Como Organizar as Cotações Após a Feira de Cantão?

Após o término da Feira de Cantão, o problema mais comum enfrentado pelos compradores não é a falta de cotações, mas sim receber tantas propostas que é impossível compará-las diretamente. Diferentes fornecedores podem usar especificações, MOQ, embalagens e termos comerciais distintos. Se você apenas juntar todos os preços unitários, é muito fácil escolher o fornecedor errado. O método mais eficaz é unificar as condições de cotação primeiro e, em seguida, classificar os fornecedores em categorias: continuar a negociação, precisar de mais informações e suspender temporariamente.

Por que as cotações da Feira de Cantão muitas vezes não podem ser comparadas diretamente?

O ritmo no local da feira é muito rápido, e muitos dos preços fornecidos pelos expositores são apenas estimativas preliminares.

Alguns cotam com base em 1.000 peças, enquanto outros cotam com base no pedido mínimo (MOQ); alguns são EXW, outros são FOB; alguns já incluem a embalagem, enquanto outros cotam apenas o produto bruto. No caso de equipamentos mecânicos, também pode haver diferenças nas configurações principais; para materiais de construção e móveis, podem ser utilizados diferentes materiais ou especificações.

Se essas condições não forem padronizadas, mesmo que as imagens dos produtos pareçam iguais, os preços não serão verdadeiramente comparáveis.

Portanto, ao retornar ao hotel ou após o encerramento da feira, a primeira coisa a fazer não é ordenar os preços do mais baixo para o mais alto, mas sim confirmar exatamente o que cada fornecedor está cotando.

Quais informações devem ser unificadas primeiro?

Você pode criar uma tabela comparativa unificada de fornecedores.

Ela não precisa ser extremamente complexa, mas recomenda-se incluir pelo menos:

• Nome do fornecedor e número do estande
• Nome e modelo do produto
• Principais especificações ou configuração
• MOQ (Quantidade Mínima de Pedido)
• Preço unitário e moeda
• EXW, FOB ou outros termos comerciais
• Método de embalagem
• Condições de amostra
• Prazo de produção
• Localização da fábrica
• Validade da cotação
• Questões que precisam de esclarecimento adicional

No caso de equipamentos mecânicos, você pode adicionar componentes principais, capacidade de produção, testes e peças de reposição.

Para materiais de construção de projetos, você pode adicionar materiais, cores, dimensões, embalagem e condições de personalização.

A Easysail China, ao auxiliar compradores internacionais a organizar dados de compras da Feira de Cantão, também se esforça para colocar os fornecedores sob o mesmo conjunto de condições para comparação, em vez de simplesmente copiar os formatos originais de cotação dos fornecedores.

Por que é essencial solicitar uma cotação formal novamente aos fornecedores?

Os preços obtidos no local da Feira de Cantão são frequentemente apenas números de referência fornecidos pela equipe de vendas com base na comunicação momentânea.

Quando você estiver realmente pronto para avançar para a próxima etapa de compras, é recomendável enviar novamente suas necessidades finais aos fornecedores candidatos e solicitar que forneçam uma cotação formal sob as mesmas condições.

Por exemplo, unificar a quantidade de compra, as especificações do produto, o país de destino e os termos comerciais.

Fazer isso traz dois benefícios:

Primeiro, confirma se o fornecedor ainda mantém os mesmos preços e condições após deixar o estande.

Segundo, demonstra a capacidade de acompanhamento do fornecedor. Uma empresa que teve uma ótima comunicação no estande, mas não consegue fornecer uma cotação completa dias após a feira, também deve ter sua capacidade de execução de pedidos futuros observada com cautela.

O fornecedor de menor preço deve ser selecionado diretamente?

Você não deve entrar na lista final apenas por causa do preço mais baixo.

Quando o preço for significativamente inferior ao de outros fornecedores, é ainda mais importante descobrir o motivo primeiro.

Pode ser devido a especificações diferentes, MOQ mais alto, embalagem mais simples, ou materiais e configurações principais diferentes. Para atrair compradores no local, alguns fornecedores dão primeiro um preço de referência altamente competitivo e recalculam apenas após a confirmação formal das necessidades.

Um julgamento mais valioso envolve verificar:

• O produto e as necessidades deste fornecedor são consistentes?
• Ele consegue explicar claramente a sua cotação?
• O prazo de entrega e o MOQ são adequados?
• Está disposto a fornecer amostras ou permitir uma visita à fábrica?
• A resposta pós-feira foi oportuna e profissional?

O preço é uma condição importante, mas não pode ser avaliado de forma isolada das outras informações.

Como reduzir dezenas de fornecedores para apenas alguns?

Após o término da Feira de Cantão, você não deve continuar aumentando o número de fornecedores indefinidamente.

Um método mais prático é fazer uma segunda rodada de classificação:

• Classe A: Continuar avançando. Produto compatível, cotação razoável, MOQ e prazo de entrega basicamente atendem à demanda, valendo a pena solicitar amostras, cotação formal ou agendar uma visita à fábrica.
• Classe B: Aguardar dados suplementares para julgar. Há interesse no produto, mas ainda existem lacunas óbvias de informações sobre especificações, identidade da fábrica, preço ou prazo de entrega.
• Classe C: Suspender temporariamente. O produto se desvia das necessidades, as condições comerciais são obviamente inadequadas ou a eficiência da comunicação pós-feira é muito baixa.

Isso pode reduzir os 30 fornecedores originais para 5 a 8, permitindo focar os esforços na comparação.

Quando você realmente entrar na fase de inspeção de fábrica e verificação de fornecedores, geralmente não é necessário manter dezenas de empresas candidatas.

Como as amostras e as cotações devem ser associadas?

Se você solicitar amostras após a feira, certifique-se de correlacionar as amostras com as cotações.

Por exemplo, se o mesmo produto tiver cotações de três fornecedores, atribua a cada fornecedor o seu próprio número de referência interno. Após receber as amostras, continue usando o mesmo número para registrar materiais, aparência, funcionalidade e resultados de testes.

Caso contrário, após algumas semanas, é muito fácil receber uma amostra boa e não saber a qual cotação ela corresponde.

Para produtos personalizados, também é necessário confirmar se a amostra recebida é padrão ou uma amostra de confirmação feita de acordo com os requisitos finais do pedido. O preço e o valor de referência de ambas podem ser totalmente diferentes.

Quais fornecedores valem a visita à fábrica após a feira?

O fornecedor com o preço mais baixo nem sempre é o que mais vale a pena visitar.

Os mais adequados para inspeção de fábrica são geralmente aqueles que já entraram na lista de finalistas e possuem valores de pedido, requisitos técnicos ou valor de cooperação de longo prazo relativamente altos.

Por exemplo, equipamentos mecânicos, linhas de produção, materiais de construção para projetos, móveis personalizados e compras de longo prazo de alto valor. As visitas pós-feira podem confirmar ainda mais as condições reais de produção que não puderem ser vistas no estande.

Se o fornecedor estiver longe, você também pode realizar uma auditoria de fábrica por vídeo ou verificação de antecedentes primeiro, antes de decidir se agendará uma inspeção presencial.

Como a Easysail China ajuda a organizar as cotações da Feira de Cantão?

As Easysail China pode ajudar os compradores internacionais a organizar os fornecedores desde a fase de registro no local da Feira de Cantão, em vez de esperar o término da feira para tentar se lembrar de tudo diante de uma pilha de cartões de visitas.

Podemos registrar de forma unificada produtos, cotações, MOQ, prazos de entrega, termos comerciais, localização da fábrica e condições de amostra. Após a feira, ajudamos a coletar cotações formais dos principais fornecedores, transformando informações de diferentes formatos em uma tabela de fornecedores de fácil comparação.

Para as empresas que avançam para a próxima rodada, também podemos continuar auxiliando no acompanhamento de amostras, negociação de preços, verificação de fornecedores e inspeções de fábricas em Guangzhou, Foshan e no Delta do Rio das Pérolas. Uma vez determinado o fornecedor final, podemos continuar a coordenar o acompanhamento da produção, inspeção pré-embarque, corretores, consolidação de cargas e carregamento de contêineres.

Se você já coletou muitos fornecedores e cotações após participar da Feira de Cantão, você pode enviar seus cartões de visita, folhas de cotação, fotos de produtos e lista de compras para a Easysail China. Podemos ajudar você a transformar a rede de contatos da feira em um grupo enxuto de candidatos viáveis para aprofundar o seu projeto de sourcing.