Hướng dẫn Phí Dịch vụ Mua hàng tại Trung Quốc

Các công ty dịch vụ mua hàng tại Trung Quốc không có tiêu chuẩn thu phí thống nhất. Các hình thức phổ biến bao gồm tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị mua hàng, phí dịch vụ cố định theo dự án, tính phí riêng lẻ cho việc đánh giá nhà máy hoặc kiểm tra hàng hóa, cũng như kết hợp thu phí dịch vụ mua hàng, kiểm tra chất lượng, tập kết hàng và điều phối logistics. Điều thực sự mà người mua cần so sánh không phải là "đơn vị nào thu phí thấp nhất", mà là chi phí đó bao gồm những công việc gì, thu được những bằng chứng nào, và hạng mục nào cần thanh toán thêm.

Các hình thức tính phí phổ biến

Khối lượng công việc của các đơn hàng khác nhau có sự chênh lệch lớn, vì vậy các đại lý mua hàng thường thu phí theo các hình thức sau:

• Tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị đơn hàng: Phù hợp với việc mua hàng liên tục, hợp nhất nhiều nhà cung cấp hoặc quản lý đơn hàng toàn diện.
• Tính phí theo dự án: Phù hợp với các dự án một lần có danh mục sản phẩm, mốc thời gian và phạm vi dịch vụ rõ ràng.
• Tính phí dịch vụ đơn lẻ: Xác minh nhà cung cấp, đánh giá nhà máy tại chỗ, kiểm tra trước khi xuất xưởng và giám sát đóng container có thể được tính phí riêng biệt.
• Dịch vụ kết hợp: Thực thi mua hàng tính theo tỷ lệ hoặc theo dự án, trong khi việc kiểm tra hàng hóa, công tác phí, lưu kho, kiểm tra lại được tính riêng.

Do đó, ngay cả khi hai đại lý đều nói thu "phí dịch vụ mua hàng", nội dung dịch vụ thực tế có thể hoàn toàn khác nhau.

Cần cung cấp những tài liệu gì trước khi yêu cầu báo giá?

Nếu chỉ nói "Tôi muốn mua hàng từ Trung Quốc", đại lý sẽ rất khó đánh giá khối lượng công việc. Người mua ít nhất nên làm rõ:

• Tên sản phẩm, quy cách, số lượng và ngân sách
• Quốc gia đến, cảng đến và thời gian dự kiến xuất hàng
• Đã có nhà cung cấp hay chưa, có cần tìm kiếm lại không
• Có cần xác nhận mẫu, đánh giá nhà máy hoặc kiểm tra trước khi xuất xưởng hay không
• Có liên quan đến việc tập kết hàng từ nhiều nhà cung cấp hay giám sát đóng container không
• Yêu cầu về bao bì, nhãn mác, thương hiệu và chứng từ

Đơn hàng sản phẩm tiêu chuẩn đơn lẻ và đơn hàng dự án nhiều nhà cung cấp có độ phức tạp quản lý hoàn toàn khác nhau, không thể chỉ dùng một mức phí dịch vụ để so sánh.

Tại sao không thể chỉ chọn mức phí dịch vụ thấp nhất?

Giá trị của một đại lý mua hàng không phải là chuyển tiếp báo giá của nhà cung cấp. Nếu dịch vụ giá rẻ chỉ chịu giới thiệu thông tin liên hệ, tạo nhóm WeChat hoặc dịch nội dung trò chuyện mà không đối chiếu chủ thể nhà cung cấp, quy cách kỹ thuật, tiến độ sản xuất và chất lượng hàng loạt, thì người mua vẫn phải chịu phần lớn rủi ro thực thi.

Khi so sánh phí dịch vụ, cần xác nhận xem đại lý có chịu trách nhiệm tổng hợp báo giá, xác minh nhà cung cấp, xác nhận quy cách và mẫu mã, theo dõi tiến độ sản xuất, ghi lại sự thay đổi về giá hoặc quy cách, sắp xếp kiểm tra trước khi xuất xưởng, quản lý tập kết hàng và tài liệu đóng gói hay không. Phạm vi dịch vụ càng mơ hồ, giai đoạn sau càng dễ phát sinh tranh chấp kiểu "khoản này không bao gồm, cần tính phí riêng".

Báo giá nên ghi rõ những chi phí nào?

Báo giá của đại lý mua hàng tốt nhất nên phân tách rõ phí dịch vụ và các chi phí thực tế của bên thứ ba. Người mua nên xác nhận cách tính phí dịch vụ, lấy giá trị đơn hàng nào làm cơ sở, có bao gồm đánh giá nhà máy và kiểm tra hàng hay không, công tác phí có tính riêng không, cước phí gửi mẫu do ai chịu, phí lưu kho tập kết hàng tính thế nào, giám sát đóng container và kiểm tra lại có tính riêng không, vận chuyển nội địa và logistics quốc tế đã bao gồm chưa.

Không nên chỉ nhìn vào một con số tổng. Cấu trúc chi phí càng rõ ràng, giai đoạn sau càng dễ đánh giá chi phí mua hàng thực tế.

Người mua nên nhận được những kết quả bàn giao nào?

Các dịch vụ quan trọng cần để lại kết quả có thể đối chiếu, chẳng hạn như bảng so sánh báo giá nhà cung cấp, biên bản xác minh thông tin doanh nghiệp và sản xuất, tài liệu xác nhận quy cách sản phẩm, hình ảnh hoặc video mẫu, ghi chép tiến độ sản xuất, báo cáo kiểm tra trước khi xuất xưởng, ghi chép lỗi và khắc phục, biên bản nhận hàng tập kết, tài liệu đóng gói, cũng như bảng kê chi tiết phí dịch vụ và các chi phí khác.

Nếu dịch vụ mua hàng chỉ dừng lại ở việc chuyển tiếp tin nhắn trò chuyện, người mua rất khó đánh giá khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành, cũng như rất khó truy cứu trách nhiệm khi xảy ra vấn đề về chất lượng hoặc thời gian giao hàng.

Các trường hợp thất bại phổ biến

Nơi dịch vụ giá rẻ dễ xảy ra vấn đề nhất thường không nằm ở bản thân giá cả, mà là ranh giới không được viết rõ từ trước:

• Chỉ tìm kiếm báo giá thấp nhất mà không xác minh danh tính nhà cung cấp
• Chỉ hỗ trợ giao tiếp mà không thiết lập tiêu chuẩn quy cách chính thức
• Sau khi mẫu được duyệt nhưng không kiểm tra hàng loạt
• Nhiều nhà cung cấp cùng sản xuất nhưng không ai quản lý thống nhất thời gian giao hàng
• Khi hàng đến kho mới phát hiện bao bì, nhãn mác hoặc tài liệu đóng gói không đồng nhất
• Phí dịch vụ ban đầu rất thấp, nhưng phí kiểm hàng, lưu kho, tập kết và đóng container đều tính thêm

Trước khi hợp tác, cần viết rõ "bao gồm những gì" và "không bao gồm những gì".

Các câu hỏi thường gặp

• Đại lý mua hàng tính phí theo giá trị đơn hàng có hợp lý không? Có, nhưng cần xác nhận rõ phạm vi dịch vụ cụ thể.
• Phí dịch vụ càng thấp càng hời phải không? Không hẳn, mấu chốt là phải xem xét có bao gồm việc xác minh, kiểm hàng, tập kết và quản lý bằng chứng hay không.
• Phí kiểm hàng có nhất thiết bao gồm trong phí dịch vụ mua hàng không? Không có quy tắc thống nhất, cần xác nhận trước.
• Có thể chỉ yêu cầu đại lý báo giá rồi tự đặt hàng với nhà máy không? Có, nhưng đây không phải là quá trình thực thi mua hàng hoàn chỉnh.
• Đại lý mua hàng có thể đảm bảo giá thấp nhất không? Không. Sự so sánh hợp lý cần đồng thời xem xét quy cách, chất lượng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, bao bì và năng lực thực thi.

Easysail China có thể hỗ trợ những gì?

Easysail China có thể dựa trên danh mục sản phẩm, số lượng nhà cung cấp, giá trị mua hàng, quốc gia đến và kế hoạch xuất hàng của người mua để hỗ trợ xác định các công việc cần thực hiện tại phía Trung Quốc, bao gồm sàng lọc và xác minh thông tin nhà cung cấp, tổng hợp báo giá và quy cách, xác nhận mẫu, theo dõi sản xuất, kiểm tra trước khi xuất xưởng, tập kết hàng từ nhiều nhà cung cấp, điều phối đóng container và đối chiếu chứng từ xuất khẩu.

Phạm vi dịch vụ cụ thể và chi phí cần được xác nhận trước dựa trên độ phức tạp của đơn hàng. Easysail China có thể hỗ trợ quản lý quy trình mua hàng và bằng chứng thực thi tại Trung Quốc, nhưng không cam kết giá mua thấp nhất, cũng như không thể thay thế các quyết định cuối cùng của người mua về sản phẩm, thanh toán và nhà cung cấp; các yêu cầu về thuế, chứng nhận, giấy phép nhập khẩu và thủ tục thông quan tại quốc gia đến phải do người mua hoặc tổ chức chuyên môn tại địa phương xác nhận.