Làm thế nào để nhà nhập khẩu nước ngoài xây dựng đội ngũ hợp tác cung ứng lâu dài tại Trung Quốc?

Nếu nhà nhập khẩu nước ngoài muốn thu mua lâu dài từ Trung Quốc, điều quan trọng nhất không phải là tìm kiếm nhà cung cấp có báo giá thấp nhất cho mỗi đơn hàng, mà là xây dựng một đội ngũ hợp tác cung ứng ổn định tại Trung Quốc. Đội ngũ này cần hiểu rõ định hướng sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng, mức giá mục tiêu, yêu cầu của quốc gia đích và kế hoạch hợp tác dài hạn của người mua, đồng thời liên tục hỗ trợ người mua quản lý nhà cung cấp, đơn hàng, chất lượng và quá trình xuất hàng.

Tại sao thu mua dài hạn không nên tìm nhà cung cấp mới mỗi lần?

Nhiều nhà nhập khẩu ban đầu áp dụng phương thức thu mua theo kiểu hỏi giá: mỗi khi có đơn hàng sẽ tìm vài nhà cung cấp để xin báo giá, bên nào rẻ hơn thì đàm phán với bên đó. Xét trong ngắn hạn, cách làm này có vẻ giúp lấy được giá thấp; nhưng về lâu dài, rủi ro và vấn đề sẽ ngày càng phát sinh nhiều hơn.

Mỗi lần thay đổi nhà cung cấp, người mua lại phải xác nhận lại từ đầu về sản phẩm, hàng mẫu, đóng gói, phương thức thanh toán và các chi tiết xuất hàng. Nhà cung cấp không hiểu tiêu chuẩn của người mua, còn người mua cũng không nắm rõ năng lực thực tế của nhà cung cấp. Đối với các đơn hàng như vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị, máy công trình, thiết bị khai khoáng, xe tải và phụ tùng nhà máy, việc thay đổi nhà cung cấp liên tục sẽ làm tăng rủi ro về chất lượng không ổn định, phụ tùng không đồng bộ, chậm tiến độ giao hàng và khó khăn trong khâu hậu mãi.

Thu mua dài hạn đòi hỏi một cơ chế thực thi ổn định hơn là việc tìm nguồn hàng tạm thời.

Đội ngũ thu mua bản địa tại Trung Quốc nên đảm nhận vai trò gì?

Một đội ngũ thu mua hợp tác lâu dài tại Trung Quốc không chỉ đơn thuần là chuyển tiếp báo giá cho người mua. Đội ngũ này nên hoạt động như một văn phòng thu mua bản địa của người mua tại Trung Quốc.

Đội ngũ này cần giúp người mua hệ thống hóa nguồn lực nhà cung cấp, ghi chép lại ưu thế sản phẩm, mức báo giá, hiệu suất giao hàng và mức độ phối hợp của từng nhà cung cấp. Nhờ đó, trong những lần thu mua tiếp theo, người mua không cần phải bắt đầu lại từ số 0 mà có thể tiếp tục tối ưu hóa trên nền tảng chuỗi cung ứng hiện có.

Đối với nhà nhập khẩu, giá trị thực sự không nằm ở một giao dịch đơn lẻ, mà là chuỗi cung ứng ngày càng trở nên rõ ràng và minh bạch. Nhà cung cấp nào phù hợp cho hàng sản xuất hàng loạt, nhà cung cấp nào phù hợp làm hàng mẫu, nhà cung cấp nào giá rẻ nhưng rủi ro cao, nhà cung cấp nào có tiến độ giao hàng ổn định—tất cả những thông tin này đều cần được tích lũy qua thời gian dài.

Hợp tác lâu dài giúp giảm thiểu rủi ro thu mua như thế nào?

Giá trị của sự hợp tác lâu dài nằm ở chỗ các tiêu chuẩn có thể được chuẩn hóa và lưu trữ.

Trong lần hợp tác đầu tiên, người mua và đội ngũ tại Trung Quốc cần xác nhận yêu cầu sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng, quy cách đóng gói, các cột mốc thanh toán và quy trình xuất hàng. Đến lần hợp tác thứ hai, thứ ba, các tiêu chuẩn này có thể được tái sử dụng và tiếp tục tối ưu hóa.

Ví dụ, nhà nhập khẩu vật liệu xây dựng có thể dần dần thiết lập các yêu cầu cố định về quy cách, mã màu, đóng gói và ký mã hiệu (shipping mark). Người mua máy móc thiết bị có thể chuẩn hóa các cấu hình thông dụng, danh mục phụ tùng thay thế, yêu cầu kiểm thử và phương thức kết nối hậu mãi. Người mua máy công trình và thiết bị khai khoáng có thể thiết lập tiêu chuẩn lựa chọn dòng máy và nhà cung cấp rõ ràng hơn dựa trên các điều kiện vận hành khác nhau.

Nhờ vậy, quá trình thu mua không còn là sự đánh giá cảm tính tạm thời mỗi lần, mà trở thành một quy trình vận hành ổn định.

Nhà nhập khẩu nước ngoài cần chuẩn bị những gì?

Nếu nhà nhập khẩu muốn xây dựng quan hệ hợp tác thu mua lâu dài tại Trung Quốc, tốt nhất nên chuẩn bị rõ ràng định hướng thu mua của mình từ trước. Chẳng hạn như: sản phẩm thu mua chủ đạo là gì, thị trường mục tiêu ở quốc gia nào, tần suất thu mua dự kiến ra sao, có cần cung cấp phụ tùng dài hạn không, đã có nhà cung cấp hợp tác nào chưa, và từng gặp phải những vấn đề gì trong quá trình thu mua trước đây.

Thông tin càng rõ ràng, đội ngũ bản địa tại Trung Quốc càng dễ dàng giúp người mua xây dựng chuỗi cung ứng phù hợp. Nếu không, đội ngũ thu mua chỉ có thể xử lý theo dạng hỏi giá đơn lẻ cho từng đơn hàng, rất khó làm quy hoạch dài hạn cho người mua.

Easysail China hỗ trợ thu mua dài hạn như thế nào?

Easysail China có trụ sở tại Foshan và Hong Kong, Trung Quốc, rất thích hợp để hỗ trợ các nhà nhập khẩu nước ngoài xây dựng đội ngũ hợp tác thu mua ổn định tại Trung Quốc. Chúng tôi có thể giúp người mua tổng hợp nhu cầu thu mua, sàng lọc và quản lý nhà cung cấp, so sánh báo giá, theo dõi hàng mẫu và quá trình sản xuất, sắp xếp kiểm tra trước khi xuất hàng, giám sát đóng container và điều phối logistics xuất khẩu.

Chúng tôi phù hợp hơn với những người mua nước ngoài có kế hoạch thu mua, ngân sách, định hướng sản phẩm rõ ràng và có nhu cầu hợp tác lâu dài. Phạm vi thu mua có thể bao gồm toàn bộ các mặt hàng vật liệu xây dựng tại Foshan, máy móc thiết bị, máy công trình, máy đào, thiết bị khai khoáng, xe tải, phụ tùng máy móc nhà máy cũng như các sản phẩm theo dự án khác.

Nếu bạn muốn xây dựng một đội ngũ hợp tác thu mua ổn định tại Trung Quốc, bạn có thể gửi các sản phẩm thu mua chính, quốc gia đích, số lượng thu mua dự kiến, phạm vi ngân sách và kế hoạch thu mua dài hạn cho Easysail China. Chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá trước những sản phẩm nào phù hợp để thu mua từ Trung Quốc, cũng như cách thức xây dựng hệ thống hợp tác nhà cung cấp ổn định hơn.