Kiểm tra trước khi xuất hàng tại Trung Quốc dành cho nhà nhập khẩu

Khi nhà nhập khẩu thu mua sản phẩm từ Trung Quốc, kiểm tra trước khi xuất hàng không phải là một bước phụ mà là biện pháp kiểm soát rủi ro quan trọng trước khi thanh toán khoản tiền còn lại và sắp xếp giao hàng. Việc này giúp người mua xác nhận xem lô hàng lớn có đáp ứng các yêu cầu của đơn hàng hay không, bao bì có phù hợp để vận chuyển hay không, và liệu nhà cung cấp có cần khắc phục các vấn đề trước khi hàng rời khỏi Trung Quốc hay không.

Tại sao nhà nhập khẩu cần kiểm tra trước khi xuất hàng hơn ai hết

Nhà nhập khẩu khác với người mua nhỏ lẻ thông thường. Nhà nhập khẩu thường cần bán hàng theo lô cho các nhà phân phối, khách hàng bán lẻ, bên dự án hoặc lưu kho riêng. Nếu chỉ phát hiện ra vấn đề chất lượng sau khi hàng đã đến cảng, điều đó không chỉ ảnh hưởng đến lô hàng này mà còn có thể tác động đến việc giao hàng cho khách, kế hoạch tồn kho và hoạt động bán hàng sau đó.

Nhiều vấn đề thu mua thực chất có thể xử lý ngay tại xưởng ở Trung Quốc. Ví dụ: thùng carton bên ngoài bị hỏng, thiếu phụ kiện, sai nhãn mác, lệch màu sắc, không đúng số lượng... Nếu những vấn đề này được phát hiện trước khi xuất hàng, nhà cung cấp thường vẫn có thể làm lại, bổ sung hàng hoặc đóng gói lại. Khi hàng đã được đóng vào container và ra biển, chi phí xử lý sẽ tăng lên đáng kể.

Vì vậy, giá trị của việc kiểm tra trước khi xuất hàng không phải là "bới lông tìm vết", mà là giúp nhà nhập khẩu có sự đánh giá rõ ràng hơn trước khi thanh toán khoản tiền còn lại.

Mẫu đạt yêu cầu không có nghĩa là lô hàng lớn chắc chắn đạt yêu cầu

Nhiều nhà nhập khẩu sẽ xác nhận mẫu trước, sau đó để nhà máy bắt đầu sản xuất. Tuy nhiên, mẫu chỉ là một tiêu chuẩn tham chiếu và không có nghĩa là toàn bộ lô hàng lớn sẽ hoàn toàn giống hệt.

Trong quá trình sản xuất hàng loạt, lô nguyên vật liệu có thể bị thay đổi, thao tác của công nhân cũng có thể không đồng đều. Các sản phẩm tùy chỉnh còn có thể xuất hiện sự sai lệch về kích thước, màu sắc, bao bì và phụ kiện. Đối với nội thất, đèn chiếu sáng, vật liệu xây dựng, thiết bị vệ sinh, kim khí và thiết bị máy móc, những sự khác biệt này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc bán hàng và sử dụng.

Kiểm tra trước khi xuất hàng chính là đặt mẫu đã xác nhận, đơn đặt hàng và lô hàng sản xuất thực tế lại với nhau để đối chiếu. Điều người mua cần xem không phải là một sản phẩm đơn lẻ có tốt hay không, mà là toàn bộ lô hàng có nhìn chung phù hợp với yêu cầu đơn hàng hay không, có tồn tại các vấn đề rõ ràng không thể chấp nhận được hay không.

Thời gian kiểm tra nên được sắp xếp trước khi đóng container

Kiểm tra trước khi xuất hàng tốt nhất nên được sắp xếp khi lô hàng cơ bản đã hoàn thành, bao bì cũng cơ bản hoàn tất, nhưng chưa đóng vào container.

Nếu kiểm tra quá sớm, nhiều sản phẩm vẫn chưa hoàn thành, kết quả sẽ không đại diện cho trạng thái cuối cùng của lô hàng. Nếu kiểm tra quá muộn, hàng hóa đã chuẩn bị đóng container, sau khi phát hiện vấn đề có thể sẽ không còn thời gian để khắc phục.

Nhà nhập khẩu tốt nhất nên báo cho nhà cung cấp ngay khi đặt hàng: lô hàng này cần được kiểm tra trước khi xuất hàng. Như vậy, nhà cung cấp sẽ chủ động dành trước thời gian và không làm ảnh hưởng đến kế hoạch xuất hàng ở giai đoạn cuối do việc sắp xếp kiểm tra.

Đối với các đơn hàng giá trị cao, nhà cung cấp hợp tác lần đầu, đơn hàng dự án, sản phẩm tùy chỉnh và sản phẩm dễ vỡ, việc thỏa thuận trước thời gian kiểm tra là đặc biệt quan trọng.

Kiểm tra trước khi xuất hàng nên xem xét kết quả và cả nguyên nhân

Kiểm tra trước khi xuất hàng không chỉ đơn thuần là nhận được kết luận "đạt" hay "không đạt".

Nếu phát hiện vấn đề, người mua càng nên hiểu rõ bản chất của vấn đề đó. Đó là lỗi nhỏ về ngoại quan hay lỗi kích thước hàng loạt? Là bao bì bị hỏng hay bản thân sản phẩm không đạt yêu cầu? Là nhà cung cấp có thể khắc phục ngay hay cần phải sản xuất lại?

Cách xử lý cho các vấn đề khác nhau sẽ khác nhau.

Với các vấn đề nhẹ, có thể yêu cầu nhà cung cấp lựa lại, làm sạch hoặc đóng gói lại. Với các vấn đề chính, có thể cần làm lại, bổ sung phụ kiện hoặc rút mẫu kiểm tra lại. Còn đối với các vấn đề nghiêm trọng, không khuyến nghị xuất hàng trực tiếp.

Nhà nhập khẩu cần căn cứ vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề để quyết định có thanh toán khoản tiền còn lại hay không, có yêu cầu khắc phục hay không, và có sắp xếp kiểm tra lại hay không.

Kiểm tra trước khi xuất hàng không thể thay thế giám sát đóng container

Nhiều người mua thường gộp chung việc kiểm tra trước khi xuất hàng và giám sát đóng container làm một.

Thực ra hai việc này giải quyết các vấn đề khác nhau.

Kiểm tra trước khi xuất hàng chủ yếu xem sản phẩm có phù hợp với yêu cầu đơn hàng hay không. Giám sát đóng container chủ yếu xem hàng hóa có được đưa vào container một cách chính xác và an toàn hay không.

Nếu bản thân sản phẩm có vấn đề về chất lượng, việc giám sát đóng container không thể giải quyết được.

Nếu chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu, nhưng khi đóng container bị xếp thiếu, xếp sai, thùng carton bên ngoài bị hư hỏng hoặc sắp xếp không hợp lý, thì việc kiểm tra trước khi xuất hàng cũng không thể bao quát hết.

Đối với nhà nhập khẩu, quy trình an toàn hơn là: thực hiện kiểm tra trước khi xuất hàng trước, xác nhận hàng hóa có thể xuất vận, sau đó mới sắp xếp giám sát đóng container để xác nhận số lượng, thùng carton, số container, số seal và quá trình đóng container.

Easysail China có thể hỗ trợ như thế nào

Easysail China có thể giúp các nhà nhập khẩu nước ngoài sắp xếp kiểm tra trước khi xuất hàng tại Trung Quốc.

Chúng tôi sẽ dựa trên đơn đặt hàng, yêu cầu mẫu và đặc điểm sản phẩm của người mua để kiểm tra số lượng lô hàng, ngoại quan, kích thước, chức năng, phụ kiện, bao bì, nhãn mác, ký mã hiệu (shipping mark) và tính nhất quán với đơn hàng. Nếu phát hiện vấn đề, chúng tôi có thể hỗ trợ người mua trao đổi với nhà cung cấp để khắc phục và sắp xếp kiểm tra lại khi cần thiết.

Đối với các ngành nội thất, vật liệu xây dựng, đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh, kim khí, thiết bị máy móc và thu mua dạng dự án, chúng tôi cũng có thể tiếp tục hỗ trợ xác nhận mẫu, theo dõi sản xuất, giám sát đóng container, gom hàng và điều phối logistics.

Nếu bạn đang thu mua sản phẩm từ Trung Quốc và chuẩn bị thanh toán khoản tiền còn lại hoặc sắp xếp xuất hàng, bạn có thể gửi hình ảnh sản phẩm, số lượng đơn hàng, thông tin nhà cung cấp, yêu cầu chất lượng và quốc gia đích cho Easysail China.

Chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá trước xem lô hàng này có cần kiểm tra trước khi xuất hàng hay không, cũng như những rủi ro trọng điểm cần chú ý khi kiểm tra.