Руководство по видеоаудиту фабрики: Как проверить китайского производителя

Многие иностранные покупатели, закупая продукцию в Китае, сталкиваются с реальной проблемой: они хотят сотрудничать с фабрикой, но не могут сразу приехать в Китай для её осмотра. Оценка поставщика только по веб-сайту, фотографиям, ценовым предложениям и переписке сопряжена с высоким риском. Некоторые поставщики могут иметь полную документацию, но не быть реальными фабриками; некоторые компании могут предлагать множество фотографий продукции, но быть лишь торговыми компаниями; а некоторые фабрики действительно существуют, но их производственные мощности, управление качеством и возможности поставки могут не соответствовать вашему заказу. В такой ситуации видеоаудит фабрики является весьма практичным методом. Видеоаудит – это не просто отправка поставщиком нескольких видеороликов, а проверка реального положения дел на фабрике с использованием видеосвязи в реальном времени или путем выезда местного китайского специалиста по закупкам на место, который проверяет фабрику по контрольному списку, помогая иностранным покупателям определить, стоит ли сотрудничать с данным поставщиком. Для иностранных покупателей, впервые работающих с китайскими поставщиками, видеоаудит может уменьшить информационный разрыв и снизить риск слепого размещения заказа.

I. Что такое видеоаудит фабрики

Видеоаудит фабрики – это проверка реальных производственных площадей, цехов, оборудования, складов, продукции, персонала и управления китайского поставщика с помощью видеосвязи.

Существует два распространенных способа проведения видеоаудита:

• Видеосвязь с поставщиком. Покупатель связывается с поставщиком через WhatsApp, WeChat, Zoom, Google Meet и т.д., чтобы поставщик в реальном времени продемонстрировал обстановку на фабрике.
• Выезд местного китайского закупочного агента или стороннего специалиста на фабрику. Этот специалист представляет иностранного покупателя, проводит видеоаудит и проверяет ключевые области в соответствии с требованиями покупателя.

По сравнению с видео, снятым самим поставщиком, аудит на месте в реальном времени имеет большую ценность. Покупатель может в любой момент попросить показать вывеску фабрики, свидетельство о регистрации, производственную линию, склад, текущий заказ, таблички с данными оборудования, зону упаковки и т.д. Если же поставщик просто заранее снимает видео, его содержание может быть отфильтровано и не отражать полную картину.

II. Почему иностранным покупателям нужен видеоаудит фабрики

При закупках в Китае иностранные покупатели больше всего беспокоятся не о том, что не найдут поставщика, а о том, что не смогут определить его надежность.

Видеоаудит фабрики может помочь покупателям решить несколько проблем:

• Определение реального существования поставщика. Некоторые поставщики могут иметь только офис без производственного цеха; некоторые могут быть просто торговыми компаниями; а некоторые могут использовать фотографии и видео чужих фабрик для продвижения. Видеоаудит позволяет увидеть, есть ли у поставщика реальный адрес, вывеска, цех и фактическая производственная площадка.
• Определение наличия производственных мощностей. Даже если поставщик является реальной фабрикой, необходимо проверить, подходит ли она для вашего заказа. Например, если вы закупаете мебель, нужно убедиться в наличии столярного цеха, зоны покраски, производства мягкой мебели, зоны упаковки и склада готовой продукции. Если вы закупаете светильники, нужно проверить наличие сборочной линии, тестирования на старение, упаковочной линии, склада материалов и испытательного оборудования. Различные продукты требуют разных производственных возможностей. Видеоаудит может помочь покупателю предварительно оценить, обладает ли фабрика соответствующими производственными мощностями.
• Определение стандартизации управления. Надежность фабрики определяется не только ее размером, но и четкостью управления. Если цех находится в беспорядке, продукция лежит беспорядочно, сырье не классифицировано, готовая продукция не маркирована, а зона упаковки не соответствует нормам, это указывает на возможные риски в управлении последующими заказами. Видеоаудит может помочь покупателю оценить уровень управления на месте.
• Снижение рисков при первом сотрудничестве. При первом сотрудничестве покупатель плохо знаком с поставщиком, а поставщик не всегда полностью понимает требования покупателя. Видеоаудит может выявить некоторые проблемы до размещения заказа, предотвращая ситуацию, когда неподходящий поставщик обнаруживается только после внесения предоплаты и начала производства.

III. Что следует проверять при видеоаудите фабрики

Эффективный видеоаудит фабрики – это не просто беглый осмотр цеха, а проверка по ключевым пунктам.

Рекомендуется сосредоточиться на следующем:

• Вывеска и адрес фабрики. Прежде всего, необходимо убедиться, что название фабрики, вывеска и адрес совпадают с информацией, предоставленной поставщиком. Если поставщик постоянно отказывается показывать вывеску или адрес не совпадает с данными, следует быть осторожным.
• Лицензия на ведение бизнеса и основные данные. Можно запросить у поставщика демонстрацию лицензии на ведение бизнеса, названия компании, даты основания, сферы деятельности и другой основной информации. Этот шаг поможет покупателю предварительно определить личность поставщика.
• Офисная зона. Офисная зона может отражать операционное состояние поставщика. Например, наличие продавцов, менеджеров по заказам, выставочной зоны образцов, конференц-залов, документации и т.д. Если поставщик заявляет о больших масштабах, но его офис очень прост и имеет мало персонала, требуется дополнительная проверка.
• Производственный цех. Производственный цех – это сердце видеоаудита. Необходимо проверить, есть ли у фабрики реальное оборудование, работают ли рабочие, нормально ли функционируют производственные линии, соответствует ли продукция категории, которую вы закупаете. Если поставщик показывает только комнату образцов и не хочет показывать цех, следует быть особенно внимательным.
• Зона сырья. Зона сырья может помочь определить, готова ли фабрика к стабильному производству. Например, отсортированы ли материалы, есть ли запасы, маркированы ли они, и связаны ли они с производством продукции.
• Зона полуфабрикатов и готовой продукции. Через зоны полуфабрикатов и готовой продукции можно определить, производит ли фабрика аналогичные товары и насколько стандартизировано управление заказами. Если упаковка готовой продукции беспорядочна, без этикеток и зонирования, в дальнейшем при отгрузке могут возникнуть проблемы с пересортицей, недостачей или смешиванием товаров.
• Зона упаковки. Упаковка является очень важным этапом в экспортных заказах. Иностранным покупателям необходимо обращать внимание на качество внешней упаковки, внутреннюю защиту, этикетки, маркировку, паллеты, меры по защите от влаги и т.д. Многие продукты сами по себе не имеют проблем, но некачественная упаковка легко приводит к повреждениям во время транспортировки.
• Процесс контроля качества. Если у фабрики есть собственный персонал по контролю качества, испытательное оборудование, процедуры тестирования и записи о качестве, это указывает на более стандартизированное управление. Если у фабрики полностью отсутствует контроль качества, и продукция просто упаковывается сразу после производства, риск проблем с качеством в дальнейшем будет выше.

IV. В чем разница между видео, снятым самим поставщиком, и видеоаудитом сторонней организацией

Многие поставщики сами предлагают: “Мы можем снять для вас видео.”

Конечно, это имеет определенную ценность, но полностью полагаться на это нельзя. Видео, снятое самим поставщиком, обычно выбирает наиболее презентабельные зоны, избегает беспорядочных участков и может не показывать вопросы, которые действительно волнуют покупателя.

Преимущество стороннего видеоаудита или выезда местного закупочного агента на место заключается в его большей объективности. Сторонний персонал может осматривать объект по требованиям покупателя, а также оперативно проверять дополнительные детали, такие как:

* Действительно ли они работают по этому адресу
* Есть ли реальные производственные линии
* Есть ли запасы аналогичной продукции
* Готовы ли они сотрудничать в вопросах контроля качества
* Есть ли реальные рабочие на производстве
* Наблюдается ли явный беспорядок в управлении
* Есть ли необычное избегание вопросов

Для поставщиков с высокой стоимостью заказа или при первом сотрудничестве рекомендуется по возможности организовать видеоаудит на месте с участием местного персонала. Это обеспечит более достоверную информацию.

V. Что покупателю следует подготовить перед видеоаудитом фабрики

Перед видеоаудитом фабрики покупателю лучше заранее подготовить контрольный список. Не стоит ждать начала видеосвязи, чтобы потом на ходу решать, что смотреть, это легко приводит к упущению важных моментов.

Рекомендуется заранее подготовить следующую информацию:

• Название компании поставщика
• Адрес фабрики
• Контактная информация
• Целевой закупаемый продукт
• Фотографии или спецификации продукта
• Предполагаемое количество закупки
• Ключевые вопросы, на которые нужно обратить внимание
• Нужно ли просматривать лицензию на ведение бизнеса
• Нужно ли просматривать производственное оборудование
• Нужно ли просматривать склад и зону упаковки
• Нужно ли просматривать аналогичные продукты
• Нужна ли фото- или видеозапись

Если у вас есть особые опасения, их также следует заранее перечислить. Например, если вы беспокоитесь, что поставщик не является фабрикой, сосредоточьтесь на вывеске, цехе и оборудовании. Если вы беспокоитесь о качестве, сосредоточьтесь на процедурах тестирования, стандартах упаковки и управлении готовой продукцией. Если вы беспокоитесь о сроках поставки, сосредоточьтесь на производственных мощностях, количестве рабочих, графике производства и состоянии запасов.

VI. На какие аномальные сигналы следует обращать внимание во время видеоаудита фабрики

Во время видеоаудита фабрики следует проявлять бдительность, если возникают следующие ситуации:

• Поставщик не желает демонстрировать вывеску фабрики.
• Поставщик не желает демонстрировать лицензию на ведение бизнеса.
• Видео показывает только демонстрационный зал образцов, а не производственный цех.
• В цехе нет рабочих или оборудование не работает.
• Продукция не соответствует категории, рекламируемой поставщиком.
• На фабрике царит сильный беспорядок.
• Сырье, полуфабрикаты и готовая продукция не отсортированы.
• Зона упаковки не соответствует нормам.
• Поставщик часто уклоняется от вопросов покупателя.
• Адрес, название компании и информация в документах не совпадают.
• Отказывается сотрудничать со сторонним аудитом.
• Отказывается принять пред-отгрузочную инспекцию.

Появление одной-двух проблем не означает, что сотрудничество невозможно, но требует дальнейшей проверки. Если одновременно возникает несколько аномалий, не рекомендуется торопиться с оплатой и размещением заказа.

VII. Видеоаудит фабрики не заменяет полную проверку качества

Следует отметить, что видеоаудит фабрики в основном используется для определения подлинности поставщика, наличия базовых производственных мощностей и общей надежности управления на месте. Однако видеоаудит не может полностью заменить пред-отгрузочную проверку качества. Это связано с тем, что видеоаудит обычно проводится до размещения заказа или до начала производства, тогда как реальные проблемы с качеством продукции часто проявляются уже после массового производства.

Поэтому полный процесс контроля закупочных рисков должен включать:

* Предварительный отбор поставщиков
* Видеоаудит или аудит на месте
* Подтверждение образцов
* Подтверждение контракта на заказ
* Контроль производственного процесса
* Пред-отгрузочная инспекция
* Контроль загрузки контейнера
* Подтверждение логистических документов

Видеоаудит – это всего лишь один шаг, но он очень важен. Он может помочь покупателю исключить явно неподходящих поставщиков до оплаты.

VIII. В каких случаях видеоаудит фабрики особенно рекомендуется

Не каждый небольшой заказ требует видеоаудита фабрики, но в следующих случаях его настоятельно рекомендуется организовать:

• Первое сотрудничество с китайским поставщиком.
• Высокая стоимость заказа.
• Требуется индивидуализация продукта.
• Высокие требования к качеству продукта.
• Продукт связан с инженерным проектом.
• Предложение поставщика значительно ниже рыночного уровня.
• Покупатель не может лично приехать в Китай для осмотра фабрики.
• Информация о поставщике недостаточно ясна.
• Требуется долгосрочное сотрудничество.
• Закупка включает консолидацию нескольких поставщиков.

Особенно для таких товаров, как мебель, светильники, строительная фурнитура, машинное оборудование, упаковочная печать, оборудование для новой энергетики, стоимость заказа обычно не низкая, поэтому лучше не производить оплату, полагаясь только на онлайн-коммуникацию.

IX. Как китайские закупочные агенты помогают иностранным покупателям проводить видеоаудит фабрики

Для иностранных покупателей самостоятельный удаленный видеоаудит фабрики иногда может быть проблематичным. Например, возникают трудности с языковым барьером, поставщик показывает только то, что хочет, покупатель не знает, какие детали проверять, и не может оценить нормальность ситуации на месте.

В такой ситуации местные китайские закупочные агенты могут сыграть большую роль. Закупочный агент может помочь покупателю:

* Заранее связаться с поставщиком и договориться о времени аудита.
* Прибыть на фабрику и установить видеосвязь.
* Проверить ключевые области в соответствии с контрольным списком.
* Удостоверить лицензию на ведение бизнеса и адрес фабрики.
* Сделать фотографии и видео на месте.
* Наблюдать за цехом, складом, упаковкой и процессами контроля качества.
* Пообщаться с руководителем фабрики на месте.
* Подготовить отчет по результатам аудита.
* Предупредить покупателя о потенциальных рисках.
* Оказать помощь в дальнейшем отслеживании образцов, заказов и контроля качества.

Если покупатель находится за пределами Китая, местная команда становится его глазами и исполнителями.

X. Как принимать решение о сотрудничестве после видеоаудита фабрики

После завершения видеоаудита фабрики не стоит полагаться только на интуицию.

Рекомендуется провести комплексную оценку по нескольким критериям:

• Ясен ли статус поставщика?
• Достоверен ли адрес фабрики?
• Соответствует ли продукция закупочным потребностям?
• Есть ли необходимое производственное оборудование?
• Стандартизировано ли управление на месте?
• Насколько конструктивна коммуникация?
• Готовы ли они принять подтверждение образцов?
• Готовы ли они принять пред-отгрузочную инспекцию?
• Ясна ли ценовая оферта?
• Разумны ли сроки поставки и условия оплаты?

Если большая часть информации ясна, и поставщик готов сотрудничать в процессе закупки, можно продолжать переговоры по образцам и заказам. Если видеоаудит выявил много проблем, не стоит торопиться с сотрудничеством из-за низкой цены. Дешевый поставщик может принести более высокие риски в будущем.

Заключение: Видеоаудит фабрики – важный шаг для иностранных покупателей по снижению рисков при закупках в Китае

Поиск поставщика при закупках из Китая не так сложен. Настоящая трудность заключается в определении, является ли поставщик реальным, профессиональным и подходящим для долгосрочного сотрудничества. Видеоаудит фабрики может помочь иностранным покупателям увидеть реальное положение дел на фабрике до оплаты, уменьшая риски, связанные с недостаточной прозрачностью информации.Для поставщиков, с которыми сотрудничество происходит впервые, видеоаудит особенно важен. Он не может заменить полную проверку качества, но может помочь покупателям заранее исключить явно неподходящих поставщиков.

Easysail Global China Sourcing, расположенная в Фошане, Китай, и опирающаяся на международные бизнес-ресурсы Гонконга, предоставляет иностранным покупателям услуги по закупкам в Китае, отбору поставщиков, видеоаудиту фабрик, проверке благонадежности фабрик, контролю образцов, пред-отгрузочной инспекции, контролю загрузки контейнеров и координации цепочки поставок.Если вы рассматриваете возможность закупки продукции из Китая, но не уверены в подлинности и надежности поставщика, вы можете сначала организовать видеоаудит фабрики. Мы можем, исходя из ваших потребностей в продукции и информации о поставщике, помочь вам на месте в Китае проверить ситуацию на фабрике и предоставить более четкую оценку для принятия решения о закупке.