Cách Ghi Chép Thông Tin Nhà Cung Cấp Tại Hội Chợ Canton Fair

Ghi chép thông tin nhà cung cấp tại hội chợ Canton Fair không nằm ở việc ghi càng nhiều càng tốt, mà là đảm bảo gian hàng, sản phẩm, danh thiếp, điều khoản đàm phán tại chỗ và các mục cần xác nhận của từng nhà cung cấp khớp chính xác với nhau. Sau khi tham quan hàng chục gian hàng trong một ngày, nếu chỉ dựa vào trí nhớ sẽ rất dễ bị lẫn lộn. Phương pháp thực tế nhất là sử dụng cùng một định dạng ghi chép cho tất cả nhà cung cấp và hoàn thành việc lưu trữ thông tin cơ bản trước khi rời khỏi gian hàng.

Mỗi nhà cung cấp cần ghi lại những thông tin gì trước?

Mỗi khi đến một gian hàng mà bạn quan tâm, hãy ghi lại ít nhất:

• Tên công ty
• Số gian hàng
• Người liên hệ và thông tin liên lạc
• Sản phẩm hoặc mã model quan tâm
• Các điều khoản chính đã đàm phán tại chỗ
• Các vấn đề chưa được xác nhận

Số gian hàng đặc biệt quan trọng. Vài ngày sau, nếu chỉ còn lại một bức ảnh sản phẩm, rất có thể bạn không còn nhớ ảnh đó thuộc công ty nào; có số gian hàng, bạn sẽ dễ dàng đối chiếu lại dữ liệu của ngày hôm đó.

Khi ghi chép, không cần viết thành các đoạn văn dài. Điểm mấu chốt là định dạng phải thống nhất để có thể nhanh chóng nhận biết thông tin của các nhà cung cấp khác nhau.

Làm thế nào để khớp ảnh chụp sản phẩm với nhà cung cấp?

Đừng chụp liên tiếp quá nhiều sản phẩm rồi sau đó mới cố nhớ xem chúng thuộc về nhà cung cấp nào.

Khi vào gian hàng của một nhà cung cấp trọng điểm, bạn có thể chụp ảnh số gian hàng hoặc tên công ty trước, sau đó mới chụp sản phẩm, nhãn mác, tem thông số kỹ thuật và các thông tin cần lưu trữ khác. Sau khi rời gian hàng, chuyển sang nhà cung cấp tiếp theo và bắt đầu một bộ ảnh mới.

Bằng cách này, thứ tự trong album ảnh điện thoại sẽ tự nhiên hình thành:

Thông tin gian hàng → Ảnh sản phẩm → Thông số hoặc chi tiết → Gian hàng tiếp theo.

Nếu nhận được catalog giấy hoặc tài liệu báo giá, bạn cũng có thể chụp lại trang bìa hoặc danh thiếp cùng lúc để giữ cho ảnh kỹ thuật số và tài liệu giấy luôn tương ứng với nhau.

Đừng cất danh thiếp một cách riêng lẻ

Sau một ngày tại Canton Fair, bạn có thể có rất nhiều danh thiếp trong túi. Nếu tất cả danh thiếp bị trộn lẫn, sang ngày hôm sau bạn sẽ rất dễ quên mất lúc đó đã trao đổi về sản phẩm nào.

Một phương pháp đơn giản hơn là sau khi nhận danh thiếp, hãy ghi ngay tên người liên hệ vào bảng ghi chép và chụp ảnh danh thiếp lại.

Nếu đối phương đồng thời gửi catalog điện tử, WhatsApp, WeChat hoặc email, bạn cũng cần đảm bảo tên công ty nhất quán với ghi chép tại hiện trường.

Điều cốt lõi không phải là thu thập thêm nhiều phương thức liên lạc, mà là khi nhìn thấy người liên hệ này sau này, bạn có thể biết ngay: đã gặp ở đâu, đã đàm phán về sản phẩm gì và còn điều gì chưa được xác nhận.

Biên bản họp tại chỗ nên ghi lại những gì?

Đàm phán tại hiện trường không cần ghi chép từng từ một.

Chỉ ghi lại những thông tin dễ quên sau khi rời gian hàng và sẽ ảnh hưởng đến quyết định thu mua tiếp theo, chẳng hạn như:

• Mã sản phẩm hoặc quy cách kỹ thuật
• Vật liệu hoặc cấu hình có thể cung cấp
• Giải thích sơ bộ về chu kỳ sản xuất
• Phương thức đóng gói
• Tình trạng chứng nhận hoặc tài liệu
• Tài liệu cam kết cung cấp sau tại hiện trường

Nếu một thông tin nào đó chỉ mới được đề cập bằng lời nói và chưa được xác nhận bằng tài liệu, bạn có thể đánh dấu là "chờ xác nhận", đừng viết trực tiếp thành điều khoản đã cố định.

Bằng cách này, khi tổng hợp tài liệu sau hội chợ, bạn có thể phân biệt rõ tài liệu nào đã nhận được và nội dung nào vẫn chỉ là trao đổi tại chỗ.

Tạo danh mục riêng cho "Các mục chờ xác nhận"

Khi nhìn thấy sản phẩm quan tâm, người mua hàng thường nghĩ đến một số câu hỏi không thể trả lời ngay tại chỗ, chẳng hạn như cần xác nhận một thông số kỹ thuật nào đó, kích thước đóng gói, phiên bản chứng nhận, bản vẽ hoặc liệu có thể điều chỉnh theo yêu cầu của dự án hay không.

Đừng để những câu hỏi này rải rác trong các bức ảnh khác nhau hoặc trên các phần mềm trò chuyện.

Lập danh sách "Các mục chờ xác nhận" riêng cho từng nhà cung cấp để ghi chép tập trung các vấn đề chưa có câu trả lời rõ ràng.

Như vậy, sau này khi bàn giao tài liệu tại chỗ cho đồng nghiệp trong công ty, đội ngũ thu mua hoặc đại lý dịch vụ thu mua tại Trung Quốc, đối phương có thể thấy ngay những việc nào vẫn chưa hoàn thành xác nhận.

Tổng hợp đơn giản trước khi kết thúc mỗi ngày

Sau vài ngày tham quan Canton Fair liên tục, vấn đề dễ xảy ra nhất không phải là quá ít tài liệu, mà là tài liệu ngày càng nhiều.

Sau khi kết thúc mỗi ngày, bạn có thể gom ghi chép nhà cung cấp, ảnh chụp, danh thiếp và tài liệu điện tử trong ngày lại với nhau theo tên công ty hoặc số gian hàng.

Ví dụ, có thể lưu trữ theo dạng "Nhà cung cấp A: Số gian hàng, Người liên hệ, Ảnh sản phẩm, Ghi chép tại chỗ, Các mục chờ xác nhận".

Sử dụng cùng một định dạng khi tiếp tục tham quan hội chợ vào ngày hôm sau.

Bằng cách này, sau khi toàn bộ hội chợ Canton Fair kết thúc, ngay cả khi đã tiếp xúc với một lượng lớn nhà cung cấp, tài liệu vẫn có thể tiếp tục sử dụng mà không trở thành một đống ảnh, danh thiếp và tin nhắn trò chuyện không thể đối chiếu.

Easysail hỗ trợ bạn như thế nào

Easysail China hỗ trợ lâu dài cho các nhà nhập khẩu nước ngoài và người thu mua dự án tham gia Canton Fair cũng như các hoạt động thu mua tiếp theo tại Trung Quốc. Đối với những người mua cần tiếp xúc đồng thời với máy móc thiết bị, nội thất, vật liệu xây dựng, thiết bị chiếu sáng, thiết bị vệ sinh hoặc nhiều nhà cung cấp, chúng tôi có thể hỗ trợ tổng hợp thống nhất tài liệu gian hàng, thông tin sản phẩm và các mục chờ xác nhận thu thập tại chỗ, thuận tiện cho đội ngũ tiếp tục sử dụng về sau.

Nếu lịch trình thu mua tại Trung Quốc của bạn bao gồm cả khảo sát nhà máy tại Quảng Châu, Foshan và Pearl River Delta, bạn cũng có thể gửi trước cho chúng tôi danh sách thu mua hoặc các sản phẩm trọng điểm tại Canton Fair. Easysail có thể hỗ trợ kết nối giữa việc tham quan hội chợ, khảo sát nhà máy và phối hợp thu mua sau đó, giúp giảm thiểu rủi ro sót thông tin hoặc nhầm lẫn trong các dự án làm việc với nhiều nhà cung cấp.

Nếu cần hỗ trợ lập kế hoạch cho hành trình thu mua tại Canton Fair, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua website Easysail China, WhatsApp hoặc email.