Cần chuẩn bị những tài liệu gì khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc?

Trước khi nhập khẩu sản phẩm từ Trung Quốc, việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu và thông tin thu mua là cực kỳ quan trọng.

Rất nhiều người mua nước ngoài khi lần đầu liên hệ với nhà cung cấp Trung Quốc chỉ gửi một tấm hình sản phẩm hoặc một câu yêu cầu đơn giản, với mong muốn nhận được báo giá chính xác ngay lập tức. Tuy nhiên, đối với hầu hết các sản phẩm, nhà cung cấp cần hiểu rõ nhiều thông tin hơn mới có thể đánh giá được phương thức sản xuất, yêu cầu nguyên vật liệu, khoảng giá và thời gian giao hàng.

Tài liệu thu mua càng chi tiết, báo giá của nhà cung cấp càng chính xác, đồng thời nguy cơ phát sinh hiểu nhầm về sau cũng càng thấp.

Thông tin sản phẩm càng rõ ràng, hiệu suất thu mua càng cao

Người mua nước ngoài trước tiên cần xác định rõ mình muốn mua sản phẩm gì và sản phẩm đó sẽ được sử dụng trong kịch bản nào.

Cùng một sản phẩm, nhưng các mục đích sử dụng khác nhau có thể đòi hỏi các tiêu chuẩn hoàn toàn khác nhau.

Ví dụ, việc thu mua nội thất thông thường và nội thất cho dự án khách sạn có yêu cầu khác nhau về độ bền, chất liệu, quy cách đóng gói và phương thức giao hàng.

Việc thu mua máy móc thông thường và thiết bị sản xuất cho nhà máy cũng có yêu cầu khác nhau về hiệu suất, khả năng vận hành liên tục, bảo trì và phụ tùng thay thế.

Vì vậy, thông tin mà người mua cung cấp cho nhà cung cấp không nên chỉ dừng lại ở tên sản phẩm, mà còn nên bao gồm hình ảnh sản phẩm, mã tham chiếu, kịch bản sử dụng và các yêu cầu chức năng chính.

Nếu có danh mục sản phẩm (catalog), bản vẽ thiết kế, tài liệu kỹ thuật hoặc thông tin mẫu đã từng mua trước đây, bạn cũng nên cung cấp cùng lúc.

Thông số kỹ thuật quyết định độ chính xác của báo giá

Rất nhiều cuộc đàm phán thu mua thất bại vì thông số kỹ thuật của sản phẩm chưa được xác nhận rõ ràng.

Nhà cung cấp có thể báo giá theo hiểu biết riêng của họ, trong khi kỳ vọng của người mua lại là một cấu hình hoàn toàn khác.

Đối với sản phẩm tiêu chuẩn, cần xác nhận kích thước, chất liệu, màu sắc, mã kiểu dáng và số lượng.

Đối với máy móc thiết bị, cần xác nhận thông số kỹ thuật, công suất, điện áp, yêu cầu cấu hình, môi trường sử dụng và điều kiện lắp đặt.

Đối với vật liệu xây dựng, cần xác nhận quy cách, độ dày, hiệu ứng bề mặt, màu sắc, quy cách đóng gói và mục đích sử dụng của dự án.

Nếu những thông tin này không rõ ràng, báo giá đầu tiên thường chỉ mang tính chất tham khảo và sẽ phải sửa đổi nhiều lần sau đó.

Số lượng và kế hoạch thu mua ảnh hưởng đến giải pháp của nhà cung cấp

Số lượng đặt hàng không chỉ ảnh hưởng đến giá cả mà còn quyết định việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Đơn hàng nhỏ và đơn hàng số lượng lớn dài hạn thường phù hợp với những nhà cung cấp hoàn toàn khác nhau.

Một số nhà máy phù hợp hơn với sản xuất đơn hàng lớn vì họ có dây chuyền sản xuất hoàn thiện và chi phí ổn định.

Một số nhà cung cấp lại phù hợp hơn với đơn hàng dự án vì họ giỏi tùy chỉnh, phối hợp nhiều loại sản phẩm và kiểm soát quá trình giao hàng.

Người mua nên thông báo trước cho nhà cung cấp biết:

Số lượng dự kiến mua là bao nhiêu.

Đó là đơn hàng mua một lần hay thu mua dài hạn.

Liệu có gia tăng đơn hàng trong tương lai hay không.

Dự kiến khi nào cần giao hàng.

Những thông tin này có thể giúp nhà cung cấp đưa ra phương án hợp lý hơn.

Yêu cầu chất lượng cần được làm rõ từ đầu

Các thị trường nước ngoài khác nhau có thể có cách hiểu khác nhau về "chất lượng sản phẩm".

Nếu người mua chỉ nói "chất lượng cao", các nhà cung cấp khác nhau có thể hiểu theo những hướng hoàn toàn khác nhau.

Phương pháp hiệu quả hơn là làm rõ các yêu cầu cụ thể ngay từ đầu.

Ví dụ:

Sử dụng chất liệu gì.

Mức dung sai chấp nhận được là bao nhiêu.

Có cần báo cáo thử nghiệm (test report) hay không.

Có cần giấy chứng nhận (certification) hay không.

Đóng gói cần đạt tiêu chuẩn gì.

Có cần kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng (PSI) hay không.

Đối với các dự án công trình hoặc khách hàng thương hiệu, tốt nhất nên cung cấp tiêu chuẩn thiết kế, hình ảnh mẫu hoặc sản phẩm tham chiếu để nhà cung cấp hiểu rõ mục tiêu cuối cùng.

Quốc gia đích sẽ ảnh hưởng đến phương án thu mua

Nhà cung cấp Trung Quốc cần biết sản phẩm cuối cùng sẽ được bán hoặc sử dụng ở đâu.

Bởi vì các quốc gia khác nhau có thể áp dụng các yêu cầu khác nhau:

Tiêu chuẩn điện áp khác nhau.

Yêu cầu chứng nhận khác nhau.

Yêu cầu nhãn mác (labeling) khác nhau.

Yêu cầu đóng gói khác nhau.

Phương thức vận chuyển khác nhau.

Ví dụ, cùng một thiết bị khi xuất khẩu sang các quốc gia khác nhau có thể cần cấu hình khác nhau. Sản phẩm vật liệu xây dựng cũng có thể cần điều chỉnh phương án do khí hậu địa phương, thói quen lắp đặt và tiêu chuẩn xây dựng khác nhau.

Việc thông báo trước cho nhà cung cấp về quốc gia đích sẽ giúp giảm thiểu việc chỉnh sửa ở các giai đoạn sau.

Tại sao chuẩn bị tài liệu đầy đủ giúp bạn dễ dàng tìm được nhà cung cấp phù hợp?

Số lượng nhà cung cấp tại Trung Quốc rất lớn, nhưng không phải đơn vị nào cũng phù hợp với đơn hàng của bạn.

Tài liệu thu mua rõ ràng giúp nhà cung cấp tự đánh giá độ tương thích, đồng thời giúp người mua dễ dàng so sánh các phương án từ các nhà cung cấp khác nhau.

Đối với các dự án thu mua phức tạp, tài liệu càng hoàn chỉnh thì bạn càng dễ tìm được nhà cung cấp thực sự phù hợp, thay vì nhận về một lượng lớn báo giá không thể so sánh được.

Easysail China có thể hỗ trợ người mua nước ngoài chuẩn hóa nhu cầu thu mua và kết nối chính xác với các nhà cung cấp Trung Quốc phù hợp theo từng loại sản phẩm.

Chúng tôi hỗ trợ khách hàng xác nhận yêu cầu sản phẩm, sàng lọc nhà cung cấp, so sánh báo giá, theo dõi hàng mẫu, điều phối sản xuất, sắp xếp kiểm tra chất lượng và vận chuyển hàng hóa.

Nếu bạn đang chuẩn bị nhập khẩu sản phẩm từ Trung Quốc, hãy gửi hình ảnh sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật, số lượng mua, quốc gia đích và thời gian dự kiến cho Easysail China.

Chúng tôi sẽ giúp bạn hệ thống hóa nhu cầu thu mua và xây dựng giải pháp thu mua tối ưu nhất dựa trên chuỗi cung ứng tại Trung Quốc.