Nhập khẩu hàng hóa từ China cần những chứng từ gì?

Tại sao cần xác nhận chứng từ nhập khẩu trước?

Nhiều người mua quốc tế khi nhập khẩu sản phẩm từ Trung Quốc thường nghĩ rằng chỉ cần hàng hóa hoàn thiện và tàu được đặt là có thể đến cảng suôn sẻ. Trên thực tế, việc chuẩn bị chứng từ cũng quan trọng không kém việc sản xuất sản phẩm.

Nếu hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, mô tả sản phẩm hoặc các tài liệu theo yêu cầu của nước đến không đầy đủ, hàng hóa có thể không được thông quan kịp thời sau khi đến cảng. Đối với vật liệu xây dựng, thiết bị máy móc, phần cứng, đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh, vật liệu đóng gói và hàng hóa dự án, sai sót về chứng từ cũng có thể ảnh hưởng đến việc giao hàng cho khách, nhập kho và doanh số bán hàng tiếp theo.

Vì vậy, chứng từ nhập khẩu không thể đợi đến khi tàu sắp cập cảng mới xử lý. Người mua nên xác nhận những tài liệu nào là cần thiết với nhà cung cấp, công ty giao nhận vận freight và đại lý hải quan trước khi đặt hàng.

Hóa đơn thương mại cần ghi rõ những gì?

Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ cơ bản nhất trong thủ tục hải quan. Nó thường hiển thị thông tin của người mua và người bán, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng giá, tiền tệ, điều kiện thương mại, phương thức thanh toán và thông tin giao hàng.

Nhiều vấn đề hải quan bắt nguồn từ mô tả sản phẩm không rõ ràng. Ví dụ, nếu nhà cung cấp chỉ viết một cái tên rất chung chung, đại lý hải quan tại nước đến sẽ rất khó đánh giá loại sản phẩm và phân loại mãHS.

Người mua tốt nhất nên yêu cầu nhà cung cấp sử dụng tên sản phẩm chính xác và rõ ràng. Đối với thiết bị máy móc, vật liệu xây dựng, phụ kiện và sản phẩm tùy chỉnh, số kiểu máy, vật liệu, mục đích sử dụng hoặc thông số kỹ thuật chính cũng nên được ghi rõ càng nhiều càng tốt để tránh sự không nhất quán giữa chứng từ và hàng hóa thực tế.

Tại sao phiếu đóng gói không thể làm tùy tiện?

Phiếu đóng gói được sử dụng để giải thích cách hàng hóa được đóng gói, bao gồm số lượng thùng carton, số lượng mỗi thùng, trọng lượng tổng, trọng lượng tịnh, thể tích, phương thức đóng gói và thông tin ký mã hiệu (shipping marks).

Nếu phiếu đóng gói không chính xác, việc nhận hàng, phân loại và nhập kho của người mua sau khi đến cảng sẽ bị ảnh hưởng. Đặc biệt đối với việc gom hàng từ nhiều nhà cung cấp, vật liệu dự án, phụ kiện máy móc và đơn hàng nhiều chủng loại, nếu số thùng và hàng hóa không khớp rõ ràng, kho hàng đích rất dễ gặp phải tình trạng nhận nhầm, bỏ sót hoặc không tìm thấy phụ kiện.

Phiếu đóng gói không chỉ để hải quan kiểm tra mà còn là cơ sở quan trọng để người mua tự quản lý hàng hóa. Nhà cung cấp nên xác nhận rõ ràng số lượng thùng, trọng lượng, thể tích và chi tiết sản phẩm trước khi xuất hàng.

Vận đơn có vai trò gì?

Vận đơn (Bill of Lading) là chứng từ vận chuyển rất quan trọng trong vận tải biển. Nó thường ghi lại công ty vận tải biển, người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, cảng đi, cảng đến, số container, số niêm phong (seal) và mô tả hàng hóa.

Người mua cần kiểm tra xem tên công ty, cảng đến, số container và thông tin hàng hóa trên vận đơn có chính xác hay không. Nếu cảng đến, người nhận hàng hoặc bên thông báo viết sai, việc sửa đổi chứng từ sau đó sẽ phát sinh phí và cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng.

Đối với hàng nguyên container (FCL), số container và số seal đặc biệt quan trọng. Người mua có thể sử dụng thông tin này để theo dõi hàng hóa và đối chiếu với hồ sơ đóng hàng.

Những sản phẩm nào có thể cần thêm chứng từ?

Các sản phẩm và quốc gia đến khác nhau có thể yêu cầu các chứng từ khác nhau.

Các sản phẩm thông thường thường yêu cầu hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và hợp đồng. Một số sản phẩm cũng có thể cần giấy chứng nhận xuất xứ, báo cáo thử nghiệm, mô tả vật liệu, hướng dẫn sử dụng, tài liệu chứng nhận, tài liệu nhãn mác hoặc tài liệu bảo hiểm.

Ví dụ, các thiết bị điện và đèn chiếu sáng có thể liên quan đến chứng từ an toàn điện. Thiết bị máy móc có thể yêu cầu thông số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bản ghi kiểm tra hoặc danh sách phụ tùng thay thế. Các sản phẩm vật liệu xây dựng có thể yêu cầu mô tả về vật liệu, thông số kỹ thuật, đóng gói và mục đích sử dụng dự án. Một số quốc gia cũng có yêu cầu đặc biệt đối với nhãn mác, thông tin nhà nhập khẩu và mô tả sản phẩm.

Người mua không thể mặc định rằng nhà cung cấp Trung Quốc biết tất cả các yêu cầu của nước đến. Cách tiếp cận an toàn hơn là xác nhận trước với đại lý hải quan địa phương, sau đó yêu cầu nhà cung cấp Trung Quốc chuẩn bị theo yêu cầu.

Chứng từ và hàng hóa thực tế phải nhất quán

Điều đáng sợ nhất trong chứng từ thông quan là sự không nhất quán với hàng hóa thực tế.

Nếu hóa đơn ghi một loại sản phẩm nhưng thực tế đóng container lại là loại khác; số lượng thùng trong phiếu đóng gói khác với số lượng thực tế; sự khác biệt về trọng lượng và thể tích quá lớn; hoặc kiểu máy, vật liệu, số lượng và đơn hàng của sản phẩm không khớp, tất cả đều có thể gây ra sự chậm trễ trong thông quan.

Đối với việc mua hàng từ nhiều nhà cung cấp, sự nhất quán của chứng từ thậm chí còn quan trọng hơn. Các nhà cung cấp khác nhau có thể tự cung cấp tài liệu của họ, nhưng các tài liệu xuất hàng cuối cùng cần được sắp xếp đồng bộ. Nếu không, một lô hàng sẽ có nhiều tên, nhiều định dạng phiếu đóng gói và các ký mã hiệu khác nhau, việc quản lý trong giai đoạn sau sẽ trở nên rất hỗn loạn.

Người mua làm thế nào để giảm thiểu rủi ro chứng từ?

Người mua quốc tế có thể yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị bản thảo chứng từ trước khi quá trình sản xuất gần hoàn thành. Đừng đợi đến khi tàu khởi hành mới kiểm tra lần đầu tiên.

Người mua nên tập trung đối chiếu tên công ty, tên sản phẩm, số lượng, số tiền, điều kiện thương mại, cảng đến, số lượng thùng, trọng lượng, thể tích, số container và số seal. Nếu liên quan đến chứng nhận, nhãn mác hoặc các yêu cầu thông quan đặc biệt, cũng cần xác nhận xem mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn sàng trước khi xuất hàng hay chưa.

Đối với các đơn hàng giá trị lớn, hàng hóa dự án, thiết bị máy móc, gom hàng từ nhiều nhà cung cấp và nhà cung cấp hợp tác lần đầu, bạn nên sắp xếp kiểm tra trước khi xuất hàng và ghi chép lại quá trình đóng container để đảm bảo thông tin chứng từ và hàng hóa thực tế có thể đối chiếu khớp với nhau.

Easysail China hỗ trợ xác nhận chứng từ nhập khẩu như thế nào?

Easysail China có thể hỗ trợ người mua quốc tế kiểm tra các thông tin chứng từ quan trọng trước khi mua hàng và xuất khẩu từ Trung Quốc, bao gồm báo giá của nhà cung cấp, thông tin đơn hàng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, thông tin sản phẩm, chi tiết đóng gói và hồ sơ đóng container.

Đối với việc mua hàng từ nhiều nhà cung cấp, chúng tôi có thể giúp người mua điều phối tài liệu xuất hàng từ các nhà cung cấp khác nhau, giảm thiểu các vấn đề hỗn loạn về số lượng thùng, ký mã hiệu, tên sản phẩm và thông tin đóng gói. Đối với thiết bị máy móc, vật liệu xây dựng và sản phẩm dự án, chúng tôi cũng có thể hỗ trợ xác nhận tài liệu sản phẩm, hình ảnh đóng gói, số container, số seal và hồ sơ xuất hàng.

Nếu bạn chuẩn bị nhập khẩu sản phẩm từ Trung Quốc, bạn có thể gửi thông tin nhà cung cấp, danh sách sản phẩm, quốc gia đến, phương thức vận chuyển và yêu cầu thông quan tại địa phương cho Easysail China. Chúng tôi có thể giúp bạn kiểm tra trước xem việc chuẩn bị chứng từ đã đầy đủ chưa, giảm thiểu rủi ro chậm trễ thông quan và tăng chi phí tại cảng đến.