Руководство по закупкам в Китае: Как найти надежную фабрику

Когда многие зарубежные покупатели впервые закупают продукцию в Китае, их главный вопрос не «где найти фабрику», а «как найти надежную фабрику».

Китайская цепочка поставок очень обширна: для таких товаров, как мебель, светильники, строительная фурнитура, машинное оборудование, упаковка и полиграфия, подарки и товары повседневного спроса, можно найти множество поставщиков. Но большое количество поставщиков также означает, что выбор становится сложнее.

Некоторые поставщики предлагают очень низкие цены, но могут не иметь стабильных производственных мощностей; некоторые компании отвечают очень быстро, но могут быть просто торговыми посредниками; некоторые образцы выглядят хорошо, но при массовом производстве могут возникнуть проблемы с качеством, сроками поставки, упаковкой или отгрузкой.

Поэтому при закупках в Китае нельзя ориентироваться только на цену или только на присланные фотографии и ценовые предложения. Действительно безопасный процесс закупок должен включать отбор поставщиков, проверку фабрики, сравнение цен, подтверждение образцов, договорные обязательства, контроль производства, предпродажную инспекцию и организацию логистики.

Это руководство предназначено для зарубежных импортеров, оптовиков, владельцев брендов, продавцов электронной коммерции и клиентов, осуществляющих инженерные закупки, которые готовятся закупать продукцию из Китая.

I. Сначала определите, является ли поставщик реальной фабрикой

Многие зарубежные покупатели при поиске китайских поставщиков легко попадаются на низкие цены.

Однако низкая цена не всегда означает преимущество. Некоторые поставщики могут быть не производителями, а посредниками; некоторые предложения могут не включать полную комплектацию, упаковку, сертификацию, аксессуары и экспортные расходы; также некоторые поставщики, чтобы получить заказ, сначала предлагают очень низкую цену, а затем увеличивают ее.

Поэтому, прежде чем сравнивать цены, первым шагом должно быть определение того, является ли поставщик реальным, имеет ли он производственные мощности и подходит ли для долгосрочного сотрудничества.

Обратите особое внимание на следующую информацию:

• Наличие бизнес-лицензии
• Наличие реального адреса фабрики
• Наличие производственных цехов и оборудования
• Возможность предоставить видео с производства
• Опыт производства аналогичной продукции
• Поддержка тестирования образцов
• Опыт экспорта
• Готовность к инспекции фабрики и контролю качества

Если поставщик постоянно уклоняется от предоставления информации о фабрике, видео с места, бизнес-лицензии, организации инспекции, следует проявлять осторожность.

Надежные фабрики обычно охотно демонстрируют свою производственную среду и готовы сотрудничать с покупателями для получения реальной информации.

II. Чем четче требования к закупке, тем точнее коммерческое предложение

Многие проблемы при закупках возникают из-за нечетко сформулированных требований в начале.

Например, при закупке мебели, если вы скажете только «мне нужен диван», фабрике будет сложно дать точную цену. Различные размеры, материалы, плотность поролона, ткань, цвет, способ упаковки и количество заказа — все это влияет на цену.

При закупке светильников также нельзя просто сказать «мне нужен светодиодный светильник». Фабрике необходимо знать мощность, цветовую температуру, напряжение, внешний вид, способ установки, требования к сертификации и рынок использования.

Перед запросом цен у китайских фабрик рекомендуется заранее подготовить следующую информацию:

• Фотографии продукта или ссылки для справки
• Целевое количество закупки
• Ценовой диапазон
• Страна продажи или рынок использования
• Размеры, материал, цвет продукта
• Требования к упаковке
• Требования к сертификации
• Необходимость индивидуализации
• Необходимость изготовления образца
• Целевой срок поставки
• Требования к способу транспортировки

Чем четче требования к закупке, тем точнее предложение поставщика и тем ниже затраты на последующее общение.

Если требования расплывчаты, поставщик может дать предложение только на основе своего понимания, и впоследствии легко могут возникнуть такие проблемы, как изменение цен, несоответствие конфигурации или неудовлетворительные образцы.

III. Не смотрите только на единичную цену, смотрите на полное коммерческое предложение

Многие зарубежные покупатели при сравнении китайских поставщиков смотрят только на единичную цену продукта.

Но реальная стоимость закупки — это гораздо больше, чем просто цена продукта.

Полный заказ на закупку в Китае может включать стоимость образцов, стоимость пресс-форм, стоимость упаковки, стоимость сертификации, стоимость внутренней транспортировки, стоимость экспортных документов, стоимость контроля качества, стоимость международной морской перевозки, портовые сборы в порту назначения, пошлины и таможенное оформление.

Некоторые поставщики предлагают очень низкую единичную цену продукта, но она не включает упаковку, аксессуары, внутреннюю транспортировку и не предусматривает контроль качества. К моменту фактической отгрузки общая стоимость может оказаться выше.

Поэтому при сравнении предложений нельзя смотреть только на поверхностную цену, а нужно убедиться, что содержание предложения четкое.

Рекомендуется запросить у поставщика полное коммерческое предложение, включающее название продукта, спецификации модели, конфигурацию материала, количество закупки, единичную цену, способ упаковки, срок поставки, условия оплаты, торговые условия и срок действия предложения.

Чем яснее предложение, тем меньше споров возникнет впоследствии.

Если предложение составлено очень расплывчато, указана только одна цена без деталей продукта и условий сделки, то не рекомендуется спешить с размещением заказа.

IV. MOQ можно обсуждать, но нужно понимать затраты фабрики

MOQ — это Minimum Order Quantity, то есть минимальное количество заказа.

Многие зарубежные покупатели спрашивают: «Могу ли я сначала купить немного, чтобы протестировать рынок?»

Этот вопрос можно обсуждать, но важно понимать логику производства фабрики.

Производство партии продукции на фабрике обычно включает затраты на закупку сырья, наладку оборудования, организацию труда, закупку упаковки, складское управление и т. д. Если количество заказа слишком мало, фабрика может не получить прибыли или даже понести убытки.

Таким образом, MOQ — это не специально установленный фабрикой барьер, а показатель, связанный с производственными затратами.

Как правило, для товаров со склада MOQ будет ниже, для индивидуальных продуктов — выше; MOQ для продуктов из специальных материалов зависит от минимального количества заказа сырья; MOQ для индивидуальной упаковки также зависит от требований упаковочной фабрики.

Если покупатель просто хочет протестировать рынок, он может обсудить с фабрикой пробный заказ небольшой партии, заказ образцов, смешанную партию или сначала выбрать существующие модели фабрики.

При обсуждении MOQ не рекомендуется просто говорить: «Можно ли немного уменьшить?». Лучше сообщить поставщику о ваших рыночных планах, ожиданиях по последующим заказам и цели тестирования.

Если фабрика увидит возможность долгосрочного сотрудничества в будущем, она обычно будет более охотно сотрудничать при первом пробном заказе.

V. Подтверждение образца не должно основываться только на внешнем виде

Изготовление образца — это очень важный шаг в процессе закупок в Китае.

Образец может помочь покупателю оценить внешний вид продукта, материалы, функции, структуру, упаковку и базовое качество. Однако подтверждение образца не гарантирует отсутствие проблем в массовом производстве.

Некоторые поставщики делают отличные образцы, но при массовом производстве могут заменить материалы, снизить стандарты процесса или из-за неэффективного управления производством привести к нестабильному качеству.

Поэтому при подтверждении образца нельзя просто сказать «образец подходит», а необходимо зафиксировать стандарты.

Рекомендуется подтвердить следующее:

• Фотографии образца
• Данные о размерах
• Описание материала
• Стандарты цвета
• Результаты функциональных тестов
• Список аксессуаров
• Способ упаковки
• Требования к маркировке
• Стандарты качества

Эту информацию лучше всего оформить в виде документа о подтверждении образца, который будет служить ориентиром для последующего массового производства и контроля качества.

Особое внимание следует уделить подтверждению образца для индивидуализированной продукции. Потому что, если стандарты не будут четко определены заранее, при переходе к массовому производству впоследствии легко могут возникнуть споры.

VI. К способам оплаты следует подходить с осторожностью

Обычные способы оплаты при закупках в Китае включают банковский перевод, аккредитив, PayPal, платежи через небольшие платформы и т. д.

Для большинства заводских заказов наиболее распространенным способом является: 30% предоплата перед размещением заказа, 70% остаток перед отгрузкой.

Однако для поставщиков, с которыми сотрудничество происходит впервые, не рекомендуется производить полную оплату без проверки фабрики, подтверждения образцов, договорных обязательств и организации контроля качества.

Более надежный процесс: сначала проверить личность поставщика, подтвердить требования к продукту и предложение, подтвердить образцы и стандарты качества, подписать заказ или договор купли-продажи, внести разумную часть предоплаты, отслеживать ход производства, организовать проверку перед отгрузкой, и только после подтверждения отсутствия явных проблем производить оплату остатка.

Оплата — это не отдельное действие, она должна быть интегрирована с проверкой фабрики, контрактом, производством, контролем качества и отгрузкой.

Только так можно снизить риски закупок.

VII. Видеоинспекция фабрики может снизить риски сотрудничества

Если зарубежный покупатель не может лично посетить фабрику в Китае, видеоинспекция фабрики — очень практичный метод.

Видеоинспекция фабрики может помочь покупателю убедиться, есть ли у поставщика реальный офис, производственные цеха, оборудование, склады, рабочие и товарные запасы.

Однако видеоинспекция фабрики не должна быть просто случайным набором кадров, снятых поставщиком.

Действительно эффективная видеоинспекция фабрики должна сосредоточиться на проверке вывески фабрики, адреса фабрики, бизнес-лицензии, офиса, производственных цехов, производственного оборудования, зоны сырья, зоны полуфабрикатов, склада готовой продукции, зоны упаковки, текущих заказов и процессов контроля качества.

Если позволяют условия, лучше организовать видеосвязь на месте через местного закупочного агента или стороннего специалиста.

Это более надежно, чем видео, снятое самим поставщиком. Потому что прямая трансляция позволяет проверять в режиме реального времени, а покупатель может в любой момент запросить показ интересующих зон, что снижает проблему непрозрачности информации.

VIII. Предпродажную инспекцию нельзя пропускать

Многие закупочные споры возникают, когда проблемы обнаруживаются только после прибытия товара в страну назначения.

Например, несоответствие количества, несовпадение цветов, отсутствие аксессуаров, повреждение упаковки, неправильные этикетки, аномальная функциональность, ошибки в маркировке на внешней коробке и т. д.

Как только товар отправлен, решение этих проблем становится очень сложным и дорогостоящим.

Поэтому предпродажная инспекция крайне важна.

Предпродажная инспекция обычно включает проверку количества продукта, проверку внешнего вида, проверку размеров, функциональное тестирование, проверку упаковки, проверку этикеток, проверку спецификаций коробки, выборочную проверку, фото- и видеозапись, обратную связь по проблемам и подтверждение корректирующих действий.

Если сумма заказа значительна или к качеству продукции предъявляются высокие требования, настоятельно рекомендуется организовать предпродажную инспекцию.

Не ждите, пока товар прибудет в страну назначения, чтобы обнаружить проблемы. К тому времени решать их обычно уже слишком поздно.

IX. Загрузка контейнера и экспортные документы также требуют контроля

Многие покупатели уделяют большое внимание поиску фабрик и обсуждению цен, но упускают из виду загрузку контейнера и экспортные документы.

Однако в реальном процессе закупок этап загрузки контейнера также очень важен.

Если загрузка контейнера не контролируется, могут возникнуть проблемы, такие как недогрузка, неправильная загрузка, повреждение внешней упаковки, нерациональное размещение груза, недостаточные меры по защите от влаги и т. д.

В то же время экспортные документы также должны быть точными, например, коммерческий инвойс, упаковочный лист, коносамент, сертификат происхождения, таможенные декларации, сертификационные документы и страховые документы.

Если информация в документах неверна, это может повлиять на таможенное оформление и даже привести к дополнительным расходам в порту назначения.

Поэтому закупки в Китае — это не только поиск фабрики, но и производство, контроль качества, загрузка контейнера, экспортные документы и отслеживание логистики.

Все эти этапы требуют координации.

X. Почему зарубежным покупателям нужен агент по закупкам в Китае

Некоторые зарубежные покупатели могут опасаться, что использование услуг агента по закупкам увеличит расходы.

Однако ценность агента по закупкам не ограничивается только помощью в поиске поставщиков.

Профессиональный агент по закупкам в Китае должен помочь вам отобрать поставщиков, проверить информацию о фабрике, сравнить предложения, организовать видеоинспекцию фабрики, отслеживать образцы, подтверждать стандарты качества, контролировать ход производства, организовывать предпродажную инспекцию, координировать загрузку контейнера и логистику, а также решать проблемы коммуникации.

Для зарубежных покупателей, незнакомых с китайской цепочкой поставок, местный агент по закупкам может сократить информационный разрыв, снизить затраты на коммуникацию и на эксперименты.

Особенно, когда вам необходимо закупать товары нескольких категорий, взаимодействовать с несколькими фабриками, организовывать сборные или полные контейнерные отгрузки, координационные способности местной команды будут крайне важны.

Агент по закупкам — это не просто посредник, а исполнительная команда покупателя на месте в Китае.

XI. Более безопасный процесс закупок в Китае

Если вы планируете закупать продукцию из Китая, можете воспользоваться следующим процессом:

• Шаг первый: Четко сформулируйте требования к продукту
• Шаг второй: Найдите нескольких потенциальных поставщиков
• Шаг третий: Предварительно сравните предложения и материалы
• Шаг четвертый: Проверьте личность поставщика
• Шаг пятый: Организуйте видеоинспекцию фабрики или инспекцию на месте
• Шаг шестой: Подтвердите образцы и стандарты качества
• Шаг седьмой: Обсудите цену, MOQ, сроки поставки и условия оплаты
• Шаг восьмой: Подпишите заказ или договор купли-продажи
• Шаг девятый: Внесите предоплату и начните производство
• Шаг десятый: Отслеживайте ход производства
• Шаг одиннадцатый: Организуйте предпродажную инспекцию
• Шаг двенадцатый: Контролируйте загрузку контейнера и экспортные документы
• Шаг тринадцатый: Отслеживайте логистику и прибытие в порт

Этот процесс может показаться детальным, но он поможет покупателям избежать многих ненужных рисков.

Китайская цепочка поставок очень мощная, но при условии, что вы найдете подходящую фабрику и правильно управляете процессом закупок.

Заключение: Найти фабрику несложно, важно найти подходящую

В Китае найти поставщика несложно. Настоящая трудность заключается в определении, какая фабрика подходит для вашего заказа.

Цена, качество, сроки поставки, MOQ, условия оплаты, эффективность коммуникации, готовность к сотрудничеству при отгрузке — все это влияет на конечный результат закупки.

Если вы полагаетесь только на поиск в интернете, легко запутаться в сравнении цен и информационном хаосе.

Если у вас есть местная команда, которая помогает в отборе, проверке, инспекции фабрики, контроле качества и отгрузке, весь процесс закупок будет более безопасным и эффективным.

Easysail Global China Sourcing находится в Фошане, Китай, и опирается на международные бизнес-ресурсы Гонконга, предоставляя зарубежным покупателям услуги по закупкам в Китае, отбору фабрик, видеоинспекции фабрик, отслеживанию образцов, контролю качества, организации загрузки контейнеров и координации цепочки поставок.

Если вы ищете китайскую фабрику или хотите узнать, подходит ли тот или иной продукт для закупки в Китае, вы можете отправить нам свои требования к продукту, целевое количество, страну назначения и бюджет.

Мы можем сначала провести для вас предварительный анализ закупок, чтобы определить, какие фабрики, цены и методы закупок лучше всего подходят для вас.