Những dấu hiệu báo trước nhà cung cấp Trung Quốc sẽ giao hàng chậm trễ là gì?

Tại sao cần đánh giá rủi ro thời hạn giao hàng từ sớm?

Khi người mua quốc tế thu mua từ Trung Quốc, thời gian giao hàng mà nhà cung cấp cam kết chưa chắc đã bằng thời gian giao hàng thực tế. Nhiều nhà cung cấp đưa ra thời hạn giao hàng khá lạc quan ở giai đoạn báo giá, nhưng sau khi bước vào giai đoạn xác nhận mẫu, thanh toán, sản xuất và đóng gói, họ mới phát hiện ra không đủ thời gian.

Điểm phiền phức nhất của việc chậm trễ giao hàng là nó thường gây ra phản ứng dây chuyền ảnh hưởng đến các sắp xếp phía sau. Sản phẩm hoàn thành muộn sẽ khiến thời gian kiểm hàng bị lùi lại, thời gian đóng hàng vào container thay đổi, có thể không kịp lịch tàu, từ đó kế hoạch bán hàng hoặc bàn giao dự án tại nước nhập khẩu cũng bị ảnh hưởng.

Do đó, người mua không nên đợi đến khi nhà cung cấp thông báo "không kịp" mới xử lý, mà cần quan sát các tín hiệu cảnh báo ngay trong quá trình sản xuất.

Trì hoãn liên tục ở giai đoạn làm mẫu là tín hiệu đầu tiên

Nếu nhà cung cấp thường xuyên chậm trễ ngay từ giai đoạn làm mẫu, bạn cần cực kỳ cẩn trọng với thời hạn giao hàng hàng loạt sau này.

Xác nhận mẫu thường là bước khởi đầu cho việc thực hiện đơn hàng. Nếu nhà cung cấp ngay cả việc chỉnh sửa mẫu, xác nhận chất liệu, xác nhận màu sắc hay tài liệu thử nghiệm cũng không thể phản hồi đúng hạn, điều đó cho thấy năng lực phối hợp nội bộ của họ có thể đang yếu kém.

Một số nhà cung cấp sẽ nói "sắp xong rồi", "ngày mai gửi", "sẽ sắp xếp ngay", nhưng liên tục nhiều ngày vẫn không có kết quả rõ ràng. Kiểu phản hồi này trông có vẻ tích cực giao tiếp, nhưng thực tế không cung cấp được tiến độ có thể thực thi.

Điều người mua quốc tế cần quan tâm không phải là thái độ của nhà cung cấp có tích cực hay không, mà là mỗi lần phản hồi có mốc thời gian, hình ảnh, video hoặc tài liệu hỗ trợ rõ ràng hay không.

Tốc độ phản hồi chậm lại sau khi thanh toán: Cần đặc biệt chú ý

Nhà cung cấp phản hồi rất nhanh trước khi nhận tiền, nhưng sau khi nhận tiền cọc thì phản hồi chậm đi thấy rõ – đây là một tín hiệu rủi ro khá phổ biến.

Điều này không nhất thiết khẳng định nhà cung cấp có vấn đề lừa đảo, nhưng ít nhất cho thấy người mua cần tăng cường theo dõi sát sao hơn.

Trong điều kiện bình thường, sau khi nhận được tiền đặt cọc, nhà cung cấp phải có khả năng làm rõ khi nào nguyên vật liệu được thu mua, khi nào bắt đầu sản xuất, khoảng khi nào hoàn thành, và có cần người mua xác nhận bao bì, nhãn mác hay các chi tiết khác hay không.

Nếu nhà cung cấp chỉ nói "đang sắp xếp" nhưng không có kế hoạch sản xuất cụ thể, người mua sẽ rất khó đánh giá liệu đơn hàng có đang thực sự được đẩy nhanh hay không.

Đối với các đơn hàng giá trị lớn, đơn hàng dự án hoặc đơn hàng máy móc thiết bị, tốt nhất người mua nên yêu cầu nhà cung cấp định kỳ cung cấp tiến độ sản xuất, thay vì đợi đến khi gần tới ngày giao hàng mới đi hỏi.

Chưa xác nhận nguyên vật liệu: Thời hạn giao hàng thường không ổn định

Rất nhiều đơn hàng bị trễ hạn không phải đến ngày sản xuất mới phát sinh vấn đề, mà rủi ro đã tiềm ẩn ngay từ giai đoạn thu mua nguyên vật liệu.

Nếu nhà cung cấp không kịp thời xác nhận tồn kho nguyên liệu, phụ kiện đặc biệt, linh kiện kim khí, bộ phận điện tử, vật liệu đóng gói hoặc các chi tiết tùy chỉnh, thì sau này rất dễ vì một mắt xích nhỏ mà ảnh hưởng đến toàn bộ lô hàng.

Ví dụ, dự án cửa sổ và cửa đi có thể bị trễ xuất hàng do kính hoặc phụ kiện kim khí bị chậm trễ. Thiết bị máy móc có thể bị kéo dài thời gian chờ đợi do hệ thống điều khiển hoặc động cơ. Các đơn hàng nội thất và vật liệu xây dựng cũng có thể bị lùi lại vì màu sắc, tấm ván, xử lý bề mặt hoặc vật liệu đóng gói chưa được xác nhận kịp thời.

Nếu người mua phát hiện nhà cung cấp mãi không thể làm rõ nguyên vật liệu đã về kho hay chưa, cần phải chủ động truy vấn nguyên nhân ngay.

Tiến độ sản xuất không có hình ảnh hoặc video: Đừng chỉ nghe lời nói miệng

Nhà cung cấp nói "đang sản xuất" không có nghĩa là đơn hàng thực sự đang chạy theo đúng kế hoạch.

Một phản hồi tiến độ sản xuất đáng tin cậy phải cho thấy hình ảnh tại hiện trường, trạng thái bán thành phẩm, số lượng sản xuất hàng loạt, tiến độ đóng gói hoặc bản ghi kiểm thử. Đặc biệt đối với các sản phẩm tùy chỉnh, thiết bị máy móc và thu mua dự án, người mua cần nhìn thấy tiến độ thực tế chứ không chỉ nhận được một câu trả lời đơn giản.

Nếu nhà cung cấp trong thời gian dài không sẵn lòng cung cấp tài liệu tại hiện trường, hoặc mỗi lần chỉ gửi lại những hình ảnh cũ lặp đi lặp lại, người mua cần đánh giá hết sức cẩn trọng.

Độ minh bạch của tiến độ sản xuất càng thấp, rủi ro giao hàng trễ càng khó kiểm soát.

Chuẩn bị tài liệu đóng gói và xuất hàng chậm cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ

Có những đơn hàng sản phẩm đã làm xong nhưng vẫn không thể xuất hàng đúng hạn, nguyên nhân nằm ở khâu đóng gói, nhãn mác, danh sách đóng gói (packing list), hóa đơn, mác thùng (shipping mark) hoặc sắp xếp đóng container.

Người mua quốc tế rất dễ bỏ qua những chi tiết này vì cho rằng hàng làm xong là có thể vận chuyển ngay. Trên thực tế, đơn hàng xuất khẩu còn cần xác nhận quy cách đóng gói, ký hiệu thùng carton, kế hoạch đóng container, đặt chỗ logistics (booking) và chuẩn bị chứng từ.

Nếu nhà cung cấp sát ngày xuất hàng mới bắt đầu xác nhận những nội dung này, rất dễ không kịp lịch tàu dự kiến.

Do đó, tốt nhất người mua nên bắt đầu xác nhận phương thức đóng gói, quy cách thùng, mác thùng, tài liệu đóng hàng và thời gian đóng container dự kiến ngay từ giai đoạn giữa và cuối của quá trình sản xuất.

Easysail China hỗ trợ theo dõi tiến độ giao hàng như thế nào?

Easysail China có thể hỗ trợ người mua quốc tế theo sát tiến độ sản xuất của nhà cung cấp tại Trung Quốc, không chỉ thụ động chờ đợi nhà cung cấp tự báo cáo.

Chúng tôi có thể hỗ trợ người mua xác nhận tiến độ làm mẫu, tình trạng chuẩn bị nguyên vật liệu, trạng thái sản xuất, sắp xếp đóng gói và thời gian xuất hàng dự kiến. Đối với các đơn hàng cần kiểm soát trọng điểm, chúng tôi cũng có thể sắp xếp xác minh tại hiện trường, kiểm tra trước khi xuất hàng (PSI) và giám sát đóng container (CLS).

Nếu bạn lo lắng về thời hạn giao hàng không ổn định của nhà cung cấp Trung Quốc, bạn có thể gửi thông tin đơn hàng, thông tin nhà cung cấp, thời gian giao hàng dự kiến và lịch sử giao tiếp hiện tại cho Easysail China.

Chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá xem đơn hàng này đã xuất hiện tín hiệu chậm trễ hay chưa, đồng thời đưa ra lời khuyên cho bước theo dõi nhà cung cấp tiếp theo để giảm thiểu rủi ro giao hàng.