วิธีบันทึกข้อมูลซัพพลายเออร์ที่งานแคนตันแฟร์

การบันทึกข้อมูลซัพพลายเออร์ ณ หน้างานแคนตันแฟร์ สิ่งที่สำคัญที่สุดไม่ใช่การจำให้ได้มากที่สุด แต่เป็นการตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขบูธ สินค้า นามบัตร เงื่อนไขที่พูดคุย และรายการที่ต้องยืนยันของซัพพลายเออร์แต่ละรายนั้นสอดคล้องกันอย่างแม่นยำ หลังจากเดินชมบูธหลายสิบแห่งในหนึ่งวัน การพึ่งพาความทรงจำเพียงอย่างเดียวทำให้เกิดความสับสนได้ง่าย วิธีที่ใช้งานได้จริงที่สุดคือการใช้รูปแบบบันทึกชุดเดียวกันสำหรับซัพพลายเออร์ทุกราย และทำการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐานให้เสร็จสิ้นก่อนออกจากบูธ

ข้อมูลใดบ้างที่ควรบันทึกสำหรับซัพพลายเออร์แต่ละราย?

เมื่อไปถึงบูธที่คุณสนใจ ควรบันทึกข้อมูลอย่างน้อยดังต่อไปนี้:

• ชื่อบริษัท
• หมายเลขบูธ
• ชื่อผู้ติดต่อและช่องทางการติดต่อ
• สินค้าหรือรุ่นที่สนใจ
• เงื่อนไขหลักที่เจรจากันหน้างาน
• ประเด็นที่ยังไม่ได้ข้อสรุป

หมายเลขบูธมีความสำคัญเป็นพิเศษ หากผ่านไปหลายวันแล้วเหลือเพียงรูปถ่ายสินค้าชิ้นเดียว คุณอาจจำไม่ได้ว่ารูปนั้นมาจากบริษัทใด แต่หากมีหมายเลขบูธ จะช่วยให้จับคู่ข้อมูลของวันนั้นได้ง่ายขึ้น

การบันทึกไม่จำเป็นต้องเขียนเป็นข้อความขนาดยาว หัวใจสำคัญคือรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน เพื่อให้สามารถระบุข้อมูลของซัพพลายเออร์แต่ละรายได้อย่างรวดเร็ว

จะจับคู่รูปถ่ายสินค้ากับซัพพลายเออร์อย่างไร?

หลีกเลี่ยงการถ่ายภาพสินค้าจำนวนมากติดต่อกันแล้วค่อยมาพยายามนึกทีหลังว่าเป็นของบริษัทใด

เมื่อเข้าสู่บูธของซัพพลายเออร์สำคัญ ให้ถ่ายภาพหมายเลขบูธหรือชื่อบริษัทก่อน จากนั้นจึงถ่ายภาพสินค้า ป้ายข้อมูล ป้ายบอกสเปก และข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องบันทึก เมื่อออกจากบูธแล้ว จึงค่อยเริ่มกลุ่มรูปภาพใหม่สำหรับบูธถัดไป

ลำดับในอัลบั้มรูปภาพในมือถือของคุณจะเรียงตามธรรมชาติ:

ข้อมูลบูธ → รูปภาพสินค้า → พารามิเตอร์หรือรายละเอียด → บูธถัดไป

หากคุณได้รับแค็ตตาล็อกกระดาษหรือเอกสารเสนอราคา คุณสามารถถ่ายภาพปกหรือนามบัตรไว้พร้อมกัน เพื่อให้รูปถ่ายดิจิทัลและเอกสารกระดาษสอดคล้องกัน

อย่าเก็บนามบัตรแยกไว้ต่างหาก

หนึ่งวันหลังจากงานแคนตันแฟร์สิ้นสุดลง กระเป๋าของคุณอาจเต็มไปด้วยนามบัตรจำนวนมาก หากนามบัตรทั้งหมดปะปนกัน วันถัดมาคุณอาจลืมไปว่ากำลังคุยเรื่องสินค้าใดอยู่

วิธีที่ง่ายที่สุดคือ หลังจากได้รับนามบัตรแล้ว ให้รีบบันทึกชื่อผู้ติดต่อลงในแบบฟอร์ม และถ่ายรูปนามบัตรเก็บไว้ทันที

หากอีกฝ่ายส่งแค็ตตาล็อกดิจิทัล WhatsApp วีแชท หรืออีเมลมาด้วย ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อบริษัทตรงกับบันทึกหน้างาน

กุญแจสำคัญไม่ใช่การเก็บช่องทางการติดต่อให้มากขึ้น แต่คือการที่เมื่อเห็นผู้ติดต่อรายนี้ในภายหลัง คุณจะรู้ได้ทันทีว่า: เคยเจอที่ไหน เคยคุยสินค้าอะไร และยังมีอะไรที่ยังไม่ได้ยืนยันบ้าง

บันทึกการประชุมควรจดอะไรบ้าง?

การประชุมหน้างานไม่จำเป็นต้องจดบันทึกทุกคำพูด

ให้จดเฉพาะข้อมูลที่ลืมได้ง่ายหลังจากออกจากบูธ และจะส่งผลต่อการตัดสินใจจัดซื้อในภายหลัง เช่น:

• รุ่นหรือสเปกของสินค้า
• วัสดุหรือการกำหนดค่าที่จัดหาได้
• คำอธิบายเบื้องต้นเกี่ยวกับระยะเวลานำการผลิต
• วิธีการบรรจุหีบห่อ
• สถานะการรับรองหรือเอกสาร
• ข้อมูลที่หน้างานสัญญาว่าจะส่งให้ภายหลัง

หากข้อมูลใดเป็นการพูดคุยด้วยวาจาและยังไม่มีเอกสารยืนยัน ให้ทำเครื่องหมายว่าเป็น "รอการยืนยัน" และอย่าเขียนลงไปว่าเป็นเงื่อนไขที่ตกลงกันแล้วโดยตรง

วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถแยกแยะได้ว่าข้อมูลใดได้รับมาแล้ว และข้อมูลใดเป็นเพียงเนื้อหาจากการพูดคุยหน้างาน เมื่อจัดระเบียบข้อมูลหลังจบงาน

แยกสร้าง "รายการที่ต้องยืนยัน"

เมื่อเห็นสินค้าที่น่าสนใจ ผู้ซื้อ spesso มักจะมีคำถามที่หน้างานไม่สามารถตอบได้ทันที เช่น การยืนยันพารามิเตอร์ทางเทคนิค ขนาดบรรจุภัณฑ์ เวอร์ชันใบรับรอง แบบร่าง หรือการปรับเปลี่ยนตามข้อกำหนดของโครงการ

อย่าปล่อยให้คำถามเหล่านี้กระจัดกระจายอยู่ตามรูปภาพหรือแอปพลิเคชันแชทต่างๆ

ให้ระบุ "รายการที่ต้องยืนยัน" แยกต่างหากสำหรับซัพพลายเออร์แต่ละราย เพื่อรวบรวมคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบที่ชัดเจน

ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณส่งข้อมูลหน้างานให้เพื่อนร่วมงาน ทีมจัดซื้อ หรือตัวแทนจัดซื้อในจีนในภายหลัง พวกเขาสามารถมองเห็นได้ทันทีว่ายังมีเรื่องใดบ้างที่ยังยืนยันไม่เสร็จสิ้น

จัดระเบียบง่ายๆ ก่อนจบแต่ละวัน

หลังจากเดินชมงานแคนตันแฟร์ติดต่อกันหลายวัน ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดไม่ใช่ข้อมูลที่มีน้อยเกินไป แต่เป็นข้อมูลที่มีปริมาณเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

ในตอนท้ายของแต่ละวัน คุณสามารถรวบรวมบันทึกซัพพลายเออร์ รูปภาพ นามบัตร และไฟล์ดิจิทัลของวันนั้นเข้าด้วยกันตามชื่อบริษัท or หมายเลขบูธ

ตัวอย่างเช่น จัดเก็บตามรูปแบบ: "ซัพพลายเออร์ A: หมายเลขบูธ ผู้ติดต่อ รูปภาพสินค้า บันทึกหน้างาน รายการที่ต้องยืนยัน"

และใช้รูปแบบเดิมสำหรับการเดินชมงานในวันถัดไป

วิธีนี้จะช่วยให้หลังจากงานแคนตันแฟร์สิ้นสุดลง แม้ว่าคุณจะต้องติดต่อกับซัพพลายเออร์จำนวนมาก ข้อมูลของคุณก็ยังคงเป็นระเบียบและพร้อมใช้งานต่อไปได้ โดยไม่กลายเป็นกองรูปภาพ นามบัตร และประวัติการแชทที่ไม่รู้ว่าอะไรเป็นอะไร

Easysail ช่วยเหลือคุณอย่างไร

Easysail China ให้บริการช่วยเหลือผู้วัสดุนำเข้าต่างประเทศและผู้จัดซื้อโครงการในการเข้าร่วมงานแคนตันแฟร์และการจัดซื้อในประเทศจีนอย่างต่อเนื่อง สำหรับผู้ซื้อที่ต้องติดต่อกับซัพพลายเออร์หลายรายในกลุ่มสินค้าเครื่องจักร เฟอร์นิเจอร์ วัสดุก่อสร้าง โคมไฟ ห้องน้ำ หรืออื่นๆ เราสามารถช่วยรวบรวมข้อมูลบูธ ข้อมูลสินค้า และรายการที่ต้องยืนยันที่รวบรวมจากหน้างานให้เป็นระเบียบ เพื่อความสะดวกของทีมงานในการนำไปใช้งานต่อ

หากแผนการจัดซื้อในจีนของคุณรวมถึงการเยี่ยมชมโรงงานในกวางโจว ฝอซาน และเขตเศรษฐกิจสามเหลี่ยมปากแม่น้ำไข่มุก คุณสามารถส่งรายการจัดซื้อหรือสินค้าเป้าหมายในงานแคนตันแฟร์ให้เราล่วงหน้าได้ Easysail สามารถช่วยประสานงานการเยี่ยมชมงาน การเข้าชมโรงงาน และการประสานงานการจัดซื้อในขั้นตอนต่อไป เพื่อลดปัญหาข้อมูลตกหล่นหรือสับสนในโครงการที่มีซัพพลายเออร์หลายราย

หากต้องการความช่วยเหลือในการวางแผนกำหนดการจัดซื้อที่งานแคนตันแฟร์ คุณสามารถติดต่อเราผ่านทางเว็บไซต์ Easysail China, ทาง WhatsApp หรืออีเมล