Muss man Lieferanten nach der Canton Fair vor Ort überprüfen?

Nach der Canton Fair muss nicht jede Fabrik sofort überprüft werden. Messen eignen sich hervorragend, um Produkte schnell zu entdecken und Lieferanten vorzufiltern, während eine Werksprüfung ein tiefergehendes Problem löst: Ob dieses Unternehmen tatsächlich über die Produktionskapazitäten verfügt, die zu Ihrem Auftrag passen. Für neue Lieferanten, große Beschaffungsvolumina, Maschinen, kundenspezifische Produkte oder langfristige Kooperationspläne ist eine Werksprüfung nach der Messe in der Regel sehr wertvoll.

Bedeutet die Teilnahme an der Canton Fair bereits, dass ein Lieferant zuverlässig ist?

Die Canton Fair ist eine wichtige Plattform für den internationalen Handel. Einkäufer können über das offizielle System nach ausstellenden Unternehmen, Produkten und Standinformationen suchen. Die Teilnahme ersetzt jedoch nicht die unternehmerische Sorgfaltsprüfung (Due Diligence) des Käufers. Die offizielle Plattform hilft Einkäufern hauptsächlich dabei, Aussteller zu finden und zu kontaktieren, bedeutet jedoch nicht automatisch, dass ein bestimmtes Unternehmen eine Produktionskapazitätsprüfung für Ihren konkreten Auftrag bestanden hat.

Beispielsweise zeigt ein Lieferant am Stand hervorragende Produkte und kann Fragen zu Preisen und Mindestbestellmengen (MOQ) klar beantworten. Dennoch weiß der Einkäufer oft immer noch nicht, wo sich die tatsächliche Produktion befindet, welche Arbeitsschritte intern durchgeführt werden, wie hoch die Kapazität während der Hochsaison ist und wer die Qualität der Massenproduktion kontrolliert.

Daher hilft Ihnen die Canton Fair dabei, Hunderte von Lieferanten auf einige wenige Kandidaten zu reduzieren, während die Werksprüfung eines der Werkzeuge ist, um über eine weitere Zusammenarbeit zu entscheiden.

Welche Aufträge rechtfertigen eine Werksprüfung nach der Messe?

Wenn Sie nur kleine Mengen von Standardprodukten einkaufen und das Auftragsrisiko gering ist, können Sie zunächst anhand von Unternehmensunterlagen, Mustern und Videokommunikation eine Einschätzung vornehmen, ohne sofort eine Vor-Ort-Inspektion zu planen.

In den folgenden Situationen ist jedoch eine genauere Überprüfung ratsam:

• Es handelt sich um die erste Zusammenarbeit und der Auftragswert ist hoch
• Es ist eine höhere Anzahlung erforderlich
• Das Produkt erfordert Maßanfertigungen, technische Zeichnungen oder spezielle Spezifikationen
• Sie kaufen Maschinen, Produktionslinien oder technologiebasierte Produkte ein
• Die Lieferzeit des Projekts ist von entscheidender Bedeutung
• Es ist eine langfristige, wiederkehrende Beschaffung geplant
• Der Lieferant gibt an, eine Fabrik zu sein, aber während der Kommunikation vor Ort bleiben Fragen offen

Die Kosten für eine Werksprüfung sollten zum Auftragsrisiko passen. Was Sie unbedingt vermeiden sollten: Bei Aufträgen im Wert von mehreren Zehntausend US-Dollar oder mehr ausschließlich auf Basis des Standeindrucks und eines Angebots direkte Zahlungen zu leisten.

Worauf sollte man bei einem Fabrikbesuch nach der Canton Fair besonders achten?

Ein Werksbesuch nach der Messe dient nicht dazu, den Musterraum noch einmal zu sehen.

Vielmehr lohnt es sich, auf die Teile zu achten, die am Messestand nicht zu sehen sind.

Beispielsweise, ob die vom Lieferanten genannte Fabrikadresse real ist, ob die Hauptprodukte tatsächlich dort hergestellt werden, ob die Ausrüstung und das Personal vor Ort zur Auftragsgröße passen, ob die Rohstoff- und Halbwarenlagerung normal ist und ob es im Verpackungs- und Fertigwarenbereich Spuren echter Exportaufträge gibt.

Beim Kauf von Maschinen können zudem Montage, Tests und die Ersatzteilverwaltung genauer unter die Lupe genommen werden.

Beim Kauf von Baumaterialien, Möbeln oder kundenspezifischen Produkten liegt der Schwerpunkt auf Materialien, Produktionsabläufen, Musterfreigaben und der Konsistenzkontrolle von Chargen.

Was Sie vor Ort beobachten, sollte sich an Ihrem konkreten Auftrag orientieren und nicht an einer universellen Checkliste für alle Branchen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Fabrikbesuch und einem formalen Audit?

Ein normaler Fabrikbesuch dient hauptsächlich dazu, den Lieferanten und die Produktionsstätte kennenzulernen.

Ein formales Fabrik-Audit (Werksprüfung) ist zielgerichteter. Einkäufer legen im Voraus fest, welche Fragen geklärt werden müssen, und erstellen Prüfpunkte sowie Aufzeichnungen basierend auf den Anforderungen des Auftrags.

Wenn Sie beispielsweise nur sicherstellen möchten, dass der Lieferant über eine echte Fabrik verfügt, kann dies durch einen kurzen Vor-Ort-Rundgang gelöst werden.

Ist der Auftragswert höher und müssen Produktionskapazität, Qualitätsmanagement, Exportverpackung sowie die Auftragsabwicklung bewertet werden, sollte die Prüfung systematischer durchgeführt werden, wobei Fotos, Videos und Inspektionsprotokolle aufbewahrt werden sollten.

Kann man zuerst eine Video-Werksprüfung machen und danach entscheiden, ob man vor Ort hinfährt?

Ja, das ist möglich und für internationale Einkäufer äußerst praktisch.

Wenn Sie während der Canton Fair bereits fünf oder sechs potenzielle Lieferanten in die engere Wahl gezogen haben, ist es nicht notwendig, alle Fabriken persönlich zu besuchen. Sie können eine zweite Filterrunde zunächst durch offizielle Angebote, Produktdokumente und eine Video-Werksprüfung durchführen und die Zeit anschließend für die zwei bis drei wertvollsten Unternehmen reservieren.

Bei einer Video-Werksprüfung können Sie verlangen, dass der Lieferant das Firmenschild, das Büro, die Produktionswerkstatt, die Hauptausrüstung, das Lager, die Halbfertigwaren und die Verpackungsbereiche lückenlos per Live-Stream zeigt, anstatt nur ein vorbereitetes Werbevideo abzuspielen.

Wenn Sie nach der Videoüberprüfung dennoch eine großvolumige Zusammenarbeit planen, ist ein anschließender Besuch vor Ort umso effizienter.

Wann kann auf eine Werksprüfung verzichtet werden?

Einkäufer sollten eine Werksprüfung nicht zu den fixen Kosten für jeden Auftrag machen.

Wenn der Lieferant ein langjähriger Partner ist, stabile historische Aufträge vorliegen, die Produktstandards ausgereift sind und der Einkäufer mit der Produktion und den Qualitätsbedingungen bereits bestens vertraut ist, besteht keine Notwendigkeit, jedes Mal eine vollständige Werksprüfung zu wiederholen.

Bei einigen Standardbestellungen mit geringerem Wert kann der Schwerpunkt stattdessen auf der Musterfreigabe und der Vorversandinspektion (PSI) liegen.

Eine Werksprüfung kontrolliert das Risiko in Bezug auf Lieferant und Produktionskapazität; eine Vorversandinspektion kontrolliert das Risiko hinsichtlich der Qualität der tatsächlichen Ware dieser Charge und der Auftragsübereinstimmung. Beide erfüllen unterschiedliche Aufgaben und können sich gegenseitig nicht absolute Null-Risiken garantieren.

Wie verknüpft Easysail China die Canton Fair mit Fabrikbesuchen vor Ort?

Easysail China unterstützt Sie über die Phase der Vorauswahl auf der Canton Fair hinaus und stellt den Service nach Ausstellungsende nicht ein.

Wenn Sie auf der Canton Fair bereits mehrere Lieferanten gefunden haben, können wir Ihnen helfen, Standnotizen, offizielle Angebote und Fabrikinformationen zu sortieren, um zunächst einzuschätzen, welche Unternehmen eine weitere Überprüfung wert sind. Für Lieferanten, die weiter entfernt sind oder eine geringere Priorität haben, können wir zunächst eine Video-Werksprüfung arrangieren. Für größere Aufträge, Maschinen, Projektbaumaterialien oder wichtige langfristige Lieferanten können wir gezielte Vor-Ort-Werksbesuche in Guangzhou, Foshan und im gesamten Pearl River Delta organisieren.

Vor Ort bereiten wir die Prüfungsschwerpunkte entsprechend Ihren konkreten Auftragsanforderungen vor, dokumentieren Produktionsbereiche, Ausrüstung, Produkte, Lager, Verpackungen sowie noch zu klärende Fragen und leiten Fotos sowie Informationen direkt an den Käufer weiter.

Wenn nach der Werksprüfung der Übergang in die Auftragsphase erfolgt, begleitet Easysail China Sie zudem bei der Musterfreigabe, dem Produktionsfortschritt, der Vorversandinspektion, der Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen und der Überwachung der Containerbeladung.

Wenn Sie planen, über die Canton Fair chinesische Lieferanten zu finden, senden Sie Ihre Einkaufsliste gerne im Voraus an Easysail China. Unser Ziel ist es nicht, Ihnen möglichst viele Fabriken zu zeigen, sondern Ihnen dabei zu helfen, die auf der Canton Fair gefundenen Kandidaten so zu filtern, dass nur echte, lohnenswerte Partner für Ihre Aufträge und langfristige Zusammenarbeit übrig bleiben.