Wie verarbeitet man Angebote nach der Canton Fair?

Nach der Canton Fair ist das häufigste Problem für Einkäufer nicht der Mangel an Angeboten, sondern die schiere Menge, die einen direkten Vergleich unmöglich macht. Verschiedene Lieferanten verwenden möglicherweise unterschiedliche Spezifikationen, MOQs, Verpackungen und Lieferbedingungen. Wenn man einfach nur die Stückpreise nebeneinanderstellt, wählt man leicht den falschen Lieferanten aus. Ein effektiverer Ansatz ist es, die Angebotsbedingungen zuerst zu vereinheitlichen und die Lieferanten dann in Kategorien wie „weitere Verhandlungen“, „benötigt zusätzliche Informationen“ und „vorerst nicht weiterverfolgen“ einzuteilen.

Warum lassen sich Angebote von der Canton Fair oft nicht direkt vergleichen?

Das Tempo auf der Messe ist sehr hoch, und viele der von Lieferanten genannten Preise sind lediglich erste Richtwerte.

Einige bieten Preise für 1.000 Stück an, andere basierend auf der Mindestbestellmenge; einige sind EXW, andere FOB; einige beinhalten bereits die Verpackung, während andere nur den nackten Produktpreis nennen. Bei Maschinen und Anlagen kann es zudem unterschiedliche Kernkonfigurationen geben, während Baustoffe und Möbel möglicherweise andere Materialien oder Spezifikationen aufweisen.

Wenn diese Bedingungen nicht vereinheitlicht werden, haben die Preise selbst dann keine echte Vergleichbarkeit, wenn die Produktbilder identisch aussehen.

Die erste Aufgabe nach der Rückkehr ins Hotel oder nach Ende der Messe besteht daher nicht darin, die Preise von niedrig nach hoch zu sortieren, sondern zu klären, was die jeweiligen Lieferanten tatsächlich angeboten haben.

Welche Informationen sollten zuerst vereinheitlicht werden?

Es empfiehlt sich, zunächst eine einheitliche Lieferanten-Vergleichstabelle zu erstellen.

Diese muss nicht übermäßig kompliziert sein, sollte aber idealerweise Folgendes enthalten:

• Lieferantenname und Standnummer
• Produktname und Modell
• Wichtigste Spezifikationen oder Konfigurationen
• MOQ (Mindestbestellmenge)
• Stückpreis und Währung
• EXW, FOB oder andere Lieferbedingungen
• Verpackungsart
• Musterkonditionen
• Produktionsvorlaufzeit
• Standort der Fabrik
• Gültigkeit des Angebots
• Offene Fragen zur weiteren Klärung

Bei Maschinen und Anlagen können Kernkomponenten, Produktionskapazität, Tests und Ersatzteile hinzugefügt werden.

Bei Projekt-Baustoffen lassen sich Materialien, Farben, Abmessungen, Verpackungen und Anpassungsbedingungen ergänzen.

Easysail China hilft internationalen Einkäufern bei der Aufbereitung ihrer Beschaffungsdaten von der Canton Fair und achtet darauf, Lieferanten unter denselben Bedingungen zu vergleichen, anstatt einfach die ursprünglichen Angebotsformate der Lieferanten zu kopieren.

Warum muss man unbedingt offizielle Angebote bei den Lieferanten anfordern?

Die auf der Messe erhaltenen Preise sind oft nur Referenzwerte, die das Vertriebspersonal basierend auf dem aktuellen Gespräch spontan genannt hat.

Wenn Sie sich wirklich auf den nächsten Beschaffungsschritt vorbereiten, wird empfohlen, den finalen Bedarf erneut an die potenziellen Lieferanten zu übermitteln und ein offizielles Angebot zu denselben Bedingungen anzufordern.

Beispielsweise durch die Vereinheitlichung von Bestellmenge, Produktspezifikationen, Bestimmungsland und Lieferbedingungen.

Dies bringt zwei Vorteile:

Erstens können Sie bestätigen, ob der Lieferant nach dem Verlassen des Messestands dieselben Preise und Konditionen beibehält.

Zweitens zeigt es die Reaktionsfähigkeit des Lieferanten. Ein Unternehmen, das auf der Messe gut kommuniziert, aber nach der Messe tagelang kein vollständiges Angebot vorlegen kann, lässt Zweifel an seiner späteren Auftragsabwicklung aufkommen.

Sollte der Lieferant mit dem günstigsten Preis sofort ausgewählt werden?

Man sollte nicht allein wegen des niedrigsten Preises in die engere Auswahl aufgenommen werden.

Wenn ein Preis deutlich unter dem anderer Lieferanten liegt, sollte man zunächst nach den Ursachen suchen.

Das kann an unterschiedlichen Spezifikationen liegen, an einer höheren MOQ, einer einfacheren Verpackung oder abweichenden Kernmaterialien und Konfigurationen. Einige Lieferanten nennen auf der Messe äußerst wettbewerbsfähige Richtpreise, um Einkäufer anzulocken, und berechnen diese nach der verbindlichen Bedarfsprüfung neu.

Wertvollere Beurteilungskriterien sind:

• Decken sich die Produkte dieses Lieferanten mit Ihren Anforderungen?
• Kann er sein Angebot schlüssig erklären?
• Passen Lieferzeit und MOQ?
• Ist das Unternehmen bereit, Muster bereitzustellen oder eine Werksbesichtigung zu ermöglichen?
• Ist die Kommunikation nach der Messe zeitnah und professionell?

Der Preis ist ein wichtiges Kriterium, darf aber nicht isoliert von anderen Informationen betrachtet werden.

Wie reduziert man Dutzende von Lieferanten auf eine Handvoll?

Nach dem Ende der Canton Fair sollte man die Anzahl der Lieferanten nicht unbegrenzt weiter erhöhen.

Aussichtsreicher ist die Durchführung einer zweiten Klassifizierungsrunde:

• Kategorie A: Weiterverfolgung. Produkt passt, Angebot ist vernünftig, MOQ und Lieferzeit entsprechen im Wesentlichen den Anforderungen – lohnt weitere Muster, offizielle Angebote oder Werksbesichtigungen.
• Kategorie B: Nachbewertung nach Bereitstellung weiterer Daten. Interesse am Produkt vorhanden, aber es gibt noch deutliche Informationslücken bei Spezifikationen, Unternehmensstatus, Preisen oder Lieferzeiten.
• Kategorie C: Vorerst nicht weiterverfolgen. Produkt weicht vom Bedarf ab, kommerzielle Bedingungen sind ungeeignet oder die Kommunikation nach der Messe war sehr ineffizient.

Auf diese Weise lässt sich die ursprüngliche Liste von vielleicht 30 Lieferanten auf 5 bis 8 reduzieren, um sich dann auf diese zu konzentrieren.

In der eigentlichen Phase der Werksprüfung und Lieferantenverifizierung ist es in der Regel nicht mehr nötig, Dutzende von potenziellen Unternehmen weiter zu begleiten.

Wie sollten Muster und Angebote verknüpft werden?

Wenn nach der Messe Muster angefordert werden, müssen diese unbedingt mit den jeweiligen Angeboten verknüpft sein.

Wenn beispielsweise drei Lieferanten für dasselbe Produkt ein Angebot abgegeben haben, erhält jeder Lieferant eine eigene interne Nummer. Nach Erhalt der Muster wird dieselbe Nummer verwendet, um Material, Aussehen, Funktion und Testergebnisse zu dokumentieren.

Andernfalls verliert man nach einigen Wochen leicht den Überblick darüber, zu welchem Angebot das jeweilige (durchaus gute) Muster gehört.

Bei maßgefertigten Produkten muss außerdem sichergestellt werden, ob es sich um ein Standardmuster oder ein nach den finalen Bestellanforderungen angefertigtes Freigabemuster handelt. Preis und Aussagekraft können sich stark voneinander unterscheiden.

Welche Lieferanten rechtfertigen einen Werksbesuch nach der Messe?

Nicht der Lieferant mit dem günstigsten Angebot ist unbedingt der beste Kandidat für eine Fabrikbesichtigung.

Werksbesichtigungen eignen sich eher für Unternehmen, die es bereits in die engere Auswahl geschafft haben und bei denen Auftragsvolumen, technische Anforderungen oder der langfristige Kooperationswert hoch sind.

Dies gilt zum Beispiel für Maschinen und Anlagen, Produktionslinien, Projekt-Baustoffe, maßgefertigte Möbel und langfristige Beschaffungen mit hohem Volumen. Ein Fabrikbesuch nach der Messe ermöglicht es, echte Produktionsbedingungen zu verifizieren, die auf dem Messestand nicht sichtbar waren.

Liegt die Fabrik zu weit entfernt, kann vorab auch eine virtuelle Fabrikprüfung oder Hintergrundüberprüfung durchgeführt werden, bevor über einen physischen Besuch vor Ort entschieden wird.

Wie unterstützt Easysail China bei der Aufbereitung von Canton-Fair-Angeboten?

Easysail China unterstützt internationale Einkäufer bereits während der Erfassungsphase auf der Canton Fair bei der Organisation von Lieferanten, sodass man nach Messeschluss nicht mit einem Stapel Visitenkarten dasteht und sich erst wieder erinnern muss.

Wir erfassen Produkte, Preise, MOQs, Lieferzeiten, Lieferbedingungen, Fabrikstandorte und Musterkonditionen einheitlich. Nach der Messe helfen wir dabei, offizielle Angebote von den wichtigsten Lieferanten einzuholen und Informationen aus verschiedenen Formaten in eine übersichtliche Lieferantentabelle zu überführen.

Für jene Unternehmen, die in die nächste Runde einziehen, bieten wir weiterhin Unterstützung bei der Musterverfolgung, Preisverhandlungen, Lieferantenprüfungen sowie bei Fabrikbesuchen in Guangzhou, Foshan und im Pearl River Delta. Sobald der Lieferant final feststeht, begleiten wir nahtlos die Produktionsüberwachung, die Vorab-Warenprüfung (PSI), Korrekturen, die Konsolidierung sowie die Beladung.

Wenn Sie nach der Teilnahme an der Canton Fair viele Lieferanten und Angebote gesammelt haben, können Sie Ihre Visitenkarten, Preislisten, Produktfotos und Beschaffungslisten an Easysail China übergeben. Wir helfen Ihnen dabei, aus der Fülle an „auf der Messe kennengelerntem Potenzial“ eine überschaubare Auswahl an echten Beschaffungskandidaten zu machen, die eine Weiterverfolgung lohnen.