Do doanh nghiệp khởi nghiệp Đức và Châu Âu thu mua từ Trung Quốc, tại sao phải lập kế hoạch mua hàng và logistics cùng lúc?

Khi các doanh nghiệp khởi nghiệp ở Đức và Châu Âu lần đầu tiên thu mua từ Trung Quốc, họ không thể chỉ so sánh đơn giá của nhà cung cấp. Thu mua, kiểm định chất lượng (QC), các mốc thanh toán, gom hàng (consolidation), đóng container, chứng từ vận tải và thông quan tại cảng đích cần được lập kế hoạch đồng thời trước khi đặt hàng. Nếu không, ngay cả khi giá sản phẩm có vẻ hợp lý, chi phí bổ sung vẫn có thể phát sinh do các vấn đề về đóng gói, chứng từ, tiến độ giao hàng hoặc phối hợp giữa nhiều nhà cung cấp.

Những dữ liệu đầu vào nào cần chuẩn bị trước khi thu mua?

Trước khi liên hệ với nhà cung cấp, người mua nên tổng hợp thông tin thu mua cơ bản thay vì chỉ gửi hình ảnh sản phẩm để hỏi giá. Ít nhất cần làm rõ:

• Tên sản phẩm, quy cách, chất liệu, màu sắc và số lượng
• Bản vẽ, hình ảnh tham khảo, mẫu mục tiêu hoặc phạm vi thay thế có thể chấp nhận
• Ngân sách dự kiến, thời gian thu mua và tiến độ thanh toán
• Có cần đóng gói tùy chỉnh, thương hiệu, nhãn mác hoặc sách hướng dẫn sử dụng không
• Quốc gia, thành phố hoặc cảng đích
• Dự kiến sử dụng đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh hay kết hợp nhiều phương thức
• Là một nhà cung cấp duy nhất hay thu mua từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc

Nếu là máy móc, thiết bị điện, đèn chiếu sáng hoặc sản phẩm liên quan đến quy định pháp lý địa phương, cũng cần xác nhận trước điện áp, phích cắm, nhãn mác, sách hướng dẫn và các chứng từ tuân thủ có thể cần thiết.

Tại sao không thể tách rời khâu thu mua và logistics?

Báo giá của nhà cung cấp thường chỉ giải quyết câu hỏi "sản phẩm giá bao nhiêu", chứ không tự động giải quyết việc hàng hóa có thể gom lại, đóng container và nhập khẩu thuận lợi hay không. Đơn giá EXW nhìn có vẻ thấp, nhưng nếu nhà máy nằm rất xa kho gom hàng, thể tích đóng gói quá lớn hoặc không thể cung cấp chứng từ xuất khẩu chính xác, chi phí cuối cùng có thể không hề rẻ.

Trong giai đoạn thu mua, cần đồng thời xác nhận:

• Vị trí nhà máy và chi phí vận chuyển nội địa
• Kích thước thùng carton bên ngoài, trọng lượng đơn chiếc và tổng thể tích dự kiến
• Có phù hợp để đóng pallet, kiện gỗ, hàng trần hay đóng gói gia cố không
• Ngày hoàn thành dự kiến của từng nhà cung cấp
• Chủ thể xuất khẩu, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) do ai cung cấp
• Làm thế nào để nhiều nhà cung cấp giao hàng đến kho hoặc đóng container một cách thống nhất

Đối với đơn hàng từ nhiều nhà cung cấp, điểm mấu chốt không phải là ai sản xuất xong trước, mà là liệu có thể hoàn thành việc kiểm hàng, gom hàng và vận chuyển cùng nhau trong một khoảng thời gian hợp lý hay không.

Đơn hàng nhỏ và nhiều nhà cung cấp dễ gặp vấn đề gì nhất?

Doanh nghiệp khởi nghiệp khi thu mua lần đầu thường thử nghiệm thị trường nên sẽ không mua ngay một container nguyên chủ cho một sản phẩm duy nhất, do đó rất dễ gặp tình trạng mua số lượng nhỏ, nhiều chủng loại. Các vấn đề thường gặp bao gồm:

• MOQ (Số lượng đặt hàng tối thiểu) của mỗi nhà cung cấp khác nhau, lượng thu mua thực tế vượt quá nhu cầu bán hàng
• Thời gian giao hàng của các nhà cung cấp lệch nhau nhiều tuần, hàng hoàn thành sớm phát sinh chi phí lưu kho
• Tiêu chuẩn đóng gói bên ngoài không thống nhất, hiệu suất sử dụng không gian container kém
• Chất lượng mẫu đạt yêu cầu, nhưng vật liệu, màu sắc hoặc cấu hình của hàng đại trà bị thay đổi
• Các nhà cung cấp tự sắp xếp vận chuyển riêng lẻ, dẫn đến thông tin chứng từ và thông tin nhận hàng không thống nhất
• Một nhà cung cấp bị trễ hạn, làm ảnh hưởng đến việc xuất hàng của toàn bộ lô hàng

Do đó, số lượng nhỏ không có nghĩa là quy trình đơn giản hơn, ngược lại càng cần phải phối hợp trước về thời gian, đóng gói và các mốc gom hàng.

Cần xác nhận lại những gì khi chuyển từ hàng mẫu sang hàng đại trà?

Sau khi xác nhận mẫu, không thể chỉ nói với nhà máy "sản xuất theo mẫu". Người mua nên chuyển hóa mẫu thành các tiêu chuẩn bằng văn bản, bao gồm kích thước, chất liệu, màu sắc, chức năng, phụ kiện, yêu cầu đóng gói và nhãn mác, đồng thời lưu giữ hình ảnh hoặc tài liệu xác nhận.

Trước khi hoàn thành hàng đại trà, cũng cần xác nhận số lượng, vật liệu và cấu hình có nhất quán với đơn đặt hàng hay không, đóng gói có phù hợp cho vận chuyển quốc tế không, nhãn sản phẩm và thùng carton có chính xác không, có vật liệu thay thế nào chưa được người mua phê duyệt hay không. Mẫu chỉ là tài liệu tham khảo, đơn đặt hàng (PO) và quy cách đã xác nhận mới là căn cứ để kiểm tra hàng hóa.

Nên lấy những tài liệu nào từ các bên cung cấp dịch vụ khác nhau?

Nhà cung cấp phải cung cấp báo giá, xác nhận quy cách, kế hoạch sản xuất, thông tin đóng gói, hình ảnh sản phẩm và các chứng từ kiểm định hoặc tuân thủ đã thỏa thuận. Đơn vị đại lý thu mua hoặc điều phối dự án phải cung cấp nhật ký theo dõi đơn hàng, kết quả xác minh thông tin nhà cung cấp, tài liệu kiểm hàng, hồ sơ sự cố, phản hồi khắc phục và trạng thái gom hàng.

Đơn vị vận chuyển (Forwarder) phải cung cấp thông tin đặt chỗ (Booking), lịch trình tàu dự kiến, chi phí vận chuyển, thông tin vận đơn (B/L) và các yêu cầu chứng từ vận tải cần thiết. Người mua nên tránh việc lưu trữ tất cả thông tin chỉ trong tin nhắn WhatsApp hoặc WeChat; giá cả, quy cách, số lượng, đóng gói và các mốc thanh toán quan trọng đều phải lập thành tài liệu có thể truy xuất nguồn gốc.

Các mốc thanh toán nên kết hợp với việc sắp xếp kiểm hàng như thế nào?

Khi hợp tác lần đầu, không nên chỉ quyết định thời gian thanh toán dựa trên yêu cầu của nhà cung cấp. Việc sắp xếp thanh toán nên kết hợp với các giai đoạn sản xuất và các mốc kiểm hàng. Ví dụ, nếu số tiền còn lại khá lớn đã được thanh toán toàn bộ trước khi kiểm tra hàng đại trà, dư địa thương lượng khi phát hiện vấn đề sẽ giảm đi đáng kể.

Tỷ lệ cụ thể phụ thuộc vào sản phẩm, nhà cung cấp và điều khoản đơn hàng, nhưng nguyên tắc là làm cho các mốc thanh toán tương ứng với tiến độ hoàn thành thực tế, và thu thập bằng chứng tương ứng trước các đợt thanh toán quan trọng.

Câu hỏi thường gặp

• Lần đầu thu mua từ Trung Quốc có bắt buộc phải đi nguyên container (FCL) không? Không bắt buộc. Bạn có thể cân nhắc đi hàng gom (LCL), đường hàng không hoặc chuyển phát nhanh tùy theo lượng hàng, nhưng đối với số lượng nhỏ, bạn càng nên tính toán chi phí logistics trên từng đơn vị sản phẩm và mức phí tối thiểu.
• Nhiều nhà cung cấp Trung Quốc có thể xuất hàng cùng nhau không? Có thể, nhưng cần thống nhất trước địa điểm gom hàng, thời gian đến kho, yêu cầu đóng gói và chứng từ.
• Nhà cung cấp nói họ có thể lo liệu vận chuyển, tôi có cần tự mình xác nhận logistics không? Có cần. Bạn nên xác nhận các điều khoản thương mại (Incoterms), phạm vi chi phí bao gồm, phương thức vận chuyển và các chi phí có thể phát sinh tại điểm đến.
• Sau khi đã xác nhận mẫu thì có cần kiểm tra hàng trước khi xuất hàng (PSI) không? Đối với nhà cung cấp mới, sản phẩm tùy chỉnh hoặc đơn hàng quan trọng, việc này thường vẫn rất cần thiết vì hàng mẫu không thể đại diện cho toàn bộ lô hàng đại trà.

Easysail China có thể hỗ trợ những gì?

Easysail China có thể căn cứ vào danh mục thu mua, ngân sách, quốc gia đích và thời gian giao hàng của người mua để hỗ trợ rà soát các nhà cung cấp Trung Quốc, đối chiếu báo giá và quy cách sản phẩm, theo dõi hàng mẫu và hàng đại trà, sắp xếp xác minh thông tin nhà cung cấp và kiểm tra hàng trước khi xuất hàng, đồng thời điều phối việc gom hàng từ nhiều nhà cung cấp, thông tin đóng gói, đóng container và kết nối vận tải xuất khẩu.

Người mua vẫn cần chịu trách nhiệm lựa chọn sản phẩm cuối cùng, đưa ra quyết định kinh doanh cũng như xác nhận thuế vụ, giấy phép nhập khẩu và quy định pháp lý địa phương tại quốc gia đích. Vai trò của Easysail China là giúp các khâu thu mua và logistics có đầy đủ bằng chứng minh bạch, dễ điều phối hơn, chứ không thay thế trách nhiệm tuân thủ nhập khẩu cuối cùng của người mua.