Wie geht man mit Mustern auf der Canton Fair um?

Wenn internationale Einkäufer auf der Canton Fair Muster mitnehmen, ist nicht die Quantität entscheidend, sondern dass jedes Muster eindeutig dem jeweiligen Lieferanten, der Modellnummer, dem Preis und den Einkaufsbedingungen zugeordnet werden kann. Kleine Muster können vor Ort direkt auf ihre Mitnahmemöglichkeit überprüft werden; sperrige, maßgeschneiderte oder hochpreisige Muster eignen sich hingegen besser für einen vereinbarten Versand nach der Messe. Unabhängig von der Methode sollten stets direkt vor Ort Nummern vergeben und Aufzeichnungen gemacht werden, da es sonst nach Messeschluss leicht zu der Situation kommt, dass das Muster zwar gut ist, aber der Lieferant unbekannt bleibt.

Kann man auf der Canton Fair gesehene Lieblingsprodukte direkt als Muster mitnehmen?

Man kann nicht davon ausgehen, dass alle Ausstellungsobjekte direkt mitgenommen werden können.

Die Handhabung von Mustern variiert je nach Lieferant. Einige kleine Muster werden kostenlos zur Verfügung gestellt, für andere fällt eine Mustergebühr an, manche Exponate dienen nur zu Ausstellungszwecken und können erst nach Messeschluss übergeben werden, und wiederum andere Produkte müssen erst neu produziert werden, bevor sie an den Käufer geschickt werden können.

Daher empfiehlt es sich, nach der Entdeckung eines geeigneten Produkts direkt mit dem Lieferanten Folgendes abzuklären:

• Ob dieses Muster mitgenommen werden kann
• Ob eine Mustergebühr anfällt
• Ob es sich um das vorhandene Ausstellungsstück am Stand oder um eine Neufertigung handelt
• Wann das Muster versendet werden kann
• Wer die Kosten für den internationalen Expressversand trägt

Wenn kundenspezifische Farben, Logos, Größen oder Ausstattungen im Spiel sind, sollte zudem geklärt werden, ob es sich um ein Standardmuster oder ein nach Käufervorgaben neu gefertigtes Freigabemuster handelt.

Warum ist eine gleichzeitige Dokumentation beim Mustereingang zwingend erforderlich?

Auf der Canton Fair kontaktiert man an einem einzigen Tag oft sehr viele Lieferanten.

Wenn Muster einfach nur in eine Tasche gesteckt werden, weiß man wenige Stunden später oft nicht mehr, von welchem Stand sie stammen. Insbesondere bei Beschlägen, Lampenzubehör, Stoffen, Materialmustern, Verpackungsprodukten und Kleinteilen sieht das Äußere oft sehr ähnlich aus, was die Verwechslungsgefahr erhöht.

Easysail empfiehlt, jedes wichtige Muster direkt mit den Lieferanteninformationen zu verknüpfen.

Am einfachsten ist es, dem Muster eine interne Nummer zu geben und gleichzeitig den Lieferantennamen, die Standnummer, den Ansprechpartner, das Produktmodell, den Preis, das MOQ (Mindestbestellmenge) sowie die am selben Tag besprochenen Kernbedingungen zu protokollieren.

Zusätzlich empfiehlt sich ein Foto von „Muster + Lieferanten-Visitenkarte“.

So lässt sich beim Sortieren der Unterlagen im Hotel sofort erkennen, zu welchem Lieferanten das jeweilige Muster gehört.

Welche Produkte eignen sich für die MusterMitnahme vor Ort?

Muster, die relativ leicht, klein und einfach zu transportieren sind und keine speziellen Transportbeschränkungen aufweisen, eignen sich besser für die Mitnahme direkt vor Ort.

Hierzu zählen beispielsweise bestimmte Beschlagteile, Materialfarbkarten, Kleinzubehör, Stoffe, Verpackungsmuster oder kleiner dimensionierte Produkte.

Große Möbel, Maschinen und Anlagen, Lampen, Sanitärprodukte, Türen und Fenster, Steine und schwerere Produkte müssen dagegen nicht vor Ort mitgeschleppt werden, nur um ein „physisches Exemplar in der Hand zu haben“.

Bei solchen Produkten ist es sinnvoller, zunächst Modell und Spezifikationen zu notieren und – sobald der Lieferant als vertrauenswürdig für eine Vertiefung eingestuft wurde – offizielle Muster nach der Messe oder eine Werksbesichtigung zu vereinbaren.

Für ausländische Einkäufer sollten Muster der Beschaffungsentscheidung dienen und nicht zur Gepäckbelastung werden.

Wie unterscheidet man zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Mustern?

Eine Mustergebühr bedeutet keineswegs, dass ein Lieferant schlecht ist.

Wenn ein Produkt selbst einen höheren Wert hat, kundenspezifisch angepasst werden muss, eine erneute Maschineninrichtung erfordert oder spezielle Materialien beinhaltet, ist es völlig normal, dass der Lieferant eine angemessene Mustergebühr verlangt.

Wichtig für den Einkäufer ist vor allem zu klären, wofür die Mustergebühr steht.

Beispielsweise, ob das Muster nach dem endgültigen Massenproduktionsstandard gefertigt wird, ob die Frachtkosten enthalten sind, ob die Mustergebühr bei einer späteren offiziellen Bestellung verrechnet wird und ob für die Änderung einer zweiten Musterversion erneut Gebühren anfallen.

Geht es rein um einen Marktvergleich, genügen oft Standardmuster.

Steht man hingegen kurz vor der Bestellphase, lohnt sich definitiv die Anfertigung eines Freigabemusters, das exakt den Endspezifikationen entspricht. Beide Musterarten verfolgen unterschiedliche Zwecke und sollten nicht vermischt werden.

Wie vergleicht man Muster verschiedener Lieferanten richtig?

Man sollte Entscheidungen nicht rein nach Gefühl in der Messehalle treffen.

Effektiver ist es, ähnliche Produkte nach Messeschluss vergleichend nebeneinanderzulegen.

Bei identischen Beschlägen lassen sich beispielsweise Material, Abmessungen, Oberflächenbehandlung und Haptik direkt gegenüberstellen; bei ähnlichen Leuchten kann man Optik, Struktur, Lichtquelle und Treiber vergleichen; bei vergleichbaren Baustoffen wiederum Farbe, Textur, Dicke und Verpackung.

Gleichzeitig sollten Muster und offizielle Angebote gemeinsam betrachtet werden.

Manchmal sieht ein Muster hervorragend aus, aber das MOQ ist zu hoch; ein anderes Mal ist der Preis niedrig, aber die Verarbeitungsqualität des Musters wirkt instabil. Erst wenn Produkt, Angebot und Lieferantenkonditionen kombiniert betrachtet werden, lässt sich leichter beurteilen, wer eine Weiterverfolgung lohnt.

Welche Probleme treten beim Musterversand nach der Messe am häufigsten auf?

Das größte Risiko besteht in einem Informationsabbruch.

Käufer teilen Lieferanten auf der Messe mit „send me a sample“, hinterlassen jedoch keine klaren Angaben zu Modell, Farbe, Menge und Lieferanforderungen. Wenige Tage später weiß eventuell auch der Lieferant nicht mehr genau, welche Version der Käufer tatsächlich wünschte.

Deshalb sollte ein Musterversand nach der Messe immer in einer kurzen Bestätigung münden:

Welches Muster-Modell, welche Stückzahl, ob kundenspezifisch, Höhe der Mustergebühr, wer die Fracht zahlt und voraussichtliches Versanddatum.

Nach Erhalt des Musters sollte unbedingt dieselbe Nummer beibehalten werden.

Nur so kann man bei der späteren Großserienbestellung dem Lieferanten präzise mitteilen: „Produzieren gemäß Sample A03“, anstatt das Produkt erneut umständlich beschreiben zu müssen.

Wie unterstützt Easysail die Musterverwaltung auf der Canton Fair?

Für ausländische Einkäufer mit breit gefächerten Beschaffungskategorien kann Easysail bereits direkt auf der Canton Fair bei der Erfassung von Mustern und Lieferanteninformationen unterstützen.

Wir helfen dabei, Muster mit Lieferanten, Ständen, Produktmodellen, Angeboten, MOQs und den nächsten Schritten zu verknüpfen. Zudem sortieren wir nach Messeschluss täglich, welche Muster sich für weitere Tests lohnen, welche Lieferanten offizielle Angebote abgeben müssen und welche Produkte eine Neuauflage benötigen.

Sollten sich Muster nicht für den Transport vor Ort eignen, klären wir nach der Messe Spezifikationen, Versandzeiten und Folgeanforderungen direkt mit den Lieferanten ab. Bei Mustern von verschiedenen Lieferanten unterstützen wir zudem bei der zentralen Sammlung und Konsolidierung, um je nach Situation den anschließenden Versand zu koordinieren.

Sobald die Muster den Übergang in die formelle Beschaffungsphase schaffen, begleitet Easysail Sie weiterhin bei der Lieferantenüberprüfung, dem offiziellen Angebotsvergleich, Fabrikbesichtigungen, der Produktionsüberwachung sowie der Vorversandinspektion.

Wenn Sie die Teilnahme an der Canton Fair planen und voraussichtlich zahlreiche Lieferanten gleichzeitig vergleichen werden, senden Sie Ihre Beschaffungsliste gerne vorab an Easysail. Unser Ziel ist es, jedes wertvolle Muster in nachverfolgbare Beschaffungsdaten zu verwandeln, anstatt dass Ihnen nach Messeschluss lediglich ein paar Tüten mit Produkten unbekannter Herkunft bleiben.