Vergabe an Unterauftragnehmer durch chinesische Fabriken: Wie Käufer dies verifizieren

Die Existenz von Unterauftragnehmern bei chinesischen Lieferanten ist nicht zwangsläufig ein Problem. Käufer sollten bestätigen, welche Prozesse von externen Produktionsstätten übernommen werden, wer für die Rückholprüfung und die Gesamtorderqualität verantwortlich ist und ob die Aufzeichnungen der aktuellen Bestellung und Charge entsprechen. Nicht verifizierbare Glieder sollten als "nicht verifiziert" markiert werden; "langjährige Kooperationsfabriken" können Beweise nicht ersetzen.

Welche Unterlagen sollten Käufer vor der Überprüfung von Unterauftragnehmern bereitstellen?

Käufer sollten Bestellungen, Spezifikationen, bestätigte Muster, Mengen, Lieferzeiten und Abnahmeanforderungen bereitstellen sowie Folgendes angeben:

• Bekannter Name und Produktionsadresse des Lieferanten
• Verdächtige Produkte oder Prozesse der Untervergabe
• Betroffene Modellnummern und Auftragschargen
• Prozesse, die direkten Einfluss auf Aussehen, Funktion oder Montage haben
• Die aktuelle Erklärung des Lieferanten dazu

Wie stellt man die Entsprechung zwischen Prozessen und tatsächlichen Produktionsstätten her?

Für Hauptprozesse sollte die Entsprechung von "Prozess, tatsächlicher Produktionsstätte, Name und Adresse des Rechtsträgers, Auftragscharge und verantwortlicher Person" aufgezeichnet werden.

Es sollte zwischen einzelnen Untervergaben wie Galvanisierung, Spritzen oder Teilebearbeitung und der Auslagerung der Hauptproduktion unterschieden und die jeweiligen Verifizierungsschwerpunkte separat bewertet werden.

Es muss auch überprüft werden, ob für das bestätigte Muster und die Massenware dieselbe Produktionsstätte und derselbe Prozess verwendet werden. Bei Abweichungen sollten die Gründe, der Zeitpunkt und die Auswirkungen vorab geklärt werden; dies sollte weder automatisch als Betrug eingestuft noch ignoriert werden.

Was sollte an kritischen Untervergabe-Punkten überprüft werden?

Für kritische Untervergabepunkte, die Qualität oder Lieferzeiten beeinflussen, sollten Ausrüstung, tatsächlicher Prozess, aktueller Herstellungsstatus, Qualitätsprüfmethoden und Produktionszeitpläne basierend auf dem Auftragsrisiko überprüft werden.

Im Rahmen der gegenseitigen Vereinbarung und Offenlegung können auftragsbezogene Arbeitsaufträge, Übergabe- und Prüfprotokolle sowie Vor-Ort-Fotos oder Live-Videos abgeglichen werden. Registrierte Daten können zur Überprüfung der Rechtsträger verwendet werden; Fotos erfordern zusätzlich die Überprüfung von Aufnahmezeit, -ort und den entsprechenden Prozessen. Keine dieser Methoden kann allein eine kontinuierliche Kapazität oder chargenweite Konformität beweisen.

Wenn eine Untervergabe-Stätte nicht zugänglich ist, sollte sie eindeutig als nicht verifiziert eingestuft werden. Mit dem Lieferanten ist zu verhandeln, ob geschwärzte Aufzeichnungen, ergänzende Live-Videos oder eine autorisierte Vor-Ort-Überprüfung bereitgestellt werden können. Vertraulichkeitsbeschränkungen der Fabrik oder anderer Kunden sollten nicht durchbrochen werden, um Beweise zu beschaffen.

Wie verhindert man den Verlust der Rückverfolgbarkeit von Untervergabe-Chargen?

Ausgelagerte Mengen, Material- oder Produktchargen, Ausgabedaten und Empfangsorte müssen mit den Rückhol-Mengen, Rückholdaten, Prüfergebnissen und der Fehlerbehandlung abgeglichen werden.

Es sollte insbesondere geklärt werden:

• Wer die Untervergabe veranlasst
• Wer die Mengen beim Ausgeben und Rückholen aufzeichnet
• Wer die zurückgeholten Teile prüft
• Wer entscheidet, wie fehlerhafte Produkte behandelt werden
• Wer die Gesamtqualität der Bestellung zusammenfasst

Nach der Rückkehr verschiedener Chargen sollten Kennzeichnungen und Mengenzuordnungen beibehalten werden, um zu verhindern, dass Produktionsstätten oder Verarbeitungsprotokolle nach dem Mischen von Chargen nicht mehr zugeordnet werden können.

Ändert die Untervergabe die Verantwortung des Lieferanten?

Die Entdeckung einer Untervergabe ändert nicht automatisch die vertraglich vereinbarten Vertragspartner oder Verantwortlichkeiten im Originalvertrag. Die konkrete Vertragserfüllung, Kosten, Fehlerbehandlung und Haftungsübernahme richten sich nach dem Vertrag und den bereits bestätigten Bedingungen beider Parteien.

Ein Benachrichtigungsmechanismus für unerwartete Änderungen wichtiger Untervergabeorte oder -prozesse sollte im Voraus festgelegt werden. Muster, Prozesse und Prüfungsvereinbarungen sind gemäß den gegenseitigen Vereinbarungen zu überprüfen.

Bei unerwarteten Änderungen sollten Fakten und ausstehende Entscheidungen dokumentiert und gemäß Vereinbarung verhandelt werden. Es wird nicht empfohlen, Zahlungen einseitig einzustellen, die Produktion zu stoppen oder Haftungsklauseln zu ändern.

Fabrikkapazität und Qualität dieser Charge müssen getrennt bewertet werden

Die Überprüfung von Produktionsstätten und Ausrüstung bedeutet nicht, dass die aktuelle Bestellung konform ist. Die Produkte dieser Charge müssen weiterhin anhand von Produktionsaufzeichnungen, Musterstandards und notwendigen Prozess- oder Vorversandprüfungen bewertet werden. Probeläufe können die Ausführungsfähigkeit weiter beobachten, ersetzen jedoch nicht die Verifizierung kritischer Prozesse und Qualitätsanforderungen.

Welche Ergebnisse sollten am Ende erzielt werden?

Eine Überprüfung der Unterauftragsproduktion sollte mindestens Folgendes umfassen:

• Tabelle zur Entsprechung von Prozess und tatsächlicher Produktionsstätte
• Verzeichnis der erlangten Beweise
• Chargenprotokolle für Auslagerung und Rückholung
• Inspektions- oder Abweichungsprotokolle bei Rückkehr
• Nicht verifizierte und ungelöste Punkte
• Von beiden Parteien bestätigte Qualitätsaufteilung
• Nachfolgende Knotenpunkte, die zusätzliche Beweise, Überprüfungen oder Inspektionen erfordern

Käufer im globalen Markt können zweisprachige Aufzeichnungen mit einheitlichen Prozessnummern verwenden, damit Lieferanten, Einkäufer und Prüfer auf Basis derselben Dokumentation kommunizieren können.

Häufig gestellte Fragen

• Bedeutet die Feststellung von Untervergabe in einer Fabrik, dass es sich nicht um die eigentliche Fabrik handelt? Nein. Viele Lieferketten übergeben spezialisierte Prozesse an externe Unternehmen. Der Schlüssel liegt darin, ob die Hauptproduktionskapazität, der Untervergabebereich und das Qualitätsmanagement mit der Beschreibung des Lieferanten übereinstimmen.
• Was tun, wenn der Lieferant die Adresse der Untervergabe-Fabrik nicht preisgibt? Zunächst sollten Vertraulichkeits- oder Handelsbeschränkungen geprüft werden, gefolgt von Versuchen, Beweise durch geschwärzte Aufzeichnungen, Live-Videos oder autorisierte Besuche zu ergänzen. Nicht verifizierbare Teile sollten klar als nicht verifiziert gekennzeichnet werden.
• Reichen Fotos der Untervergabe-Fabrik aus? Nein. Fotos beweisen nur begrenzte Tatsachen. Es sollte möglichst bestätigt werden, ob Auftragschargen, Verarbeitungsprozesse und Übergabeprotokolle zur aktuellen Bestellung passen.
• Muss die Massenware nach einer bestandenen Untervergabe-Audit noch inspiziert werden? Ja, dies muss separat bewertet werden. Die Fabriküberprüfung löst Probleme der Produktionskapazität und Prozesstransparenz, während die Konformität der aktuellen Produkte mit der Bestellung weiterhin entsprechende Qualitätsprüfungen erfordert.

Wie kann Easysail China unterstützen?

Easysail China kann Käufer im Rahmen der vorab bestätigten Dienstleistungen dabei unterstützen, mit Lieferanten über Untervergabe zu kommunizieren, Vor-Ort- oder Live-Video-Verifizierungen zu arrangieren, Prozess- und Produktionsstättenaufzeichnungen zu organisieren, Auftragschargen und Übergabebeweise abzugleichen und nachfolgende Inspektionsschritte zu verfolgen.

Nicht alle Untervergabe-Standorte sind zwingend zugänglich, und es kann nicht garantiert werden, dass alle Probleme aufgedeckt oder Null-Risiken bei Bestellungen sichergestellt werden. Angelegenheiten bezüglich technischer Fähigkeiten, professioneller Prozesse und endgültiger kommerzieller Entscheidungen müssen weiterhin vom Käufer und den entsprechenden technischen Verantwortlichen auf Basis der erhaltenen Beweise bestätigt werden.