีอะไรบ้าง?

ช่วงเวลาก่อนที่สินค้าจะออกจากประเทศจีน คือโอกาสสุดท้ายของผู้ซื้อในการตรวจพบปัญหาด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด

การตรวจสินค้าก่อนส่งมอบช่วยยืนยันว่าจำนวน รูปลักษณ์ ขนาด ฟังก์ชัน บรรจุภัณฑ์ ฉลาก อุปกรณ์เสริม และข้อกำหนดตามคำสั่งซื้อตรงกันทั้งหมดหรือไม่ หากพบปัญหา ซัพพลายเออร์ยังคงมีโอกาสปรับปรุงแก้ไขภายในประเทศจีนได้

หากไม่มีการตรวจสอบ แล้วไปพบว่าจำนวนไม่ถูกต้อง บรรจุภัณฑ์เสียหาย อุปกรณ์เสริมขาดหาย หรือสินค้าไม่ตรงตามสเปกหลังจากสินค้าถึงท่าเรือปลายทางแล้ว ต้นทุนในการแก้ไขปัญหาจะสูงกว่ามาก

สำหรับการสั่งซื้อมูลค่าสูง การร่วมมือกับซัพพลายเออร์เป็นครั้งแรก สินค้าโครงการ สินค้าแตกหักง่าย และเครื่องจักรอุปกรณ์ การตรวจสินค้าก่อนส่งมอบถือว่ามีมูลค่าและความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง

ต้องวางแผนการขนส่งและพิธีการศุลกากรล่วงหน้าหรือไม่?

การขนส่งไม่ใช่เรื่องที่ควรรอให้ถึงขั้นตอนสุดท้ายของการจัดซื้อแล้วค่อยพิจารณา

ผู้ซื้อต้องประเมินล่วงหน้าว่าสินค้าเหมาะกับการขนส่งแบบแบบเต็มตู้ (FCL) แบบรวมตู้ (LCL) ทางอากาศ หรือการขนส่งรูปแบบพิเศษ ปริมาตร น้ำหนัก ขนาดหลังบรรจุภัณฑ์ ค่าใช้จ่าย ณ ท่าเรือปลายทาง และข้อกำหนดด้านศุลกากร ล้วนมีผลต่อต้นทุนสุทธิ

การนำเข้าสินค้าจากจีนยังต้องเตรียมเอกสาร เช่น ใบกำกับสินค้า (Commercial Invoice) รายการบรรจุสินค้า (Packing List) และใบตราส่งสินค้า (Bill of Lading) สินค้าบางประเภทอาจต้องใช้ใบรับรอง ฉลากเฉพาะ รายงานการทดสอบ หรือเอกสารตามข้อกำหนดการนำเข้าของท้องถิ่น

ผู้ซื้อควรยืนยันกับตัวแทนพิธีการศุลกากร (Customs Broker) ในท้องถิ่นตั้งแต่ก่อนสั่งซื้อว่าต้องใช้เอกสารใดบ้าง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาความล่าช้าในการเคลียร์สินค้าเนื่องจากเอกสารไม่ครบถ้วนเมื่อสินค้าไปถึงท่าเรือ

Easysail China สามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไร?

Easysail China สามารถช่วยเหลือผู้ซื้อต่างชาติในการนำเข้าสินค้าจากจีน ช่วยให้กระบวนการจัดซื้อของคุณมีความชัดเจนและโปร่งใสยิ่งขึ้น

เราสามารถช่วยรวบรวมความต้องการจัดซื้อ คัดเลือกซัพพลายเออร์ เปรียบเทียบใบเสนอราคา ยืนยันตัวอย่าง ติดตามการผลิต จัดการตรวจสินค้าก่อนส่งมอบ ตรวจสอบการโหลดสินค้าเข้าตู้คอนเทนเนอร์ (Loading Supervision) และประสานงานด้านโลจิสติกส์การส่งออก

หากคุณกำลังเตรียมตัวนำเข้าสินค้าจากจีน สามารถส่งรูปภาพสินค้า สเปก จำนวนการสั่งซื้อ งบประมาณ ประเทศปลายทาง และกำหนดส่งมอบที่คาดหวังมายัง Easysail China

เราพร้อมช่วยคุณประเมินแนวทางการดำเนินงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการจัดซื้อครั้งนี้ รวมถึงจุดสำคัญที่ต้องควบคุมความเสี่ยงไว้ล่วงหน้า