Người mua quốc tế mua hàng từ nhiều thành phố Trung Quốc: Sắp xếp gom hàng như thế nào?

Khi người mua quốc tế mua sản phẩm từ nhiều thành phố Trung Quốc, không thể để mỗi nhà cung cấp tự ý giao hàng riêng lẻ. Cách an toàn hơn là sắp xếp một kho gom hàng trước, thống nhất thời gian giao hàng, ký mã hiệu ngoài thùng, phiếu đóng gói, tiêu chuẩn kiểm tra và kế hoạch đóng container. Điều này có thể giảm thiểu tình trạng thiếu hàng, sai hàng, lẫn lộn hàng hóa và chậm trễ đóng container.

I. Tại sao việc mua hàng đa thành phố cần quản lý gom hàng

Rất nhiều người mua quốc tế khi mua hàng từ Trung Quốc sẽ không chỉ mua một loại sản phẩm.

Ví dụ, đồ nội thất có thể từ Foshan, đèn chiếu sáng từ Zhongshan, phụ kiện kim loại từ Quảng Châu, vật liệu đóng gói từ Dongguan, hàng tiêu dùng nhỏ từ Yiwu, phụ tùng máy móc có thể từ Ningbo hoặc Tô Châu.

Những nhà cung cấp này phân bố ở các thành phố khác nhau, với chu kỳ sản xuất, phương thức vận chuyển, tiêu chuẩn đóng gói và hiệu quả giao tiếp không giống nhau.

Nếu không có kế hoạch gom hàng thống nhất, mỗi nhà cung cấp tự giao hàng, người mua rất khó để xác định liệu hàng hóa đã về đủ hay chưa, và cũng khó để thống nhất việc đóng container.

Đặc biệt, khi cần ghép container (LCL) hoặc đóng nguyên container (FCL) để xuất khẩu, quản lý gom hàng là vô cùng quan trọng.

II. Xác nhận thành phố của nhà cung cấp và thời gian xuất hàng trước

Người mua quốc tế nên xác nhận thành phố, địa chỉ nhà máy và thời gian xuất hàng dự kiến của từng nhà cung cấp ngay từ khi đặt hàng.

Thời gian vận chuyển nội địa giữa các thành phố khác nhau sẽ khác nhau.

Từ Foshan đến kho Quảng Châu có thể rất nhanh.
Từ các thành phố như Zhongshan, Dongguan, Thâm Quyến, Yiwu, Ningbo, Tuyền Châu, Tô Châu đến cùng một kho gom hàng, thời gian và chi phí sẽ khác nhau.

Người mua cần xác nhận trước:

• Mỗi nhà cung cấp ở đâu
• Khi nào mỗi lô hàng sẽ hoàn thành
• Ai chịu trách nhiệm vận chuyển nội địa
• Giao đến kho nào
• Có cần đặt lịch giao hàng trước không
• Có rủi ro chậm trễ nào không

Nếu một nhà cung cấp bị chậm trễ, có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch xuất khẩu nguyên container.

Vì vậy, việc gom hàng không phải là đợi hàng xong mới sắp xếp, mà phải lập kế hoạch ngay từ khi đặt hàng.

III. Kho gom hàng cần được xác định trước

Nếu nhiều nhà cung cấp cùng xuất hàng, tốt nhất nên chỉ định một kho gom hàng.

Kho này có thể dùng để tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra số lượng, kiểm tra vỏ thùng, sắp xếp ký mã hiệu, chụp ảnh ghi lại, và chờ đóng container thống nhất.

Thông tin kho cần được gửi cho tất cả các nhà cung cấp trước, bao gồm:

• Địa chỉ kho
• Người liên hệ
• Số điện thoại
• Thời gian nhận hàng
• Yêu cầu giao hàng
• Yêu cầu về ký mã hiệu ngoài thùng
• Có cần đặt lịch hẹn không
• Có cần cung cấp phiếu giao hàng không

Nếu nhà cung cấp không biết quy tắc giao hàng cụ thể, hàng hóa đến kho dễ xảy ra tình trạng không ai nhận, nhãn mác không rõ ràng, số lượng không xác định hoặc không thể nhập kho.

IV. Ký mã hiệu ngoài thùng phải được thống nhất

Điểm dễ xảy ra vấn đề nhất khi mua hàng đa thành phố là sự lộn xộn trong việc đánh dấu ngoài thùng.

Các nhà cung cấp khác nhau có thể sử dụng các định dạng ký mã hiệu khác nhau.
Một số vỏ thùng chỉ ghi tên sản phẩm, không có mã model.
Một số không có tên khách hàng.
Một số không có số thùng.
Một số hàng hóa khi đến kho rất khó phân biệt thuộc đơn hàng nào.

Người mua quốc tế nên yêu cầu nhà cung cấp ghi rõ trên vỏ thùng trước:

• Tên người mua hoặc số đơn hàng
• Tên sản phẩm
• Mã model hoặc màu sắc
• Số thùng
• Tổng số thùng
• Quốc gia đích
• Tên nhà cung cấp
• Dễ vỡ hay sợ bị đè nén

Việc thống nhất ký mã hiệu có thể giảm bớt sự lộn xộn khi kho nhận hàng, đóng container và phân loại hàng tại cảng đích.

V. Mỗi nhà cung cấp đều phải cung cấp phiếu đóng gói (packing list)

Trước khi gom hàng, mỗi nhà cung cấp đều nên cung cấp phiếu đóng gói rõ ràng.

Phiếu đóng gói nên bao gồm:

• Tên sản phẩm
• Mã model
• Số lượng
• Số lượng mỗi thùng
• Số lượng vỏ thùng
• Tổng trọng lượng (Gross Weight)
• Trọng lượng tịnh (Net Weight)
• Kích thước đóng gói
• Tổng thể tích
• Thông tin ký mã hiệu

Nếu phiếu đóng gói không rõ ràng, kho rất khó kiểm tra xem hàng hóa có đúng hay không, và cũng khó tính toán xem có đủ chỗ trong container không.

Đối với các đơn hàng ghép container từ nhiều nhà cung cấp, phiếu đóng gói là cơ sở quan trọng cho việc đặt chỗ, đóng container và hồ sơ thông quan sau này.

VI. Cần kiểm tra cơ bản sau khi gom hàng

Sau khi hàng hóa đến kho gom hàng, người mua tốt nhất nên sắp xếp kiểm tra cơ bản.

Đây không nhất thiết là kiểm tra chất lượng hoàn chỉnh, nhưng ít nhất phải xác nhận:

• Hàng hóa đã về đủ chưa
• Vỏ thùng có bị hư hỏng không
• Ký mã hiệu có rõ ràng không
• Số lượng có khớp với phiếu đóng gói không
• Có bị gửi sai hoặc thiếu hàng không
• Đóng gói hàng dễ vỡ có phù hợp không
• Có phù hợp để đóng container không
• Có cần nhà cung cấp bổ sung hàng hoặc chỉnh sửa không

Nếu phát hiện vấn đề, vẫn có thể yêu cầu nhà cung cấp xử lý tại Trung Quốc.

Nếu đợi đến khi hàng hóa đã đóng container và xuất đi rồi mới phát hiện vấn đề về số lượng hoặc đóng gói, chi phí xử lý sẽ cao hơn rất nhiều.

VII. Kế hoạch gom hàng và đóng container phải thống nhất

Việc mua hàng đa thành phố cuối cùng sẽ dẫn đến khâu đóng container.

Người mua cần dựa vào thời gian hàng về kho, tổng thể tích, trọng lượng, loại sản phẩm và yêu cầu của cảng đích để quyết định có phù hợp với ghép container hay nguyên container.

Nếu hàng hóa đến từ nhiều nhà cung cấp, thứ tự đóng container cần được lập kế hoạch trước.

Đặt hàng nặng phía dưới, hàng nhẹ phía trên.
Hàng dễ vỡ cần được bảo vệ tăng cường.
Hàng hóa của cùng một nhà cung cấp cố gắng đặt tập trung.
Sản phẩm cùng một mã model tốt nhất không nên phân tán quá nhiều.
Hàng hóa cần dỡ trước có thể đặt ở khu vực dễ lấy ra hơn.

Khi đóng container, cần ghi lại số container, số seal, chụp ảnh và quay video quá trình đóng hàng.

Những ghi chép này có thể giúp người mua từ xa xác nhận hàng hóa đã được đóng container đúng cách.

VIII. Easysail China có thể hỗ trợ như thế nào

Easysail China có thể giúp người mua quốc tế điều phối việc gom hàng và xuất hàng thống nhất từ nhiều nhà cung cấp ở các thành phố Trung Quốc.

Chúng tôi có thể hỗ trợ xác nhận vị trí nhà cung cấp, thời gian xuất hàng, kho gom hàng, ký mã hiệu ngoài thùng, phiếu đóng gói, số lượng hàng hóa, tình trạng đóng gói và kế hoạch đóng container.

Nếu người mua đang mua đồ nội thất từ Foshan, đèn chiếu sáng từ Zhongshan, vật liệu xây dựng và phụ kiện kim loại từ Quảng Châu, hàng tiêu dùng nhỏ từ Yiwu, chúng tôi có thể giúp thống nhất giao tiếp, gom hàng, kiểm tra và đóng container, giảm áp lực quản lý nhiều nhà cung cấp từ xa cho người mua.

Chúng tôi cũng có thể hỗ trợ kiểm tra trước khi xuất hàng, giám sát đóng container, điều phối hồ sơ xuất khẩu và sắp xếp hậu cần.

Nếu bạn đang mua sản phẩm từ nhiều thành phố Trung Quốc, bạn có thể gửi thông tin nhà cung cấp, danh sách sản phẩm, số lượng mua, quốc gia đích và thời gian xuất hàng dự kiến cho Easysail China.

Chúng tôi có thể giúp bạn xác định nên gom hàng ở thành phố nào, cách thống nhất ký mã hiệu và phiếu đóng gói, cũng như những vấn đề cần kiểm tra kỹ trước khi đóng container.