Hướng dẫn tìm nguồn cung ứng tại Trung Quốc
Người mua quốc tế viết RFQ rõ ràng thế nào để tránh nhà cung cấp Trung Quốc báo giá sai?
Key Takeaways (Quick Answer)
Khi yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp Trung Quốc, RFQ không đầy đủ có thể dẫn đến báo giá sai, hiểu lầm thông số. Người mua nên nêu rõ thông số sản phẩm, số lượng, thị trường, đóng gói, chứng nhận và điều khoản thương mại để nhận báo giá chính xác.
Khi người mua quốc tế yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp Trung Quốc, RFQ không thể chỉ đơn giản là một câu "Please quote this product". Cách tốt hơn là nêu rõ thông số kỹ thuật sản phẩm, số lượng, mục đích sử dụng, thị trường mục tiêu, đóng gói, chứng nhận, thời gian giao hàng và điều khoản thương mại. RFQ càng rõ ràng, nhà cung cấp báo giá càng chính xác và chi phí giao tiếp sau này càng thấp.
I. Tại sao RFQ ảnh hưởng đến độ chính xác của báo giá
Nhiều người mua quốc tế khi tìm kiếm nhà cung cấp Trung Quốc chỉ gửi một hình ảnh sản phẩm hoặc một liên kết đơn giản và yêu cầu nhà cung cấp báo giá.
Cách này rất dễ dẫn đến báo giá không chính xác.
Bởi vì đằng sau cùng một hình ảnh, có thể có các vật liệu, kích thước, bao bì, phụ kiện và cấp độ chất lượng khác nhau. Nếu nhà cung cấp không hiểu rõ nhu cầu thực sự của người mua, họ chỉ có thể báo giá theo hiểu biết của riêng mình.
Điều này sẽ gây ra một số vấn đề sau:
* Nhà cung cấp báo giá cấu hình tiêu chuẩn, nhưng người mua cần cấu hình cao cấp.
* Nhà cung cấp không tính đến bao bì xuất khẩu.
* Nhà cung cấp không biết yêu cầu chứng nhận của quốc gia mục tiêu.
* Nhà cung cấp tính giá dựa trên số lượng sai.
* Nhà cung cấp không xem xét việc tùy chỉnh màu sắc, LOGO hoặc nhãn.
Vì vậy, RFQ không phải là việc hỏi giá đơn giản, mà là bước đầu tiên để nhà cung cấp hiểu rõ nhu cầu mua hàng.
II. Thông tin sản phẩm cần được ghi rõ trong RFQ
Khi yêu cầu báo giá, người mua trước tiên phải mô tả rõ ràng về bản thân sản phẩm.
Các điểm đề xuất bao gồm:
- Tên sản phẩm
- Hình ảnh sản phẩm hoặc liên kết tham khảo
- Kích thước
- Chất liệu
- Màu sắc
- Yêu cầu về chức năng
- Danh sách phụ kiện
- Có cần tùy chỉnh không
- Có yêu cầu về mẫu không
- Có tiêu chuẩn chất lượng không
Nếu là đồ nội thất, cần nêu rõ chất liệu, kích thước, vải, màu sắc, bao bì và môi trường sử dụng.
Nếu là đèn chiếu sáng, cần nêu rõ điện áp, công suất, nhiệt độ màu, chứng nhận, phương pháp lắp đặt và quốc gia mục tiêu.
Nếu là thiết bị máy móc, cần nêu rõ mục đích sử dụng, năng suất, điện áp, cấu hình và yêu cầu thử nghiệm.
Thông tin sản phẩm càng cụ thể, báo giá càng sát với chi phí mua hàng thực tế.
III. Số lượng và yêu cầu đóng gói cần được nêu rõ từ trước
Báo giá của nhà cung cấp có mối quan hệ lớn với số lượng.
Đơn giá, MOQ (số lượng đặt hàng tối thiểu), chi phí đóng gói và thời gian giao hàng có thể khác nhau tùy theo số lượng.
Người mua nên nêu rõ trong RFQ:
- Số lượng dự kiến mua
- Đây có phải là đơn hàng thử nghiệm không
- Có kế hoạch mua hàng dài hạn sau này không
- Có chấp nhận MOQ không
- Có cần trộn nhiều loại sản phẩm không
- Có cần bao bì tùy chỉnh không
Yêu cầu về bao bì cũng cần được nêu rõ từ trước.
Ví dụ: có cần thùng carton xuất khẩu, pallet, khung gỗ, bao bì chống ẩm, bảo vệ chống sốc, nhãn của khách hàng, mã vạch hay ký hiệu bên ngoài thùng không.
Nhiều báo giá thấp là do chưa bao gồm bao bì hoàn chỉnh. Nếu bổ sung yêu cầu đóng gói sau, giá sẽ thay đổi.
IV. Quốc gia mục tiêu và điều khoản thương mại không thể thiếu
Người mua cần cho nhà cung cấp biết hàng hóa cuối cùng sẽ được gửi đến quốc gia nào.
Bởi vì quốc gia mục tiêu sẽ ảnh hưởng đến điện áp, chứng nhận, ngôn ngữ nhãn mác, yêu cầu đóng gói và tài liệu thông quan.
Ví dụ, thị trường Châu Âu có thể quan tâm đến CE, RoHS, REACH.
Thị trường Trung Đông có thể quan tâm đến tài liệu dự án, nhãn tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập.
Thị trường Brazil có thể cần nhãn tiếng Bồ Đào Nha và tài liệu thông quan địa phương.
Các điều khoản thương mại cũng cần được ghi rõ.
Người mua có thể yêu cầu nhà cung cấp báo giá riêng cho EXW, FOB, CIF hoặc DDP, nhưng cần biết rằng mỗi điều khoản bao gồm các chi phí khác nhau.
Nếu không ghi rõ điều khoản thương mại, rất khó để so sánh báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau.
V. Một RFQ rõ ràng nên bao gồm những gì
Người mua quốc tế có thể chuẩn bị RFQ theo danh sách này:
- Hình ảnh sản phẩm hoặc liên kết tham khảo
- Thông số kỹ thuật và chất liệu sản phẩm
- Số lượng mua mục tiêu
- Quốc gia đích
- Có cần mẫu không
- Có cần tùy chỉnh không
- Yêu cầu đóng gói
- Yêu cầu chứng nhận hoặc kiểm tra
- Thời gian giao hàng mục tiêu
- Điều khoản thương mại mong muốn
- Có cần kiểm tra trước khi xuất hàng không
- Có cần tư vấn logistics không
Danh sách này không phức tạp, nhưng có thể giúp nhà cung cấp đưa ra báo giá hiệu quả nhanh hơn.
Nếu người mua chỉ hỏi giá, nhà cung cấp chỉ có thể đưa ra một con số ước chừng.
Nếu người mua cung cấp RFQ đầy đủ, nhà cung cấp mới có thể đưa ra báo giá dễ so sánh hơn và gần với đơn hàng thực tế hơn.
VI. Easysail China có thể hỗ trợ như thế nào
Easysail China có thể giúp người mua quốc tế sắp xếp RFQ, và chuyển đổi các yêu cầu mua hàng thành thông tin hỏi giá mà nhà cung cấp Trung Quốc dễ hiểu hơn.
Chúng tôi có thể hỗ trợ người mua xác nhận thông số kỹ thuật sản phẩm, số lượng mục tiêu, yêu cầu đóng gói, yêu cầu chứng nhận, điều khoản thương mại và phương thức vận chuyển. Đồng thời, chúng tôi cũng có thể giúp sàng lọc nhà cung cấp phù hợp và so sánh các báo giá khác nhau.
Nếu người mua chưa chắc chắn về cách mô tả sản phẩm, chúng tôi có thể dựa trên hình ảnh sản phẩm và thị trường mục tiêu để giúp lập một danh sách hỏi giá cơ bản trước.
Nếu bạn đang chuẩn bị mua sản phẩm từ Trung Quốc, bạn có thể gửi hình ảnh sản phẩm, số lượng mua mục tiêu, giá mục tiêu, quốc gia đích và yêu cầu đóng gói cho Easysail China.
Chúng tôi có thể giúp bạn sắp xếp RFQ, sau đó kết nối với các nhà cung cấp Trung Quốc phù hợp hơn, giảm thiểu các vấn đề như báo giá sai, thiếu chi phí và giao tiếp lặp đi lặp lại.