Was kann eine Beschaffungsagentur für die Canton Fair leisten?

Eine Beschaffungsagentur auf der Canton Fair ist weit mehr als nur ein Begleiter für den Messebesuch oder ein einfacher Dolmetscher. Für Importeure, Projektkäufer und Unternehmenseinkäufer mit konkreten Beschaffungszielen beginnt ein wirklich wertvoller Service bereits vor der Messe, erstreckt sich über die Lieferantenauswahl vor Ort und reicht bis zur Nachbereitung von Angeboten, Mustern, Lieferantenprüfungen und der Auftragsabwicklung. So wird ein einzelner Messebesuch zu einem erfolgreich umsetzbaren China-Beschaffungsprojekt.

Warum ist eine Beschaffungsagentur bereits vor der Messe erforderlich?

Viele ausländische Einkäufer, die die Canton Fair zum ersten Mal besuchen, fangen erst nach dem Betreten der Messehallen an, nach Produkten zu suchen.

Die Canton Fair ist jedoch extrem groß, erstreckt sich über zahlreiche Produktbereiche und Hallen und bietet Matching-Funktionen für Aussteller, Produkte und Anforderungen. Wenn Einkäufer ihre Beschaffungsrichtung nicht im Voraus strukturieren, verschwenden sie leicht viel Zeit an irrelevanten Ständen.

Easysail China empfiehlt Käufern, vor ihrer Reise nach China Produktbilder, Spezifikationen, voraussichtliche Mengen, Zielpreise und den Verwendungszweck mitzuteilen.

Anhand dieser Unterlagen können wir dabei helfen, die vor Ort zu fokussierenden Produktrichtungen zu strukturieren und im Voraus die Fragen zusammenzustellen, die an die Lieferanten gerichtet werden müssen.

Auf diese Weise beginnt der Gang über die Canton Fair nicht erst mit der Frage „Was kann man kaufen?“, sondern direkt mit der Überprüfung „Welche Lieferanten passen zu meiner Bestellung?“.

Worin besteht der Unterschied zwischen einer Beschaffungsagentur vor Ort und einem normalen Dolmetscher?

Ein normaler Dolmetscher löst in erster Linie sprachliche Probleme.

Eine Beschaffungsagentur konzentriert sich hingegen auf Handelsbedingungen und die spätere Umsetzbarkeit.

Wenn ein Lieferant beispielsweise ein Produkt vorstellt, hilft die Beschaffungsagentur nicht nur beim Übersetzen, sondern klärt auch direkt Spezifikationen, Mindestbestellmengen (MOQ), Preisspannen, Lieferzeiten, Verpackungen, den Standort der Fabrik und die Exporterfahrung ab.

Handelt es sich um Maschinen und Anlagen, müssen zudem Konfiguration, Produktionskapazität, Tests und Ersatzteile erfragt werden; bei Baumaterialien oder Projektprodukten müssen Materialien, Abmessungen, Farben, Maßanfertigungen und Verpackungsbedingungen bestätigt werden.

Easysail China möchte Käufern vor Ort dabei helfen, eine Reihe von vergleichbaren Informationen für spätere Entscheidungen zu erhalten, anstatt nur ein einfaches zweiseitiges Gespräch zu führen.

Wie vermeidet man ein Informationschaos bei Kontakten mit vielen Lieferanten an einem Tag?

Dies ist ein sehr häufiges Problem bei der Beschaffung auf der Canton Fair.

Nachdem man an einem Tag ein Dutzend oder sogar Dutzende von Lieferanten besucht hat, ist es allein anhand von Visitenkarten und Smartphone-Fotos kaum möglich, sich an die Details jeder einzelnen Unterhaltung zu erinnern.

Eine Beschaffungsagentur kann dabei helfen, Lieferanten, Standnummern, Produkte, Preisangebote, MOQ, Lieferzeiten, Fabrikstandorte und zu klärende Fragen synchron zu dokumentieren.

Bereits vor Ort lässt sich eine erste Einteilung vornehmen:

• Welche Lieferanten lohnen ein formelles Angebot?
• Bei welchen müssen Muster angefordert werden?
• Welche erfordern eine Überprüfung nach der Messe?
• Welche sind vorerst nicht wert, weitere Zeit zu investieren?

Am Ende jeden Tages wissen Käufer so genau über ihren Beschaffungsfortschritt Bescheid, anstatt nach der Rückkehr in die Heimat mit einer unübersichtlichen Menge an unsortierten Daten dazustehen.

Kann eine Beschaffungsagentur bei Preisverhandlungen vor Ort helfen?

Ja, das ist möglich, aber der Wert einer Beschaffungsagentur sollte nicht nur darin bestehen, „die Preise für den Kunden zu drücken“.

Eine wirklich effektive Verhandlung setzt zunächst voraus, dass die Lieferanten Angebote auf Basis derselben Produktbedingungen abgeben.

Wenn ein Lieferant den Preis nach EXW und ein anderer nach FOB anbietet, der eine Standardverpackung und der andere eine verstärkte Exportverpackung verwendet oder sich die Maschinenkonfiguration unterscheidet, macht ein direkter Preisvergleich keinen Sinn.

Die Beschaffungsagentur kann dem Käufer helfen, die Anfragebedingungen weitgehend zu vereinheitlichen, um anschließend die Ursachen für Preisunterschiede zwischen den Lieferanten zu bewerten.

Bei langfristigen Beschaffungen oder Großaufträgen können zudem in Verbindung mit geschätzten Abnahmemengen, Testbestellungen und Folgeaufträgen angemessenere MOQs und gestaffelte Preise mit dem Lieferanten besprochen werden.

Was sollte eine Beschaffungsagentur nach dem Ende der Canton Fair tun?

Diese Phase ist oft noch wichtiger als die Zeit auf der Messe.

Die Canton Fair eignet sich hervorragend, um schnell Lieferanten zu entdecken, aber Bestellungen erledigen sich nicht von selbst, nur weil man Visitenkarten ausgetauscht hat.

Nach der Messe müssen in der Regel formelle Angebote eingeholt, Muster bestätigt, technische Unterlagen ergänzt und die Liste der infrage kommenden Lieferanten weiter eingeschränkt werden.

Bei höheren Auftragssummen kann Easysail China je nach Bedarf des Käufers auch die Überprüfung des Lieferantenhintergrunds, Video-Fabrikinspektionen oder Fabrikbesichtigungen in Guangzhou, Foshan und im Pearl River Delta arrangieren.

Das China Foreign Trade Centre bietet Käufern inzwischen ebenfalls offizielle Dienstleistungen wie „Trade Bridge“ für die Veröffentlichung von Anforderungen und das gezielte Lieferanten-Matching an, was verdeutlicht, dass die Messebeschaffung ein Prozess ist, der sich nahtlos in die anschließende geschäftliche Zusammenarbeit einfügt.

Für welche Käufer lohnt sich die Inanspruchnahme einer Beschaffungsagentur auf der Canton Fair besonders?

Wer die Messe lediglich besuchen möchte, um sich einen Marktüberblick zu verschaffen und Neuheiten zu sichten, kann die Canton Fair natürlich problemlos auf eigene Faust erkunden.

Steht jedoch bereits ein konkreter Beschaffungsauftrag im Raum und sollen innerhalb weniger Tage zahlreiche Lieferanten verglichen werden, steigt der Nutzen einer Beschaffungsagentur spürbar.

Dies gilt insbesondere für folgende Szenarien:

• Komplexe technische Anforderungen an das Produkt;
• Beschaffung über mehrere Warengruppen hinweg;
• Hohe Auftragssummen;
• Notwendigkeit von Fabrikbesichtigungen nach der Messe;
• Kein eigenes lokales Team des Käufers in China;
• Fortführung von Muster- und Auftragsabwicklung nach Ende der Canton Fair.

Solchen Kunden fehlt es in der Regel weniger an einer Person mit Chinesischkenntnissen, sondern vielmehr an einem Team, das die Beschaffungsarbeit in China zielgerichtet fortführen kann.

Wie verknüpft Easysail China die Messe-Services mit der nachgelagerten Beschaffung?

Easysail China hat seinen Sitz in Foshan und begleitet Sie von der Phase vor der Canton Fair bis hin zur Auftragsabwicklung.

Vor der Messe unterstützen wir Sie dabei, die Produktrichtung und die zu klärenden Kernfragen anhand Ihrer Einkaufsliste vorzubereiten; während der Messe bieten wir Begleitung beim Einkauf, geschäftliche Kommunikation und die Dokumentation von Lieferantendaten; nach der Messe helfen wir bei formellen Angeboten, Mustern, Lieferantenprüfungen sowie bei Fabrikbesichtigungen in Guangzhou, Foshan und im gesamten Pearl River Delta.

Sobald Sie sich für einen Lieferanten entschieden haben, stehen wir Ihnen auch bei der Verfolgung des Produktionsfortschritts, der Qualitätsprüfung vor dem Versand (Pre-Shipment Inspection), Nachbesserungen, der Konsolidierung mehrerer Lieferanten sowie der Verladungsüberwachung zur Seite.

Wenn Sie die Canton Fair besuchen und nicht nur einen reinen Rundgang planen, sondern echte chinesische Lieferanten finden und Aufträge vorantreiben möchten, können Sie Ihre Einkaufsliste, Produktbilder, voraussichtlichen Mengen, das Budget und Ihre Reisedaten im Voraus an Easysail China senden.

Auf diese Weise können wir Ihre Beschaffungsziele bereits vor Ihrer Ankunft in Guangzhou nachvollziehen, damit die wenigen Tage auf der Canton Fair optimal zu Ihren Beschaffungsergebnissen beitragen.